Prävention ist besser als Nachsicht – nicht nur in der Medizin

Neue Gesetze, Verordnungen und interne Richtlinien schärfen das Bewusstsein für Compliance im Gesundheitswesen. Besonders Krankenhäuser setzen verstärkt darauf, die Einhaltung von gesetzlichen sowie freiwilligen Richtlinien durch gezielte Maßnahmen sicherzustellen und nachweisbar zu dokumentieren, um so mögliche Reputationsschäden abzuwenden. Spezielle Softwarelösungen unterstützen Compliance-Verantwortliche in ihrer täglichen Arbeit.

Der Ruf nach Compliance-Management-Systemen wird im Gesundheitswesen immer lauter. Dies bestätigt der Krankenhaus Rating Report 2015 (S. 192 ff. – Sonderanalyse Corporate Compliance), in dem 84% der befragten Einrichtungen die zukünftige Bedeutung für Compliance-Management als hoch einschätzen. Ein weiteres Ergebnis des Reports überrascht daher umso mehr: 69 Prozent der befragten Einrichtungen bestätigen, kein Compliance-Management-Systems einzusetzen. Lediglich 31 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass in ihrer Einrichtung ein CMS implementiert sei. Besonders im Krankenhausumfeld bewegen sich alle Beteiligten auf einem schmalen Grat zwischen Compliance-konformen Verhalten und Compliance-Verstoß. Die Zusammenarbeit zwischen öffentlichen/privaten Krankenhäusern, deren Mitarbeitern und der Industrie erzeugt ein ständiges Spannungsverhältnis.

Compliance-Risiken liegen auf der Hand: Kick-back-Zahlungen von Pharmaunternehmen als Gegenleistung für die Verordnung ausgewählter Medikamente sowie die Patientenzuweisung an ein bestimmtes Krankenhaus oder die Abrechnung von nicht erbrachten Leistungen. Alleine durch Korruption – vermutet das Bundesjustizministerium basierend auf Schätzungen von „Transparency International“ – entstehe ein Verlust von 9,6 Milliarden Euro für das deutsche Gesundheitswesen. Generell können Compliance-Verstöße weitreichende Auswirkungen haben. Die Verletzung regulatorischer Anforderungen kann für die Einrichtung als auch für den betroffenen Arzt zu erheblichen Reputationsschäden mit Strafzahlungen bis hin zum Entzug der Zulassung führen.

Wie Software die Einhaltung von Compliance vereinfacht
Für Einrichtungen, die ihre unternehmensweiten Richtlinien und Vorschriften systematisch organisieren möchten, hat sich der Einsatz spezieller Software-Lösungen bewährt. Eine gute Compliance-Software unterstützt dabei, alle relevanten Governance-, Risk- und Compliance-Informationen mit den jeweiligen Dokumenten und Berichten lückenlos sowie themenbezogen zu klassifizieren und zu historisieren. Alle Compliance-relevanten Themen, wie zum Beispiel Rechnungsprüfung und -freigabe, Zuwendung durch Geschenke und Einladungen oder die Ordnungsmäßigkeit von Beschaffungen, sind auf einen Blick darstell- und einsehbar. Verantwortlichkeiten, Rechtsgrundlagen sowie interne Vorschriften und Bestimmungen werden nachweisbar sowie themenbezogen hinterlegt.

Die Einhaltung der Compliance-Verantwortung wird durch automatisch generierte Berichte, interaktive Diagramme sowie übersichtliche Listen für das Management und die operativen Einheiten deutlich vereinfacht. Eine revisionssichere Dokumentation von Maßnahmen und Aktivitäten hilft im Ernstfall und mindert die Gefahr von Regressansprüchen und strafrechtlichen Konsequenzen. Durch die transparente Darstellung operativer Prozesse lassen sich darüber hinaus entscheidende Optimierungs- und Einsparungspotentiale im Compliance-Management entdecken. Kurz gesagt: Transparenz ist die Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Compliance-Management. No-Compliance ist nicht die Lösung, sondern äußerst problematisch: Existiert kein effizientes Compliance-System samt Überprüfung der Wirksamkeit, kann dies – unter bestimmten Umständen – laut Rechtsprechung bereits eine Pflichtverletzung darstellen. Hier ist die Leitungsebene gefragt. In ihrer Verantwortung liegen die Implementierung, Anpassung und Optimierung eines Compliance-Management-Systems.

Digitales Vertragsmanagement unterstützt Compliance
Das Vertragswesen spielt eine weitere entscheidende Rolle, wenn es um Compliance-Risiken geht. In der Praxis kommt es häufig vor, dass Verträge nicht auffindbar und Vertragsstände unklar sind oder Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten werden. Hierdurch entstehen Risiken, die für die Krankenhaus-Leitung oder für die gesamte Einrichtung zu folgenschweren rechtlichen wie auch wirtschaftlichen Konsequenzen führen können. Laut „Krankenhaus Rating Report 2015“ verfügen 54 Prozent der befragten Krankenhäuser über keinerlei bis mäßigen Überblick über den kompletten Lebenszyklus ihrer Verträge. Vertragliche Risiken können somit weder identifiziert noch bewertet werden. Durch den Einsatz eines digitalen Vertragsmanagement-Systems erhält das Krankenhaus-Management nicht nur einen vollständig transparenten Überblick über den gesamten Lebenszyklus aller Verträge, sondern kann darüber hinaus auch sicher sein, alle Vertragsfristen einzuhalten. Wirtschaftliche Potentiale im Vertragswesen können hierdurch voll ausgeschöpft und bestehende Risiken reduziert werden.

Um den gesamten Prozess der Vertragsverwaltung zu optimieren, entschied sich auch die Asklepios Klinik Wiesbaden GmbH für den Einsatz einer webbasierten Vertragsmanagement-Software. Mit dem eingesetzten System werden Verträge sowie die dazugehörigen Dokumente und Vertragsdaten digital erfasst, verarbeitet und abgelegt. Darüber hinaus werden sämtliche vertragsrelevante Fristen sowie Vertragsverlängerungen verwaltet und überwacht. Eine automatisierte Erinnerung informiert die zuständigen Mitarbeiter über anstehende Fristen, um Verträge termingerecht verlängern oder kündigen zu können. So unterstützt die Software nicht nur Compliance-konformes Verhalten, sondern generiert zusätzlich konkrete wirtschaftliche Vorteile.

Was für Wen?
Softwarelösungen, die sowohl Anforderungen des Compliance-Managements als auch des Vertragsmanagements abdecken, sind selten. Bei der Auswahl sollte man jedoch nicht nur den reinen Funktionsumfang vergleichen. Viel wichtiger ist die Frage: Bietet die Software die benötigten Funktionen und kann die Lösung flexibel auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden? Hat der Anbieter ein Team von Beratern, das bei der Implementierung der Software behilflich ist und Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen Werkzeug schult? Von großer Bedeutung ist außerdem, dass die Software intuitiv bedienbar ist und übersichtliche Ergebnisse liefert. Nur so ist sichergestellt, dass Mitarbeiter sie nicht als unnötige Belastung empfinden, sondern die Arbeit mit ihr als Chance und Erleichterung erkennen. Die Integration in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter ist schließlich Voraussetzung dafür, dass die Software die ihr zugedachten Aufgaben erfüllen kann.

*Erschienen in der Fachzeitschrift „KU Gesundheitsmanagement 9/2016“, S. 32 (PDF-Download hier: Prävention ist besser als Nachsicht – nicht nur in der Medizin)