Herausforderung
Jedes Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten wie Adressen oder Telefonnummern von Kunden. Die DSGVO bezeichnet die Personen, deren Daten verarbeitet werden, als Betroffene. Betroffene haben eine Vielzahl von Rechten: unter anderem das Recht auf Auskunft, das Recht auf Löschung, das Recht auf Berichtigung oder das Recht auf Widerspruch. Große Unternehmen – insbesondere Unternehmen, die im B2C-Bereich operieren – verwalten Daten von Millionen Betroffenen (Onlineshops, Medienunternehmen, Energie- oder Telekommunikationsanbieter etc.). Auch wenn nur ein Bruchteil der Kunden eine Anfrage sendet, um ein Betroffenenrecht wahrzunehmen, entsteht für das Unternehmen ein hoher Aufwand: Die Anfragen müssen innerhalb einer vorgegebenen Frist beantwortet, bearbeitet und dokumentiert werden. Insbesondere Anfragen per E-Mail, Brief oder Telefon sind in der Bearbeitung aufwendig, da unstrukturierte Daten händisch übertragen werden müssen.
Lösung
Unternehmen stellen das otris privacy-Webformular auf ihre Webseite. Leicht zugänglich und einfach auszufüllen ist das Formular für Betroffene eine attraktive Alternative zu E-Mail oder Telefon. Die Daten, die Betroffene per Formular angeben, verarbeitet otris privacy automatisiert. Das heißt, dass die Software die eingegangene Anfrage dokumentiert und nach der Anlage des Falls den zuständigen Datenschutz-Mitarbeiter über den Eingang informiert. Der Mitarbeiter beauftragt und überwacht die Bearbeitung (z.B. das Löschen von Kundendaten durch eine Fachabteilung). Die Überwachung des Bearbeitungsfortschritts vereinfacht das otris privacy-Cockpit: Ob Gesamtübersicht oder Einzelfall – das Cockpit visualisiert das Anfrageaufkommen, den Gesamtaufwand oder den Bearbeitungsstatus. Fristenwarnungen generieren zusätzliche Sicherheit: Das System informiert zuständige Mitarbeiter, sobald eine Anfrage nicht in dem vordefinierten Zeitraum bearbeitet wurde.
Sämtliche Bearbeitungsschritte – vom Eingang der Anfrage über die Kommunikation mit dem Betroffenen bis zum Abschluss des Falls – dokumentiert otris privacy automatisiert.
