Die wichtigste Voraussetzung dafür, dass ein Mitarbeiter konform zu den Compliance-Vorschriften handelt, ist, dass er sie kennt. Das Compliance-Management ist verantwortlich dafür, einen Prozess zu entwickeln, nach dem Mitarbeiter zielgerichtet über die für sie relevanten Vorschriften in aktueller Version informiert werden. In Großunternehmen mit vielen Mitarbeitern verteilt auf unterschiedliche Tochtergesellschaften und Geschäftseinheiten ist die Herausforderung gewaltig und ohne technische Unterstützung kaum zu bewältigen.
Zielgerichtete Compliance-Kommunikation
otris compliance vereinfacht die Lenkung und Verteilung von Inhalten – über umfassende Dokumentenlenkungsfunktionen und eine mobile Unterstützung: Die App myCompliance. Mussten Mitarbeiter bisher auf die Desktop-Version der Software zugreifen, um die ihnen zugeordneten Richtlinien einzusehen und den Eingang zu bestätigen, können sie als App-Nutzer wählen: Sämtliche Dokumente stehen am Arbeitsplatz aber auch auf dem mobilen Endgerät (Tablet oder Smartphone) zur Verfügung. Die praktischen Vorteile sind offensichtlich: Der Mitarbeiter im Vertrieb, der sich auf dem Weg zum Kundenbesuch über Geschenkerichtlinien informiert, profitiert ebenso wie der Produktionsleiter in der Fertigungshalle, der keinen PC-Zugriff benötigt, um Arbeitsschutzmaßnahmen zu kontrollieren. Anders als bei der Desktop-Anwendung stehen die Inhalte der App auch offline zur Verfügung. Selbstverständlich sind die Offlinedaten verschlüsselt.
Verbunden mit dem Unternehmensnetzwerk, stellt eine Synchronisation sicher, dass sämtliche Dokumente, die Mitarbeiter über die App nutzen, aktualisiert werden. Da die Anwendung mit dem jeweiligen Nutzerprofil verbunden ist, sieht jeder Mitarbeiter nur Daten und Dokumente, die das Compliance-Management seinem Profil zugeordnet hat.
