Mitarbeiter informieren, Kommunikation vereinfachen
13. September 2018

Compliance-Management per App

Die inhaltliche Basis für Ihr Compliance-Management-System sind interne sowie externe Richtlinien, Gesetze und Vorschriften. otris compliance hilft Ihnen bei Erstellung, Aktualisierung und Strukturierung der Dokumente. Wirksam wird das Compliance-Programm jedoch erst, wenn Sie Dokumente zielgerichtet verteilen, um Mitarbeiter zu informieren. Auch hier hilft Ihnen otris compliance – ab jetzt zusätzlich mit einer App.

Die wichtigste Voraussetzung dafür, dass ein Mitarbeiter konform zu den Compliance-Vorschriften handelt, ist, dass er sie kennt. Das Compliance-Management ist verantwortlich dafür, einen Prozess zu entwickeln, nach dem Mitarbeiter zielgerichtet über die für sie relevanten Vorschriften in aktueller Version informiert werden. In Großunternehmen mit vielen Mitarbeitern verteilt auf unterschiedliche Tochtergesellschaften und Geschäftseinheiten ist die Herausforderung gewaltig und ohne technische Unterstützung kaum zu bewältigen.

Zielgerichtete Compliance-Kommunikation

otris compliance vereinfacht die Lenkung und Verteilung von Inhalten – über umfassende Dokumentenlenkungsfunktionen und eine mobile Unterstützung: Die App myCompliance. Mussten Mitarbeiter bisher auf die Desktop-Version der Software zugreifen, um die ihnen zugeordneten Richtlinien einzusehen und den Eingang zu bestätigen, können sie als App-Nutzer wählen: Sämtliche Dokumente stehen am Arbeitsplatz aber auch auf dem mobilen Endgerät (Tablet oder Smartphone) zur Verfügung. Die praktischen Vorteile sind offensichtlich: Der Mitarbeiter im Vertrieb, der sich auf dem Weg zum Kundenbesuch über Geschenkerichtlinien informiert, profitiert ebenso wie der Produktionsleiter in der Fertigungshalle, der keinen PC-Zugriff benötigt, um Arbeitsschutzmaßnahmen zu kontrollieren. Anders als bei der Desktop-Anwendung stehen die Inhalte der App auch offline zur Verfügung. Selbstverständlich sind die Offlinedaten verschlüsselt.

Verbunden mit dem Unternehmensnetzwerk, stellt eine Synchronisation sicher, dass sämtliche Dokumente, die Mitarbeiter über die App nutzen, aktualisiert werden. Da die Anwendung mit dem jeweiligen Nutzerprofil verbunden ist, sieht jeder Mitarbeiter nur Daten und Dokumente, die das Compliance-Management seinem Profil zugeordnet hat.

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Mehr als Richtlinien

Der App-Anwender kann nicht nur die ihm zugeordneten Richtlinien nutzen. Fragen, die Mitarbeiter zu einzelnen Richtlinien gestellt haben sowie die Antwort des Compliance-Managements sieht der Nutzer zugeordnet zu den entsprechenden Richtlinien-Dokumenten. Compliance-relevante Aufgaben, die das Management an einen Mitarbeiter richtet, erhält er ebenfalls via App.

Der Mitarbeiter nutzt die App nicht nur „passiv“, indem er zugeteilte Informationen liest. Er kann zusätzlich aktiv Fragen via App an das Compliance-Management richten. Gleiches gilt für den Aufgaben-Bereich: Auch hier liest der Mitarbeiter ihm zugeteilte Aufgaben, deren Bearbeitungsstatus er darüber hinaus über die App dokumentiert. Dabei nutzt er bei Bedarf die Kamera- und Upload-Funktion seines mobilen Endgerätes, um erklärende Dokumente oder Fotos anzufügen.

Die App als Prozessbeschleuniger

Die App myCompliance ist ein wirkungsvolles Instrument, um Richtlinien sowie Aufgaben zum Mitarbeiter zu transportieren und Unklarheiten durch einen einfachen, vorgangsbezogenen Kommunikationsweg auszuräumen. Für das Compliance-Management ist die App zusätzlich ein Steuerungsinstrument und Prozessbeschleuniger: Monitoring von Aufgaben, Teilnahme an der Dokumentenlenkung, Beantwortung von Fragen – mit der App myCompliance steuern Sie standortunabhängig Ihr Compliance-Programm.

Die App myCompliance ist im App Store und bei Google play erhältlich.

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