Qualität im Krankenhaus fängt bei der Vertragsverwaltung an

Krankenhäuser sind komplexe Betriebe, die unter dem Druck hoher Qualitätsstandards funktionieren müssen. Nur bei einem perfekten Zusammenspiel der vielen unterschiedlichen Abteilungen und Einheiten ist ein reibungsloser und effizienter Ablauf im Tagesgeschäft gewährleistet.

In der Regel unterhalten die Geschäftsbereiche eines Krankenhauses eine Vielzahl unterschiedlichster Vertragsbeziehungen zu externen Dienstleistern und Lieferanten. Das Spektrum reicht von Wartungsverträgen für Medizintechnik über Dienstleistungsverträge für die Grünflächenpflege bis hin zu Kooperationsverträgen mit Ärzten anderer medizinischer Einrichtungen. Die optimale Ausgestaltung und Verwaltung dieser Verträge tragen dazu bei, dass die Geschäftsbereiche ihre Funktion erfüllen und keine unnötigen Kosten verursachen. „In Krankenhäusern setzt sich vermehrt die Erkenntnis durch, dass Vertragsmanagement-Software ein probates Werkzeug ist, Überblick und Transparenz in sämtlichen Vertragsangelegenheiten zu etablieren“, stellt Dr. Frank Hofmann, otris software AG, fest. Als Anbieter hochwertiger Vertragsmanagement-Software besitzt das Unternehmen umfassende Expertise bei der Implementierung von Lösungen im Krankenhaus- und Gesundheitsbereich.

Ordnung in den Verträgen als Basis für den reibungslosen Betrieb
Es müssen nicht immer die großen Krankenhaus-Skandale sein, die dem Image schaden. Eine ungepflegte Grünanlage, ein verschmutztes Treppenhaus oder ein unfreundlicher Kiosk-Betreiber können ebenfalls einen nachhaltig schlechten Eindruck hinterlassen. Sind externe Vertragspartner verantwortlich, entsteht Handlungsbedarf in Form von Beendigung oder Neugestaltung der Vertragsverhältnisse. Um handlungsfähig zu sein, ist es wichtig, stets sämtliche Verträge mit allen Pächtern, Lieferanten, Subunternehmern und sonstigen Geschäftspartnern im Blick zu behalten: Wann verlängert sich welcher Vertrag, welche Kündigungsfristen gibt es, welche Vertragsinhalte liegen zugrunde? Eine Vertragsmanagement-Software warnt bei anstehenden Kündigungsfristen und auslaufenden Verträgen. Insbesondere Verträge, die das Kerngeschäft Gesundheitsversorgung betreffen, beeinflussen die Qualität und somit die Reputation eines Krankenhauses. Über Belegarzt- oder Konsiliararzt-Verträge, Honorar- oder Hospitations-Vereinbarungen müssen Verantwortliche fortwährend und vollumfassend im Bilde sein, um auf mangelnde Qualität reagieren zu können.

Durch digitalisierte Verträge, die strukturiert in einer Vertragsdatenbank liegen, entsteht Transparenz in sämtlichen Vertragsangelegenheiten. Vertragsdokumente sind jederzeit unkompliziert auffindbar. Die Nutzer sind hierdurch über alle Optionen informiert: Unter welchen zeitlichen und inhaltlichen Bedingungen kann die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Honorarkräften oder Zulieferern beendet, verlängert oder modifiziert werden? Was beinhalten die Vereinbarungen zu Drittmitteln und Forschungsförderungen? Die Überwachung der Verträge mit externen Partnern ist ein wichtiges Element bei dem Bestreben, den hohen Qualitätserwartungen, die an Krankenhäuser gestellt werden, gerecht zu werden. Durch ein Vertragsmanagement-System behält der Auftraggeber das Heft des Handelns in der Hand.

Reporting
Neben Vertragsinhalten ist es wichtig, Vertragskosten unter Kontrolle zu behalten. Selbstverständlich gibt es in jedem Krankenhaus bestehende Systeme, mit denen Kosten kontrolliert werden. Eine gute Vertragsmanagement-Software ergänzt diese Systeme jedoch um eine einfach anzuwendende Reporting-Funktion. Mit wenigen Klicks können Übersichten zu Kosten und Einnahmen bestehender Verträge zusammengestellt werden. So kann eine schnelle Kosten-Nutzen-Analyse zu laufenden Vertragsbeziehungen erstellt werden, ohne dass ein ausführlicher Bericht von der Finanzabteilung angefordert werden muss. Wie viel Kosten verursacht die extern vergebene Reinigung der Treppenhäuser? Wie hoch waren die Einnahmen aus der Parkhausverpachtung? Eine Vertragsverwaltungssoftware liefert den für den jeweiligen Geschäftsbereich verantwortlichen Mitarbeitern die wichtigsten Kerndaten z.B. für eine Make-or-Buy-Analyse oder eine spezifische Auswertung nach Kostenstellen oder Vertragsarten.

Zentrale Ablage, lokaler Zugriff
Nachdem ein Vertrag eingescannt und verschlagwortet wurde, wird er zentral abgelegt. Hierin unterscheiden sich die wenigsten Vertragsmanagement-Systeme. Hochwertige Systeme bieten zusätzlich weitreichende Konfigurationsmöglichkeiten und ausgefeilte Verrechtungssysteme: Welche Abteilung oder welcher Mitarbeiter einen Vertrag einsehen oder bearbeiten darf und nach welchem Workflow ein Vertrag zur Bearbeitung durch die Abteilungen läuft, wird bei der Einrichtung dieser Systeme durch Rechtevergabe bis ins Detail definiert. Die Rechtevergabe lässt sich hierbei strikt an die im System hinterlegte Firmenstruktur anpassen, was gerade bei komplexen Krankenhaus-Organisationen sinnvoll ist.

Mit Empfehlung
Die vielen Vorteile, die ein hochwertiges Vertragsmanagement-System im Krankenhaus-Einsatz mit sich bringt, sind offensichtlich. Und so verwundert es nicht, dass die Dienstleistungs- und Einkaufsgemeinschaft Kommunaler Krankenhäuser eG im Deutschen Städtetag (GDEKK) ihren Mitgliedern den Einsatz von otris contract empfiehlt. „Durch den direkten Austausch mit unseren Mitgliedern konnten wir feststellen, dass das Thema Vertragsmanagement im medizinischen Bereich immer mehr an Bedeutung gewinnt“, sagt Klaus-Peter Weber, Prokurist der EKK eG. „Gemäß unserer Kernaufgabe haben wir uns deshalb bemüht, einen entsprechenden Anbieter zu finden. Wir freuen uns, dass wir mit otris nun einen verlässlichen Partner gefunden haben, der unseren Mitgliedern ein leistungsfähiges Produkt anbieten kann.“

*Erschienen in der Fachzeitschrift „KTM Krankenhaus Technik & Management 7-8/2016“, S. 16-18 (PDF-Download hier: Übersichtliche Vertragslandschaft)