Den Anforderungen im Vertragsmanagement gerecht werden.

Für unterschiedliche Einsatzzwecke im Vertragsmanagement: drei Editionen mit Erweiterungsmöglichkeiten

Wie umfangreich die digitale Vertragsverwaltung an Unternehmensstruktur und Unternehmensprozesse angepasst werden soll, variiert von Projekt zu Projekt. Um Ihnen die Lösung zu bieten, die für die Umsetzung Ihrer unternehmensspezifischen Anforderung weder über- noch unterdimensioniert ist, stehen Ihnen drei Editionen sowie technische Erweiterungen zur Auswahl:

Der Funktionsumfang von otris contract Standard ermöglicht eine einfache digitale Vertragsverwaltung. Die Software beinhaltet einen zentralen Speicherplatz zur Ablage sämtlicher Vertragsdokumente (unbegrenzte Anzahl) und zur Verwaltung der Stammdaten Ihrer Vertragspartner. Über umfassende Suchfunktionen finden Sie Verträge und Dokumente und sortieren die Ergebnisse nach Ihren Anforderungen. Vertragsfristen werden fortlaufend überwacht – otris contract reduziert Risiken, indem die Software auf automatische Vertragsverlängerungen und Kündigungsoptionen hinweist. Das Berechtigungskonzept steuert die Zugriffsrechte der Benutzer(gruppen) auf Vertragsarten und einzelne Verträge.

Neben den Funktionen der Standard Edition gestattet Ihnen die Enterprise Edition zusätzlich, die Struktur Ihres Unternehmens mit sämtlichen Tochterunternehmen und Niederlassungen abzubilden. Dies ermöglicht eine Vergabe der Zugriffsrechte auf Grundlage der Unternehmensstruktur. Eine Anbindung an Ihr Active Directory / LDAP vereinfacht die Nutzerverwaltung und den Anmeldeprozess. Der Funktionsumfang wird erweitert durch ein integriertes Vertragscontrolling sowie die Möglichkeit, den digitalen Vertragsakten Vermerke und Korrespondenz (z.B. direkt aus Outlook) hinzuzufügen. Eine verschlüsselte Dateiablage erhöht die Datensicherheit des Systems.

Zusätzlich zu den Funktionen der Standard und Enterprise Edition können mit der Enterprise Plus Edition neben der Unternehmensstruktur auch Unternehmensprozesse abgebildet werden. Verträge durchlaufen entlang der abgebildeten Prozesse und nach Ihren firmenspezifischen Vorgaben den Bearbeitungsprozess. Die Enterprise Plus Edition beinhaltet zusätzlich ein Reporting-Tool (Business Intelligence) zur Auswertung von Vertragsdaten wie Vertragskosten, Zahlungsreihen oder Laufzeiten. Zusatznutzen generiert die Enterprise Plus Edition durch die Möglichkeit, weitere Aktentypen zu erstellen. Hierdurch wird Ihr Vertragsmanagement-System zu einem universell einsetzbaren DMS ausgebaut.

tabelle-produktumfang-big-otris-contract-vertragsmanagement

Erweiterungen für das Vertragsmanagement

Mit technischen Erweiterungen passen Sie otris contract neben der Auswahl einer Edition an Ihre Anforderungen an. Alle Erweiterungen sind kompatibel zu jeder der drei Editionen.

CHRONIK. Revisionssicheres Archiv.

Das Modul CHRONIK ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und chronologische Momentaufnahmen von Verträgen für eine transparente Vertragshistorie. Verschiedene Vertragsstände inklusive der zugehörigen Dokumente, Anhänge, Aktenvermerke, Notizen oder E-Mails werden „eingefroren“.

Die Archivkomponente ist durch die KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz. Ein Berechtigungskonzept für die aktive Archivierung sowie den Zugang zu archivierten Verträgen kann individuell eingerichtet werden. Durch den Einsatz offener Schnittstellen kann der Ausbau bis hin zu einem übergreifenden Archiv auch für die Daten von Drittlösungen vorangetrieben werden. Die Kommunikation mit Drittlösungen kann wahlweise per Knopfdruck, durch Aktionen in Workflows oder automatisiert – zum Beispiel gesteuert durch eine vorab definierte Statusänderung – erfolgen.

FACTORY. Automatischer Import.

Die FACTORY ist ein Server-Modul für den automatischen Import von E-Mails, Datenbankinhalten oder Dateien aus dem Filesystem in otris contract. Die importierten Daten und Dokumente ergänzen die Daten des Vertragsmanagement und liefern vollständige, einheitliche und aktuelle Informationen. Mit der Vertragsmanagement Software otris contract werden nicht nur Verträge verwaltet, sondern auch wichtige Stammdaten über Geschäftspartner, Lieferanten sowie verbundene Unternehmen und deren Kontaktpersonen. Diese Daten, die oftmals in anderen Anwendungen verfügbar sind, können regelmäßig automatisiert in die Vertragsdatenbank von otris contract importiert und mit vorhandenen Vertragsdaten abgeglichen werden. So können Sie bspw. die Adressen aller Vertragspartner zentral in Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem ERP-System oder einer CRM-Lösung erfassen und in der Vertragsdatenbank komfortabel und ohne Eingabeaufwand nutzen. Ihre Vertragsdaten bleiben somit immer auf dem neuesten Stand und sind unternehmensweit eindeutig.

