Neuigkeiten rund um die otris software AG.

7. Dezember 2016

Nur wer alle Regeln kennt, kann sie auch einhalten

Ein ganzheitliches Richtlinienmanagement darf sich nicht auf das Formulieren und Dokumentieren von Vorschriften beschränken. Um Compliance-Verstöße präventiv zu verhindern, sind Kommunikation und Publikation von großer Bedeutung.

Hierbei ist nicht nur die Zuweisung der aktuellen Richtlinien zur Zielgruppe im Unternehmen relevant, sondern ebenso die Dokumentation darüber, dass die Inhalte die verantwortlichen Mitarbeiter erreicht haben. Das Compliance-Management muss ein geeignetes System zur Dokumentenlenkung entwickeln, um dieser anspruchsvollen Aufgaben gerecht zu werden. Die Spezialsoftware otris compliance hilft bei der Bewältigung dieser Herausforderung. Das System unterstützt Compliance-Manager sowohl bei der Dokumentation und Überwachung von Richtlinien als auch bei einer Dokumentenlenkung, die sicherstellt, dass Mitarbeiter die für sie relevanten Inhalte erreichen.

In otris compliance werden sämtliche Richtlinien über den unternehmensspezifischen Themenkatalog strukturiert und transparent abgebildet. Der Compliance-Manager weist die Richtlinien dem jeweiligen Geltungsbereich zu. Geltungsbereiche sind z.B. untergliedert nach Funktionen (Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf) oder nach Regionen (Deutschland, Frankreich, Europa). Auf diese Weise werden Richtlinienbibliotheken für alle relevanten Geltungsbereiche aufgebaut. Da otris compliance browserbasiert arbeitet, können Mitarbeiter jederzeit und ortsunabhängig auf die für sie angelegte Bibliothek mit allen relevanten Normen und Vorschriften zugreifen. Umfassende Such- und Sortierfunktionen stellen sicher, dass Mitarbeiter unkompliziert Informationen recherchieren können. Neue Inhalte, die die Compliance-Verantwortlichen einer Bibliothek hinzufügen, werden automatisch markiert und mit einer Leseaufforderung kenntlich gemacht. Überarbeitete Inhalte werden ebenfalls gekennzeichnet und mit einer Versionsnummer versehen. Öffnet der Mitarbeiter einen neuen oder überarbeiteten Inhalt, erhält das Compliance-Management eine Rückmeldung, die das System dokumentiert. Für Unternehmen, in denen E-Mail-Kommunikation fest verankert ist, bietet otris compliance die Möglichkeit, Inhalte, die in die Richtlinienbibliothek des verantwortlichen Mitarbeiters abgelegt werden, zusätzlich per E-Mail zu senden.

otris compliance beinhaltet ein ausdifferenziertes Berechtigungskonzept, mit dem das Compliance-Management den Zugriff auf das System steuert und Adressaten Inhalte zielgerichtet zuweist. Über die Administrationsfunktion wird das System so konfiguriert, dass Mitarbeiter nur die Informationen aus den für sie relevanten Geltungsbereichen und Kategorien erhalten. Auf Wunsch kann eine weitere Berechtigungsebene in otris compliance implementiert werden: Die gesamte Unternehmensstruktur lässt sich in dem System hinterlegen und kann zusätzlich als Grundlage für Berechtigungen herangezogen werden. Ganze Abteilungen, Mitarbeitergruppen oder einzelne Mitarbeiter – welche Stelle(n) auf welche Informationen zugreifen aber auch, wer die Befugnis erhält, Inhalte zu bearbeiten, legt das Compliance-Management mit dem System im Detail fest.

Diese Art der Dokumentenlenkung inklusive Dokumentation aller Vorgänge sollte beim Aufbau eines Richtlinienmanagement-Systems Teil der ganzheitlichen Strategie sein. Die vorgestellten, in otris compliance verankerten, Dokumentenlenkungsfunktionen wurden nach Vorgaben der DIN EN ISO/IEC 17021-1:2015-11 Abschnitt 10.2.3 entwickelt. Ohne systematische Dokumentenlenkung ist ein strategisches Richtlinienmanagement nur schwer vorstellbar. Zum einen erhöht eine zielgerichtete und effektive Kommunikation und Publikation des Regelwerks die präventive Wirksamkeit – nur wer die Regeln kennt, kann sie auch einhalten. Zum anderen erleichtert ein Softwaresystem mit sicherer Dokumentenlenkung die Verteidigung im Konfliktfall: Die Dokumentation darüber, welchen Mitarbeitern zu welchem Zeitpunkt welche Inhalte zugestellt wurden und ob der Mitarbeiter die Inhalte zur Kenntnis genommen hat, kann das Unternehmen im Ernstfall entlasten.

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