Workflows in
otris privacy
4. Dezember 2019

Datenschutz automatisieren (Folge 1: Melde- und Aktualisierungsworkflow)

Für einen wirksamen Unternehmensdatenschutz reicht Fachwissen alleine nicht aus. Um eine Schutzstrategie umzusetzen, muss der DSB funktionierende Datenschutz-Prozesse implementieren. Viele Prozesse sind gerade in großen Unternehmen für eine „händische“ Bearbeitung zu aufwendig – weniger wegen ihrer Komplexität, sondern eher aufgrund großer Datenmengen, die fristgerecht verarbeitet werden müssen. Die Lösung: softwaregestützte Automatisierungsverfahren. In unserer Artikelserie beschreiben wir otris privacy-Workflows, die Sie bei einer automatisierten Bearbeitung Ihrer Datenschutz-Aufgaben unterstützen.

Herausforderung

Das Verarbeitungsverzeichnis ist Grundlage jeder Datenschutz-Organisation. Die Erstellung und Pflege ist für viele Unternehmen eine Herausforderung: Der Datenschutzbeauftrage (DSB) ist verantwortlich für eine Dokumentation, die alle datenschutzrelevanten Prozesse führt. Das sind mitunter Tausende von Verfahrenseschreibungen, die fortlaufend auf Aktualität geprüft werden müssen. Hinzu kommt: Die Dokumentation muss den formalen und inhaltlichen Vorgaben der DSGVO entsprechen. Viel Arbeit, die nur mit gut funktionierenden Datenschutz-Workflows zu bewältigen ist.

Lösung

Mit otris privacy vereinfachen Sie Erstellung und Pflege des unternehmensweiten Verarbeitungsverzeichnisses. Als DSB nutzen Sie die Software, um die Verantwortlichen in den Fachabteilungen zu kontaktieren und aufzufordern, datenschutzrelevante Verarbeitungen zu melden. Zur Meldung stellt otris privacy ein Webformular zur Verfügung. Das vereinfacht Mitarbeitern, die in der Regel kein Datenschutz-Fachwissen besitzen, die Prozessbeschreibung. Gleichzeitig stellt das Formular sicher, dass sämtliche Informationskategorien abgefragt werden, die die DSGVO vorgibt. Sobald ein Verantwortlicher das Formular ausgefüllt hat, informiert das System den DSB. Der prüft die Angaben und fügt sie per Knopfdruck dem Gesamt-Verarbeitungsverzeichnis hinzu. Jede Verarbeitung, die auf diese Weise dokumentiert wird, kann der DSB mit einer Wiedervorlage-Automatisierung verknüpfen. Das System schickt zum definierten Zeitpunkt eine Nachricht an den Verantwortlichen, um abzufragen, ob die in der Vergangenheit gemachten Angaben auch aktuell zutreffen bzw. welche Änderungen vorliegen.

privacy-workflow-grafik

Fazit

Um das unternehmensweite Verfahrensverzeichnis zu erstellen, ist der DSB auf die Unterstützung der Fachabteilungen angewiesen. otris privacy vereinfacht eine workflowgestützte Einbeziehung der verantwortlichen Mitarbeiter. Standardisierte Prozesse und Formulare vereinfachen die automatisierte Verarbeitung der zurückgemeldeten Angaben. Der DSB behält den Überblick über den aktuellen Stand beim Aufbau des Verarbeitungsverzeichnisses und automatisiert die Pflegarbeit durch die integrierte Wiedervorlage-Funktion.

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