OCR. Umfängliche Texterkennung.

Vorhandene Verträge in digitaler Form (bspw. als PDF- oder TIFF-Dateien) können über ein überwachtes Laufwerk oder einen Ordner zu den Akten der Vertragsdatenbank hinzugefügt werden. Sie legen hierzu Ihre vorhandenen Vertragsdateien in ein von Ihnen gewähltes Verzeichnis. Die Vertragsverwaltung-Software otris contract holt diese dort in regelmäßigen Abständen ab und weist die Dateien den Vertragsakten zu. Eine nachträgliche Texterkennung (OCR) die auf die Dokumenten-Inhalte im Vertragsarchiv angewendet wird, erleichtert die Suche nach Verträgen und Vertragsbegriffen in der Datenbank. Insgesamt erreichen Sie schnell und einfach eine revisionssichere Archivierung aller vorhandenen Verträge und Vertragsdokumente und können auch bei Verlust der Originale alle Dateien vorweisen.

Beim Einscannen von Verträgen unterstützt otris contract verschiedenste Szenarien. Sie können am Einzelarbeitsplatz direkt „in die Vertragsakte“ scannen oder am Multifunktionsgerät der Abteilung entscheiden, ob der gescannte Vertrag per E-Mail an das Vertragsmanagement versendet oder über eine Ordnerablage importiert wird – mit anschließender Texterkennung (OCR). Die gescannten Verträge werden den digitalen Vertragsakten zugeordnet und revisionssicher archiviert. Gleichzeitig stellen Sie allen Benutzern eine aktuelle und einheitliche Vertragsversion bereit – Kopien der Verträge in Papierform sind nicht mehr erforderlich.

CONNECTOR. Schnittstellen-Management.

Der CRM- / ERP-Connector ist eine uni- bzw. bidirektionale Schnittstelle zwischen CRM- / ERP-Systemen und otris contract. Die Schnittstelle dient einerseits zur Übertragung von Geschäfts- oder Vertragspartnerdaten aus einem CRM oder ERP in otris contract. In der Gegenrichtung werden otris contract-spezifische Informationen als Linkverweise in das System übertragen. Neben diesem speziellen Connector kann die Software an beliebige weitere Drittsysteme angebunden werden. Die otris contract Architektur stellt eine unkomplizierte Integration in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur sicher.

OFFICE. E-Mail-Funktionen und Office Integration.

Dokumentieren und archivieren Sie sämtliche Vertragskorrespondenz unkompliziert und auf direktem Wege aus Microsoft Outlook oder Microsoft Office Anwendungen. Ein Plugin verbindet die Microsoft Anwendungen mit otris contract. Auf diese Weise haben Sie Zugriff auf den Datenbestand Ihrer otris contract Installation, um Vertragsakten auszuwählen, denen Sie z.B. E-Mails zuordnen möchten. Egal ob Sie eine einzelne E-Mail oder mehrere Nachrichten auswählen — otris contract zerlegt die Inhalte (Text, Betreff, Absender, Anhänge) und ordnet sie in die Struktur der digitalen Vertragsakte ein. Auf diese Weise erstellen Sie eine lückenlose Vertragshistorie mit vollständiger Korrespondenz. Auf gleiche Weise greifen Sie aus Microsoft Office Anwendungen wie Microsoft Word oder Excel auf die Vertragsdatenbank zu und senden Dokumente an die Ziel-Vertragsakte ohne otris contract öffnen zu müssen. Auch ohne die Installation des Plugins profitieren Sie von E-Mail-Funktionen: Ziehen Sie eine E-Mail aus Microsoft Outlook mit Drag & Drop in otris contract, wird der Inhalt ebenfalls strukturiert zerlegt abgespeichert. Die Zuordnung zu einer Vertragsakte erfolgt dann in otris contract.

zum Referenzbericht

Fujitsu kauft mit otris ein

Box - Referenzbericht Vertragsmanagement - Fujitsu

Wie otris contract das Fujitsu Vertragsmanagement vereinfacht ...

zum Fachbeitrag

Die 4 größten Herausforderungen

otris-Box - Vertragsmanagement Vertragsverwaltung

Wie Sie die Herausforderungen der Vertragsverwaltung bewältigen können ...

zur Pressemitteilung

Prozessoptimierung mit otris contract

otris-Box - Software im Krankenhaus

Klinikverbund verwaltet Verträge mit otris contract ...

Online-Demo Anmeldung

*Bitte haben Sie Verständnis, dass wir ausschließlich Anfragen von Unternehmen/Organisationen akzeptieren.


Ihr Ansprechpartner:

Matthias Clarfeld
Telefon +49 (231) 958069 50
contract@otris.de

Ansparechpartner_contract2

Produktbroschüre – otris contract

Zum bequemen Nachschlagen: Informationen zu unserer Vertragsmanagement-Software kompakt für Sie zusammengefasst.