Risiken steuern durch Vertragsmanagement

23. Mai 2018

Risiko in Verträgen – Kontrolle ist gut, Vermeiden ist besser

Geschäft ohne Risiko – das hört sich verlockend an, kommt in der Unternehmenspraxis jedoch selten vor. Erfolgreiches unternehmerisches Handeln zeichnet sich daher durch eine sorgfältige Risikobewertung aus, die die zentrale Frage beantwortet: Ist ein Risiko, das durch ein Geschäft entsteht, vertretbar oder unverhältnismäßig hoch? Zu hohe Risiken müssen ausgeschlossen, vertretbare Risiken kontrolliert und gesteuert werden.

Viele Risiken, die Unternehmen eingehen, ergeben sich aus verbindlichen Vertragsinhalten. Auf der einen Seite ist diese verpflichtende Bindung notwendig für die Planungssicherheit der Vertragspartner: Ein Produzent muss sich beispielsweise darauf verlassen können, dass eine geleaste Maschine einsatzbereit ist; der Leasinggeber rechnet mit den Einnahmen. Auf der anderen Seite impliziert jede eingegangene Verpflichtung potenzielles Risiko. Kritisch wird es aber erst dann, wenn Unternehmen den Überblick verlieren und sie das Risiko, das sich aus dem Gesamt-Vertragsbestand ergibt, nicht mehr abschätzen können. Ein strukturiertes Vertragsmanagement ist daher elementarer Bestandteil eines funktionierenden Risikomanagements.
Die Spezialsoftware otris contract unterstützt Sie auf zwei Ebenen, Risiken aus Vertragsbeziehungen zu kontrollieren: Auf systemischer Ebene und auf Ebene einzelner Verträge.

Systemisches Risikomanagement
Auf systemischer Ebene stellt die Software sicher, dass sämtliche digitalisierten Verträge strukturiert und in der aktuellen Version an einem zentralen Ort gespeichert sind. Das verhilft nicht nur zu einem umfassenden Überblick, sondern etabliert zusätzlich Strukturen, die ein permanentes Monitoring Ihrer Verträge ermöglicht. Über Reporting-Funktionen kontrollieren Sie alle eingegangenen Verpflichtungen. So lassen sich beispielsweise Verbindlichkeiten in die Zukunft projizieren – Risiken werden frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen können eingeleitet werden.
Zum Risikomanagement auf systemischer Ebene zählt auch, die Datensicherheit von sensiblen Vertragsinhalten zu gewährleisten. otris contract steuert den Zugriff auf Verträge über ein Berechtigungssystem: Welche Unternehmenseinheit, welche Abteilung oder welche Mitarbeiter Zugriff auf einzelne Verträge oder Vertragsarten haben, legen Sie bei der Systemkonfiguration fest.

Risiken einzelner Verträge und Vertragsentwürfe kontrollieren
Den Gesamtüberblick behalten – das ist Grundlage für ein systemisches Risikomanagement. Häufig ergeben sich jedoch Risiken aus den Inhalten einzelner Verträge, die durch den Blick auf „das große Ganze“ nicht identifiziert werden. otris contract beinhaltet daher mehrere Funktionen, mit denen Risiken auf Vertragsebene identifiziert und überwacht werden.

Vertragsvorlagen mit Klauselmanagement
Risiken in Verträgen minimieren – hiermit beginnen Sie als Vertragsgeber bereits bei der Vertragserstellung. otris contract unterstützt die verantwortlichen Mitarbeiter durch die Erweiterung DOCUMENT CREATOR – ein integriertes Vorlagensystem mit Klauselmanagement. Vertragsvorlagen werden als MS Word-Datei in otris contract erstellt und strukturiert abgelegt. In einer Klauselbibliothek pflegen die zuständigen Mitarbeiter Standardklauseln und prüfen sie auf Rechtssicherheit. Der Vertragsersteller wählt Vorlage und Parameter (z.B. Laufzeit, Vertragssumme, Vertragsgegenstand) aus und verwendet automatisch Vertragsbestandteile, die von zuständigen Mitarbeitern freigegeben wurden. Das Risiko, das Vertragsersteller mit veralteten, nicht rechtssicheren Klauseln arbeiten, wird hierdurch minimiert. Durch Ersetzungstext-Funktionen stellen Sie zusätzlich sicher, dass Stammdaten (Name, Anschrift etc.) so in die Vertragsvorlage übernommen werden, wie im System hinterlegt.

