Vertragsverwaltung – wie Sie die vier größten Herausforderungen bewältigen

Auf Basis der Standard-Software otris contract wandeln unsere Entwickler und Berater komplexe Kunden-Anforderungen in konkrete Lösungen um. Die Erfahrungen aus Kundenprojekten zeigen, dass es oft die grundlegenden Dinge sind, die in der Vertragsverwaltung vieler Unternehmen nicht angemessen funktionieren. Lesen Sie Beispiele für typische Herausforderungen und Lösungen in der Vertragsverwaltung.

Herausforderung 1: Verträge müssen jederzeit auffindbar sein.

Viele Unternehmen erkennen den Vorteil digitalisierter Verträge. Die Bearbeitung erfolgt schneller, kostengünstiger und sicherer. Bei firmenintern selbstentwickelten Lösungen entstehen jedoch häufig Probleme durch mangelnde Ordnung und fehlende technische Infrastruktur: Speicherort, Verschlagwortung und thematische Einordnung der Verträge sind uneinheitlich – Funktionen für eine umfassende Suche nicht vorhanden. Hierdurch wird das sichere Auffinden von Verträgen zum Glücksspiel, was die Vorteile digitalisierter Verträge zunichtemacht. Mitarbeiter haben keinen Zugriff bzw. suchen in einem falschen Verzeichnis, verzetteln sich in der Struktur oder scheitern an der technischen Bedienung selbstentwickelter Systeme. Die Folge ist, dass der jeweils verantwortliche Nutzer seine Arbeit durch Informationsdefizite nur unzureichend erledigen kann und Zeit mit der Suche nach Verträgen verschwendet.

Die Lösung:
Die Auffindbarkeit von Verträgen zählt zu den wichtigsten Funktionen einer digitalen Vertragsverwaltung. Auffindbarkeit ist jedoch nur gewährleistet, wenn Verträge nach einheitlicher Systematik zentral für jedermann zugänglich abgespeichert werden. Durch Spezialsoftware wie otris contract ist die Auffindbarkeit von Verträgen jederzeit gewährleistet:

• Verschlagwortung der Verträge ermöglicht die Suche nach Schlüsselbegriffen.
• Volltextsuche bezieht Vertragsinhalte ein (OCR-Indizierung eingescannter Papierdokumente).
• Die Suchfunktionen lassen sich kombinieren (z.B. Suche nach einem Vertrag einer bestimmten Kategorie, der einen bestimmten Begriff enthält).
• Jeder Vertrag wird einer Vertragsart zugeordnet und kann innerhalb dieser weiter untergeordnet werden, was ein Auffinden über Kategorien und Sortierung ermöglicht.

Herausforderung 2: Vertragsfristen müssen kontrolliert werden.

Verträge, die sich ungewollt verlängern, erzeugen nicht nur unnötige Kosten, sondern auch unangenehme Rückfragen durch das Rechnungswesen. Ein auslaufender Vertrag ist immer eine Gelegenheit zur Verhandlung. Ohne Erinnerungsfunktion geraten Verlängerungen schnell in Vergessenheit. Die Chance auf Neuverhandlungen von Verträgen wird verpasst. Selbstentwickelte Vertragsverwaltungen führen in der Regel zwar auch Vertragsfristen auf, es mangelt jedoch an geeigneten Warnfunktionen. Ebenso wenig können mit diesen Systemen Eskalationen abgebildet werden – also Automatismen, die greifen, sobald ein Mitarbeiter auf eine Fristen-Warnung nicht reagiert.

Die Lösung:
Die Warnung vor auslaufenden Fristen ist eine Schlüsselfunktion von Vertragsmanagement-Software. otris contract warnt nicht nur vor auslaufenden Fristen, sondern lässt sich so konfigurieren, dass abhängig von Vertrag oder Vertragsart definiert wird, welcher Mitarbeiter mit welcher Vorlaufzeit bei Fristen gewarnt wird und an wen die Warnung weitergeleitet wird, sollte der zuständige Mitarbeiter nicht reagieren.

Herausforderung 3: Verträge müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

Nicht jeder Vertrag im Unternehmen soll für jeden Mitarbeiter zugänglich sein. Arbeitsverträge dürfen unter keinen Umständen von Unberechtigten gelesen werden. Verträge zur Firmen-Übernahme mögen das Interesse aller Abteilungen wecken, sollten aber vor unbefugtem Lesen geschützt werden. In selbstentwickelten Systemen werden Verträge, die nicht für jedermann zugänglich sein sollen, häufig lokal gespeichert. Verträge, die lokal abgelegt werden, können jedoch in kein einheitliches System eingeordnet werden. Was passiert, wenn Verantwortlichkeiten wechseln? Was passiert bei einem Defekt des lokalen Speicherplatzes? Was passiert, wenn der Kreis der Leseberechtigten erweitert oder verkleinert werden soll?

Die Lösung:
Um den Zugriff zu kontrollieren, müssen Verträge zum einen zentral abgelegt und zum anderen verrechtet werden. Verrechtung heißt: Für jede Vertragsart (oder für einzelne Verträge) wird bei der Konfiguration des Systems definiert, welche Abteilung oder welche Personengruppe lesenden oder schreibenden Zugriff auf die Dokumente erhält. Zum einen ist auf diese Weise gewährleistet, dass kein unberechtigter Zugriff erfolgt. Zum anderen können bei wechselndem Personal Berechtigungen unkompliziert übertragen, angepasst oder gelöscht werden.

Herausforderung 4: Die Bearbeitung von Verträgen muss zeit- und kostenoptimiert ablaufen.

Ein klassisches Papierarchiv ist einer schlecht strukturierten digitalen Vertragsverwaltung in den Punkten Auffindbarkeit und Zugriffsrechte überlegen. Der Nachteil: Die Bearbeitung von Verträgen, die in Papierform das Unternehmen durchlaufen, ist zeit- und kostenintensiv. Um die Zeit- und Kostenvorteile einer digitalen Lösung zu nutzen, müssen die technischen und strukturellen Rahmenbedingungen stimmen. Bei schlecht strukturierten digitalen Systemen besteht die Gefahr, dass sich die Bearbeitung von Verträgen zwar beschleunigt, durch Unordnung und nicht eindeutige Strukturierung jedoch Verträge „untergehen“ und unbearbeitet bleiben.

Die Lösung:
Die Investition in Spezialsoftware wie otris contract zahlt sich mit steigender Komplexität aus. Der Nutzer des Systems ist „gezwungen“ jeden Vertrag nach einer einheitlichen Struktur abzulegen und einem vorab definierten Bearbeitungsablauf unterzuordnen. So kann in otris contract definiert werden, dass Verträge einer bestimmten Vertragsart an einen vorab definierten Mitarbeiter oder eine bestimmte Abteilung zur Genehmigung weitergeleitet werden. Nach der Genehmigung wird der Vertrag automatisch an einen weiteren Mitarbeiter geleitet, der z.B. für die Verhandlung bei auslaufenden Verträgen zuständig ist und durch die Fristen-Funktion vor Ablauf gewarnt wird. Wenige Klicks reichen zur Abarbeitung eines solchen Workflows aus. Zeit- und kostenoptimierter kann Vertragsverwaltung nicht gestaltet werden.