Den Anforderungen im Vertragsmanagement gerecht werden.

Welche Vertragsmanagement-Edition passt zu Ihren Anforderungen?

Um Ihnen die Lösung zu bieten, die optimal zu Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen passt, stellen wir drei Editionen sowie funktionale Erweiterungen zur Auswahl.

Logo CLOUD-Edition Vertragsmanagement-Software otris contract

Sie suchen nach einer Vertragsmanagement-Software, mit der Sie:

  • schnell starten
  • größere Anfangsinvestitionen vermeiden
  • keine unternehmensinterne IT-Ressourcen binden

Die otris contract CLOUD-Edition ist eine vollumfängliche Vertragsmanagement-Lösung, die wir ausschließlich als SaaS zur Miete anbieten. Nach einer kurzen Einrichtung steht Ihnen das System umgehend als leicht skalierbare Cloud-Lösung zur Verfügung.

Logo ENTERPRISE-Edition - Vertragsmanagement Software otris contract

Sie suchen nach einer Vertragsmanagement-Software, mit der Sie:

  • bestehende Systeme (z.B. Stammdaten Debitoren/Kreditoren aus ERP) anbinden
  • Berechtigungsstrukturen abhängig von Unternehmenseinheiten und Dokumentenkategorien abbilden
  • Konfigurationen (z.B. Zusatzfelder oder zusätzliche Vertragsarten) umsetzen

Die otris contract ENTERPRISE-Edition ist die frei konfigurierbare, schnittstellenfähige Variante unserer Vertragsmanagement-Lösung. Der Betrieb ist sowohl in der Private Cloud als auch On-Premises (Betrieb auf Servern an Ihrem Unternehmensstandort) möglich.

Logo ENTERPRISE plus-Edition - Vertragsmanagement Software otris contract

Sie suchen nach einer Vertragsmanagement-Software, mit der Sie:

  • bestehende Systeme (z.B. Stammdaten Debitoren/Kreditoren aus ERP) anbinden
  • Unternehmensstrukturen (z.B. Berechtigungen) und Arbeitsprozesse (z.B. Vertragsfreigabeprozess) integrieren
  • Individualisierungen (z.B. unternehmensspezifische BI-Reports) umsetzen
  • individuelle konfigurierbare digitale Akten integrieren

Die otris contract ENTERPRISE plus-Edition ist unsere individuell anpassbare, schnittstellenfähige Vertragsmanagement-Lösung mit offener Workflow-Funktionalität. Der Betrieb ist sowohl in der Private Cloud als auch On-Premises (Betrieb auf Servern an Ihrem Unternehmensstandort) möglich.

„Das Gesamtpaket aus Benutzerfreundlichkeit, Anforderungsabdeckung und Kosten passt bei otris contract.“

Claudia Röthel
Rechtsabteilung, SOLDAN Holding + Bonbonspezialitäten GmbH

Erweiterungen für das Vertragsmanagement

Mit technischen Erweiterungen passen Sie otris contract neben der Auswahl einer Edition an Ihre Anforderungen an. Die Erweiterungen sind kombinierbar mit den Editionen ENTERPRISE und ENTERPRISE plus.

APP EXTENSION. Mobiles Vertragsmanagement.

Die Erweiterung APP EXTENSION macht die App myContract konfigurierbar und schaltet den vollen Funktionsumfang für ein mobiles Vertragsmanagement frei. Neben dem Vorteil, offline nutzbare Dokumente und Vorgänge auf Ihr mobiles Endgerät zu übertragen, profitieren Sie von der Möglichkeit, Aktionen auszuführen: Freigaben, Weiterleitungen oder Kommentierungen erledigen Sie mit der App. Vorkonfiguriert bildet die App ein klassisches Nutzungsszenario im Vertragsmanagement ab. Anpassungen, Erweiterungen oder Änderungen der vorkonfigurierten Funktionen und Berechtigungsstrukturen passen Sie bei Bedarf selbstständig und ohne Programmierkenntnisse im Admin-Bereich an.

CHRONIK. Revisionssicheres Archiv.

