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1. Juli 2016

Vertragsmanagement hilft dem Einkauf, strategisch zu arbeiten

Jede Reduktion von Material-, Bezugs-, Transport- oder Bestellkosten führt zu einer direkten Verbesserung des Geschäftsergebnisses. Jedes Risiko, das sich aus einem Vertragsinhalt ergibt und unerkannt bleibt, kann fatale wirtschaftliche Folgen nach sich ziehen.

Die Aufgabe des Einkaufs ist es, Verträge mit einem Minimum an Kosten und Risiken auszuhandeln. Spezielle Softwarelösungen für das Vertragsmanagement unterstützen den Einkäufer dabei, strategisch zu handeln und den Überblick über sämtliche Vertragsbeziehungen zu behalten. Diese Transparenz ist besonders in großen Einkaufsorganisationen unverzichtbar. Dort sind die regionalen Geschäftseinheiten häufig autonom und lokal organisiert – verhandelte Leistungsvereinbarungen stehen nur bei einer gut organisierten Vertragsverwaltung allen Verantwortlichen zur Verfügung. Sind Einkäufer nicht umfassend informiert, führt fehlende Kenntnis über verhandelte Konditionen zu Mehrkosten. Hinzu kommt, dass in den Unternehmen oft tausende von Verträgen in den unterschiedlichsten Versionen mit Änderungen, Nachträgen und Anhängen existieren. Wird ein bestimmter Vertrag gesucht, ist dieses in vielen Fällen sehr langwierig und müßig. Werden Verträge gar aus den Augen verloren, kann es passieren, dass Kündigungsfristen nicht eingehalten und Vertragsverlängerungen zu ungünstigen Konditionen automatisch aktiviert werden.


Bessere Verhandlungsergebnisse

Ein softwarebasiertes Vertragsmanagement verwaltet alle Verträge mit den zugehörigen Dokumenten zentral, so dass sie unternehmensweit eingesehen werden können. Das macht sämtliche bestehende, archivierte und in Verhandlung befindliche Vertragsinhalte transparent, was die Vorbereitung von Vertragsverhandlungen enorm vereinfacht. Während des Verhandlungsprozesses muss der Einkäufer Preise vergleichen und risikoträchtige Konditionen vor Abschluss erkennen, um Modifikationen einzuhandeln. Antworten auf folgende Fragen helfen bei der Verhandlungsführung: Welche Konditionen wurden in den vorherigen Verträgen ausgehandelt? Welche Konditionen liegen vergleichbaren Verträgen mit anderen Vertragspartnern zugrunde? Und wer kann als verantwortlicher Ansprechpartner für einen bestimmten bestehenden Vertrag kontaktiert werden? Durch Vertragsmanagement-Software erhält der Einkäufer Antworten auf diese Fragen und zusätzliche Informationen, die er für eine erfolgreiche Verhandlung benötigt. Auf Knopfdruck und ortsunabhängig.

Durch die zentrale Ablage von Verträgen ergibt sich ein weiterer gewichtiger Vorteil: Die Verantwortlichen unterschiedlicher Abteilungen haben Zugriff auf alle relevanten Dokumente. Für den Einkauf ist insbesondere die enge Abstimmung mit der Rechtsabteilung von Bedeutung. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit bei der abteilungsübergreifenden Risikobeurteilung ist jedoch nur dann möglich, wenn Einkauf und Rechtsabteilung auf gleichem Informationsstand sind. Dies ist durch gute Vertragsmanagement-Software gewährleistet: Alle Beteiligten greifen stets auf dieselben, aktuellen Dokument-Versionen zu.


Anpassungsfähige Standard-Software als Qualitätsmerkmal

Eine Software zur Vertragsverwaltung bietet nicht nur Vorteile bei den Verhandlungen vor Vertragsabschluss. Der gesamte Lebenszyklus eines Vertrags – von der Vorlage über die Erstellung, Genehmigung, Ablage, Überwachung bis zur Beendigung/Verlängerung – wird abgebildet und gesteuert. Ausgereifte Systeme lassen sich umfassend konfigurieren. Hierdurch können zusätzliche Funktionen implementiert werden, die Einkäufern die Arbeit erleichtert:

  • Das Fristenmanagement lässt sich so anpassen, dass nicht nur vor Vertragsfristen gewarnt, sondern ebenfalls an andere Termine erinnert wird – wie z.B. die Erneuerung von Lieferantenselbstauskünften.
  • Verträge können als Rahmenverträge definiert werden. In diesem Fall blendet die Software dynamisch ein neues Register ein, das alle einem Rahmenvertrag zugewiesenen Unterverträge auflistet und die Abhängigkeiten auf einen Blick erkennbar darstellt.
  • Erinnerung an Vertragsrevisionen, die turnusmäßig durchgeführt werden.


Aus der Praxis

Die Vorteile für den Einkauf, die eine Spezialsoftware mit sich bringt, haben bereits viele Unternehmen erkannt. Häufig wird die „allgemeine“ Vertragsverwaltung ausgeweitet und so angepasst, dass sie auch der Einkauf gewinnbringend nutzen kann. Wie die Vertragsmanagement-Software otris contract erfolgreich im Einkauf eingesetzt wird, zeigt HeidelbergCement. Das Unternehmen ist mit über 2.000 Standorten in 40 Ländern breitflächig aufgestellt. Die Einkäufer an den unterschiedlichen Standorten profitieren von dem umfassenden Informationsangebot, das ihnen das System bietet. Die Transparenz in den bestehenden Verträgen erhöht die länderübergreifenden Einkaufssynergien, was einen direkten, positiven Einfluss auf die Verhandlungsergebnisse hat.

Eine zentrale softwarebasierte Vertragsverwaltung ist für ein erfolgreiches Einkaufsmanagement unerlässlich. Der Einkäufer ist umfassend informiert über sämtliche Vertragskonditionen, Vertragspartner und Vertragsverläufe. Während des gesamten Verhandlungsprozesses kann der Einkäufer potenzielle Vertragsrisiken in enger Abstimmung mit der Rechtsabteilung beurteilen und bei Bedarf Modifizierungen veranlassen. Firmenintern bewährte Bearbeitungsabläufe lassen sich abbilden, um Verträge nach einheitlichen Vorgaben durch das Unternehmen zu leiten. So profitiert nicht nur der Einkauf, sondern sämtliche Abteilungen, die in die Bearbeitung von Verträgen involviert sind.

(Erschienen in der Fachzeitschrift AllAboutSourcing 5/2016, S. 10)

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