Workflows in
otris privacy
16. Dezember 2019

Datenschutz automatisieren (Folge 2: Betroffenenanfragen managen)

Für einen wirksamen Unternehmensdatenschutz reicht Fachwissen alleine nicht aus. Um eine Schutzstrategie umzusetzen, muss der DSB funktionierende Datenschutz-Prozesse implementieren. Viele Prozesse sind gerade in großen Unternehmen für eine „händische“ Bearbeitung zu aufwendig – weniger wegen ihrer Komplexität, sondern eher aufgrund großer Datenmengen, die fristgerecht verarbeitet werden müssen. Die Lösung: softwaregestützte Automatisierungsverfahren. In unserer Artikelserie beschreiben wir otris privacy-Workflows, die Sie bei einer automatisierten Bearbeitung Ihrer Datenschutz-Aufgaben unterstützen.

Herausforderung

Jedes Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten wie Adressen oder Telefonnummern von Kunden. Die DSGVO bezeichnet die Personen, deren Daten verarbeitet werden, als Betroffene. Betroffene haben eine Vielzahl von Rechten: unter anderem das Recht auf Auskunft, das Recht auf Löschung, das Recht auf Berichtigung oder das Recht auf Widerspruch. Große Unternehmen – insbesondere Unternehmen, die im B2C-Bereich operieren – verwalten Daten von Millionen Betroffenen (Onlineshops, Medienunternehmen, Energie- oder Telekommunikationsanbieter etc.). Auch wenn nur ein Bruchteil der Kunden eine Anfrage sendet, um ein Betroffenenrecht wahrzunehmen, entsteht für das Unternehmen ein hoher Aufwand: Die Anfragen müssen innerhalb einer vorgegebenen Frist beantwortet, bearbeitet und dokumentiert werden. Insbesondere Anfragen per E-Mail, Brief oder Telefon sind in der Bearbeitung aufwendig, da unstrukturierte Daten händisch übertragen werden müssen.

Lösung

Unternehmen stellen das otris privacy-Webformular auf ihre Webseite. Leicht zugänglich und einfach auszufüllen ist das Formular für Betroffene eine attraktive Alternative zu E-Mail oder Telefon. Die Daten, die Betroffene per Formular angeben, verarbeitet otris privacy automatisiert. Das heißt, dass die Software die eingegangene Anfrage dokumentiert und nach der Anlage des Falls den zuständigen Datenschutz-Mitarbeiter über den Eingang informiert. Der Mitarbeiter beauftragt und überwacht die Bearbeitung (z.B. das Löschen von Kundendaten durch eine Fachabteilung). Die Überwachung des Bearbeitungsfortschritts vereinfacht das otris privacy-Cockpit: Ob Gesamtübersicht oder Einzelfall – das Cockpit visualisiert das Anfrageaufkommen, den Gesamtaufwand oder den Bearbeitungsstatus. Fristenwarnungen generieren zusätzliche Sicherheit: Das System informiert zuständige Mitarbeiter, sobald eine Anfrage nicht in dem vordefinierten Zeitraum bearbeitet wurde.
Sämtliche Bearbeitungsschritte – vom Eingang der Anfrage über die Kommunikation mit dem Betroffenen bis zum Abschluss des Falls – dokumentiert otris privacy automatisiert.

Datenschutz automatisieren (Folge 2: Betroffenenanfragen managen)

Fazit

Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, sind verpflichtet, den Betroffenen umfassende Rechte zu gewähren. otris privacy reduziert den hohen Bearbeitungsaufwand, den große Volumen an Betroffenenanfragen erzeugen. Das System ersetzt eine aufwändige händische Ausführung vieler Dokumentations-, Kommunikations- und Dokumentenlenkungsaufgaben. Zusätzlich vereinfach die Software eine DSGVO-konforme Fristentreue: Zum einen durch eine beschleunigte Bearbeitung zum anderen durch ein automatisiertes Monitoring der Bearbeitungszeiträume. Die automatisierte Dokumentation des Bearbeitungsvorgangs stellt zusätzlich sicher, dass das Datenschutzmanagement zu jeder Zeit und zu jeder Anfrage auskunftsfähig ist.

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