Vertragliche Risiken aufdecken
otris contract hilft sowohl bestehende als auch in Verhandlung befindliche Verträge zu prüfen. Das System ist um eine Funktion erweiterbar, mit der Sie Risiken über standardisierte, themenabhängige Fragenkataloge aufdecken. Ein Beispiel für die Risiko-Prüfung eines Vertrags in der Verhandlungsphase: Ab einer festgesetzten Summe wird ein Vertrag mit einem vorab erstellten Fragebogen verknüpft, den der Vertragsverantwortliche ausfüllen muss. Für einen komplexen Wartungsvertrag könnten z.B. Details zu Laufzeit, Kündigungsfristen und Vertragsstrafe abgefragt werden. Durch vorab eingegebene Parameter prüft das System die Antworten und gibt mit leicht verständlichen Ampelsymbolen Rückmeldung, ob der Vertrag inakzeptable Risiken enthält. Mit dieser Methode prüfen Sie nicht nur Verträge, die sich in Verhandlung befinden, sondern ebenso den bereits abgeschlossenen Vertragsbestand – denn durch Veränderungen der Unternehmensumwelt (Recht, Markt, Mitbewerber, Lieferanten etc.) kann sich auch das Risikopotenzial bestehender Verträge ändern. Regelmäßige Neubewertungen machen das aktuelle Risiko-Potenzial transparent.

Fristenmanagement
Ein weiterer, bedeutender Risikobereich auf der Ebene einzelner Verträge sind Vertragsfristen. otris contract überwacht alle Fristen automatisiert: Bei der Anlage eines neuen Vertrages wird die Laufzeit erfasst. Ist diese befristet, kann der Nutzer auf Knopfdruck die Erinnerungsfunktion aktivieren. Rechtzeitig vor Ablauf einer Frist warnt das System den Mitarbeiter. Reagiert er nicht, greift ein Eskalationssystem: Vorab definierte Mitarbeiter erhalten ebenfalls die Warnung. Das Risiko ungewollter Verlängerungen aber auch das ungewollte Auslaufen von Verträgen wird durch diese Funktion ausgeschlossen.

Risiken steuern – mit System
Verträge abzuschließen, heißt Verbindlichkeiten einzugehen. Verbindlichkeiten bieten Planungssicherheit für die Vertragspartner. Neben Sicherheit generieren Verträge aber auch Risiken durch die Unwägbarkeit, ob sich die Vertragspartner tatsächlich an die Vereinbarungen halten können oder wollen. Risiko entsteht auch, wenn Vertragsinhalte nicht mehr zur gewandelten Unternehmensumwelt passen oder ein Unternehmen den Gesamtüberblick über den Bestand aller laufenden Verträge verliert.
Gibt es problematische Inhalte in Vertragsentwürfen bzw. in laufenden Verträgen? Ergeben sich Risiken aus Gesetzesänderungen oder der Kreditwürdigkeit des Vertragspartners? otris contract hilft Ihnen bei der Beantwortung der wichtigsten Fragen, genauso wie bei der Kontrolle risikobehafteter Vertragsfristen und dem Schutz sensibler Vertragsinhalte vor unberechtigtem Zugriff.
Kein Geschäft ohne Risiko – das ändert sich auch durch den Einsatz von otris contract nicht. Die Software vereinfacht es jedoch, Risiken zu identifizieren, zu steuern und bestenfalls schon vor der Vertragsunterzeichnung zu minimieren.

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