Digitales Vertragsmanagement verbessert die Abläufe in Unternehmen nachhaltig

„Das Rollout einer Lösung ist so individuell wie die Kunden“
Digitales Vertragsmanagement verbessert die Abläufe in Unternehmen nachhaltig. Um eine entsprechende Lösung einzuführen, sind wichtige Schritte zu beachten. Doch wie gestaltet sich der Weg zur maßgeschneiderten Lösung?

Ein Interview mit Thomas Klepper, Vertriebsleiter der otris Software AG.
BUJ-Sonderedition LegalTechnology – 2014

Herr Klepper, welche Aspekte sind für Unternehmen besonders vorteilhaft, wenn ein digitales Vertragsmanagement zum Einsatz kommt?
Firmen können sehr schnell davon profitieren, wenn Vertragsverhandlungs- und Vertragsbewirtschaftungsprozesse zentral dokumentiert und gesteuert werden. Unsere Erfahrungen zeigen, dass dann ein besseres Risikomanagement möglich wird, die Produktivität steigt und die Kosten gesenkt werden können.

Wie funktioniert das?
Zum Beispiel erreichen Sie durch das systematische Überwachen von Verträgen und durch ein Fristen- oder Kostencontrolling ein effektiveres Risikomanagement. Durch die Vermeidung paralleler Abläufe und die Verkürzung der Suchzeiten nach Verträgen und den dazugehörigen Unterlagen erhöhen Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

Das Vertragsmanagement-System ist also eine Lösung für alle Fälle?
So einfach ist es natürlich nicht. Ein Vertragsmanagement ist aber eine gute Basis, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Und zwar von der Erstellung von Verträgen über das Bearbeiten, der revisionssicheren Archivierung bis hin zum Vertragscontrolling. Unternehmen, die über die Einführung einer solchen Lösung nachdenken, sollten allerdings den realistischen Nutzen im Blick behalten, sich also immer wieder die Frage stellen: Was versprechen wir uns von der Einführung, was wollen wir wirklich optimieren? Denn je komplexer und langwieriger die Systemeinführung angelegt ist, umso kostenintensiver wird sie.

Worauf sollte eine gute Planung basieren?
Auf einer gesunden Mischung von „must have“ und „nice to have“. Nicht alles, was machbar ist, ist unter Kosten-NutzenAspekten auch sinnvoll. Die spezielle Unternehmenssituation spielt bei der Planung eine große Rolle. Starte ich mit Neuverträgen oder importiere ich auch abgelaufene Altverträge, welche Schnittstellen sind wirklich nötig; soll es ein Berechtigungskonzept nach Organisationseinheiten oder Vertragstypen geben? Soll das System individuell angepasst werden oder sind die Standardfunktionen ausreichend? Diese Aspekte sowie der später zu erzielende Nutzen sollten bereits in der Planungsphase klar definiert werden.

Wenn ein Unternehmen ein VertragsmanagementSystem einführen möchte, welche Rolle spielt dann die Unternehmenskultur?
Eine sehr zentrale. Deshalb gehen wir in unserer Beratung zunächst immer auf den besonderen Charakter der Unternehmen ein. Wir versuchen sehr genau zu analysieren, welche Abläufe und kommunikativen Prozesse etabliert sind, um dann den Rollout exakt darauf abzustimmen.

Warum ist das so wichtig?
Die Einführung einer neuen Software ist immer mit Abstimmungsprozessen und mit Kommunikation verbunden. Aus unserer Sicht sollte der Projektverlauf mit Analyse, Testphase, Realisierung und Schulung auf der Kommunikationskultur des Unternehmens basieren. Es macht beispielsweise wenig Sinn, eine eng getaktete Projektstruktur vorzugeben, die im Unternehmen nicht gelebt wird. Wir versuchen unseren Kunden keine Lösung überzustülpen, sondern erarbeiten mit ihnen gemeinsam eine passgenaue Anwendung.

Wie sollte denn nun die optimale Softwareeinführung ablaufen? Über Pilotabteilungen oder einen iterativen Prozess?
So individuell wie unsere Kunden sind, so individuell ist auch der Rollout. Die Vorteile, mit einem Pilotprojekt zu starten und dann auf weitere Bereiche auszurollen, sind sicherlich die hohe Effizienz bei konstanten Anforderungen und der relativ geringe Aufwand des Managements. Ein großer Nachteil ist die Unflexibilität. Außerdem besteht das Risiko, dass Unternehmensteile, die nicht ausreichend eingebunden werden, später der Einführung skeptisch gegenüberstehen und somit die Effektivität des gesamten Projektes reduzieren.

Das passiert bei der iterativen Einführung nicht?
Durch qualifiziertes Feedback der Mitarbeiter, durch Prototypen und die sorgfältige Berücksichtigung der veränderbaren Anforderungen dürfte das Gesamtprojekt auf diese Art positiver verlaufen. Es ist allerdings auch ein professionelles Projektmanagement nötig.

Welches sind denn nun die fünf goldenen Regeln für die erfolgreiche Einführung eines Vertragsmanagement-Systems?
Diese lassen sich, in dieser Absolutheit, sicher nicht definieren. Wir können aus unserer Erfahrung heraus sagen, dass es einige wichtige Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Einführung gibt. Dies ist beispielsweise eine dauerhafte begleitende Kommunikation des Managements, durch aktive Teilnahme an Schulungsmaßnahmen und individuelle, auf die Besonderheiten des Unternehmens abgestimmte Handbücher und Verfahrensanweisungen. Wichtig ist auch ein Steuerungsgremium, das die Anforderungen der Fachabteilungen aufnimmt, diese kanalisiert und die „must have“ sowie „nice to have“ festlegt. Gute Abstimmung, Meilensteine definieren und immer wieder die Erfahrungen aus der Praxis mit einfließen lassen: das ist dann eine sehr gute Basis für eine gelungene Softwareeinführung.

Warum ist die otris Software AG besonders geeignet, um ein Vertragsmanagement-System einzuführen?
Wir verfügen über weitreichende Erfahrung aus mehreren Hundert Vertragsmanagementinstallationen. Durch die Realisation von Projekten erhalten wir tiefe Einblicke in sehr unterschiedliche Branchen. So können wir die Bedürfnisse der Unternehmen, egal ob internationaler Konzern oder Mittelständler, sehr gut abbilden. Wir kennen die Anforderungen, die ein IT-basiertes Vertragsmanagement erfüllen muss, sehr genau – die meisten unserer Kunden betreuen wir seit vielen Jahren.