Funktionale Erweiterungen vereinfachen Ihr Vertragsmanagement.

Effiziente Software-Module für Ihr Vertragsmanagement

Der Funktionsumfang der Softwarelösung otris contract kann durch effektive Erweiterungen und standardisierte Schnittstellen ergänzt werden. Die Vertragsmanagement-Software otris contract lässt sich einfach in Ihr bestehendes IT-System integrieren und gewährleistet einen reibungslosen Workflow.

Chronik. Revisionssicheres Archiv.

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Das Modul CHRONIK ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und chronologische Momentaufnahmen von Verträgen für eine transparente Vertragshistorie. Verschiedene Vertragsstände inklusive der zugehörigen Dokumente, Anhänge, Aktenvermerke, Notizen oder E-Mails werden „eingefroren“.

Die Archivkomponente ist durch die KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz. Ein Berechtigungskonzept für die aktive Archivierung sowie den Zugang zu archivierten Verträgen kann individuell eingerichtet werden. Durch den Einsatz offener Schnittstellen kann der Ausbau bis hin zu einem übergreifenden Archiv auch für die Daten von Drittlösungen vorangetrieben werden. Die Kommunikation mit Drittlösungen kann wahlweise per Knopfdruck, durch Aktionen in Workflows oder automatisiert – zum Beispiel gesteuert durch eine vorab definierte Statusänderung – erfolgen.

Factory. Automatischer Import.

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Die FACTORY ist ein Server-Modul für den automatischen Import von E-Mails, Datenbankinhalten oder Dateien aus dem Filesystem in otris contract. Die importierten Daten und Dokumente ergänzen die Daten des Vertragsmanagement und liefern vollständige, einheitliche und aktuelle Informationen.

Mit der Vertragsmanagement Software otris contract werden nicht nur Verträge verwaltet, sondern auch wichtige Stammdaten über Geschäftspartner, Lieferanten sowie verbundene Unternehmen und deren Kontaktpersonen. Diese Daten, die oftmals in anderen Anwendungen verfügbar sind, können regelmäßig automatisiert in die Vertragsdatenbank von otris contract importiert und mit vorhandenen Vertragsdaten abgeglichen werden. So können Sie bspw. die Adressen aller Vertragspartner zentral in Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem ERP-System oder einer CRM-Lösung erfassen und in der Vertragsdatenbank komfortabel und ohne Eingabeaufwand nutzen. Ihre Vertragsdaten bleiben somit immer auf dem neuesten Stand und sind unternehmensweit eindeutig.

Technische Module

OCR. Umfängliche Texterkennung.

Vorhandene Verträge in digitaler Form (bspw. als PDF- oder TIFF-Dateien) können über ein überwachtes Laufwerk oder einen Ordner zu den Akten der Vertragsdatenbank hinzugefügt werden. Sie legen hierzu Ihre vorhandenen Vertragsdateien in ein von Ihnen gewähltes Verzeichnis. Die otris contract Software holt diese dort in regelmäßigen Abständen ab und weist die Dateien den Vertragsakten zu. Eine nachträgliche Texterkennung (OCR) die auf die Dokumenten-Inhalte im Vertragsarchiv angewendet wird,  erleichtert die Suche nach Verträgen und Vertragsbegriffen in der Datenbank. Insgesamt erreichen Sie schnell und einfach eine revisionssichere Archivierung aller vorhandenen Verträge und Vertragsdokumente und können auch bei Verlust der Originale alle Dateien vorweisen.

Beim Einscannen von Verträgen unterstützt otris contract verschiedenste Szenarien. Sie können am Einzelarbeitsplatz direkt „in die Vertragsakte“ scannen oder am Multifunktionsgerät der Abteilung entscheiden, ob der gescannte Vertrag per E-Mail an das Vertragsmanagement versendet oder über eine Ordnerablage importiert wird – mit anschließender Texterkennung (OCR). Die gescannten Verträge werden den digitalen Vertragsakten zugeordnet und revisionssicher archiviert. Gleichzeitig stellen Sie allen Benutzern eine aktuelle und einheitliche Vertragsversion bereit – Kopien der Verträge in Papierform sind nicht mehr erforderlich.

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ERP- / CRM-Connector. Schnittstellen-Management.

Der CRM- / ERP-Connector ist eine uni- bzw. bidirektionale Schnittstelle zwischen CRM/ERP-Systemen  und otris contract. Die Schnittstelle dient einerseits zur Übertragung von Geschäfts– oder Vertragspartnerdaten aus einem CRM oder ERP in otris contract. In der Gegenrichtung werden otris contract-spezifische Informationen als Linkverweise in das System übertragen.

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