Herausforderung
Das Verarbeitungsverzeichnis ist Grundlage jeder Datenschutz-Organisation. Die Erstellung und Pflege ist für viele Unternehmen eine Herausforderung: Der Datenschutzbeauftrage (DSB) ist verantwortlich für eine Dokumentation, die alle datenschutzrelevanten Prozesse führt. Das sind mitunter Tausende von Prozessbeschreibungen, die fortlaufend auf Aktualität geprüft werden müssen. Hinzu kommt: Die Dokumentation muss den formalen und inhaltlichen Vorgaben der DSGVO entsprechen. Viel Arbeit, die nur mit gut funktionierenden Datenschutz-Workflows zu bewältigen ist.
Lösung
Mit otris privacy vereinfachen Sie Erstellung und Pflege des unternehmensweiten Verarbeitungsverzeichnisses. Als DSB nutzen Sie die Software, um die Verantwortlichen in den Fachabteilungen zu kontaktieren und aufzufordern, datenschutzrelevante Verarbeitungen zu melden. Zur Meldung stellt otris privacy ein Webformular zur Verfügung. Das vereinfacht Mitarbeitern, die in der Regel kein Datenschutz-Fachwissen besitzen, die Prozessbeschreibung. Gleichzeitig stellt das Formular sicher, dass sämtliche Informationskategorien abgefragt werden, die die DSGVO vorgibt. Sobald ein Verantwortlicher das Formular ausgefüllt hat, informiert das System den DSB. Der prüft die Angaben und fügt sie per Knopfdruck dem Gesamt-Verarbeitungsverzeichnis hinzu. Jede Verarbeitung, die auf diese Weise dokumentiert wird, kann der DSB mit einer Wiedervorlage-Automatisierung verknüpfen. Das System schickt zum definierten Zeitpunkt eine Nachricht an den Verantwortlichen, um abzufragen, ob die in der Vergangenheit gemachten Angaben auch aktuell zutreffen bzw. welche Änderungen vorliegen.