Das Modul CHRONIK ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und chronologische Momentaufnahmen von Verträgen für eine transparente Vertragshistorie. Verschiedene Vertragsstände inklusive der zugehörigen Dokumente, Anhänge, Aktenvermerke, Notizen oder E-Mails werden „eingefroren“.

Die Archivkomponente ist durch die KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz. Ein Berechtigungskonzept für die aktive Archivierung sowie den Zugang zu archivierten Verträgen kann individuell eingerichtet werden. Durch den Einsatz offener Schnittstellen kann der Ausbau bis hin zu einem übergreifenden Archiv auch für die Daten von Drittlösungen vorangetrieben werden. Die Kommunikation mit Drittlösungen kann wahlweise per Knopfdruck, durch Aktionen in Workflows oder automatisiert – zum Beispiel gesteuert durch eine vorab definierte Statusänderung – erfolgen.

CONNECTOR. Schnittstellen-Management.

Der CRM- / ERP-Connector ist eine uni- bzw. bidirektionale Schnittstelle zwischen CRM- / ERP-Systemen und otris contract. Die Schnittstelle dient einerseits zur Übertragung von Geschäfts- oder Vertragspartnerdaten aus einem CRM oder ERP in otris contract. In der Gegenrichtung werden otris contract-spezifische Informationen als Linkverweise in das System übertragen. Neben diesem speziellen Connector kann die Software an beliebige weitere Drittsysteme angebunden werden. Die otris contract Architektur stellt eine unkomplizierte Integration in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur sicher.

DOCUMENT CREATOR. Vorlagen- und Klausel-Bibliothek.

Der DOCUMENT CREATOR kombiniert eine Vorlagen- mit einer Klausel-Bibliothek und unterstützt Sie bei der Vertragserstellung. Die Erstellung von Vertragsvorlagen wird vereinfacht, indem der Vertragsdesigner durch einfache Auswahl der gewünschten Klauseln eine Vorlage im vorab festgelegten Corporate Design generiert. Das Aufsetzen eines Vertrages wird vereinfacht, indem der Vertragsersteller die geforderten Parameter zu der ausgewählten Vorlage eingibt (z.B. Laufzeit, Vertragssumme, Vertragsgegenstand), die im Anschluss vom System an die richtige Stelle in den Vertragsentwurf eingesetzt werden. Auf diese Weise erstellen auch Mitarbeiter ohne juristische Ausbildung rechtssichere Verträge. Welche Klauseln in welchem Vertrag verwendet wurden, dokumentiert das System automatisch.

IFRS16 EXTENDED. Detaillierte Bilanzierungsgrundlage.

Mit der Erweiterung IFRS 16 EXTENDED stellt otris contract alle Daten und Informationen bereit, die für die Erfassung und Bewertung von Assets sowie die Berechnung von Buchungsdaten erforderlich sind. Verträge werden auf Veränderungen überwacht und automatisch zur Neubewertung vorgelegt. Die Verträge können per Exportdatei oder Webservice an ein nachgelagertes Bilanzierungssystem (z.B. Global Lease Center der AMANA GmbH) übergeben werden.

FACTORY. Automatischer Import.

Die FACTORY ist ein Server-Modul für den automatischen Import von E-Mails, Datenbankinhalten oder Dateien aus dem Filesystem in otris contract. Die importierten Daten und Dokumente ergänzen die Daten des Vertragsmanagement und liefern vollständige, einheitliche und aktuelle Informationen. Mit der Vertragsmanagement Software otris contract werden nicht nur Verträge verwaltet, sondern auch wichtige Stammdaten über Geschäftspartner, Lieferanten sowie verbundene Unternehmen und deren Kontaktpersonen. Diese Daten, die oftmals in anderen Anwendungen verfügbar sind, können regelmäßig automatisiert in die Vertragsdatenbank von otris contract importiert und mit vorhandenen Vertragsdaten abgeglichen werden. So können Sie bspw. die Adressen aller Vertragspartner zentral in Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem ERP-System oder einer CRM-Lösung erfassen und in der Vertragsdatenbank komfortabel und ohne Eingabeaufwand nutzen. Ihre Vertragsdaten bleiben somit immer auf dem neuesten Stand und sind unternehmensweit eindeutig.

LEGAL-TECH. IP-, Matter- und Claim-Management.

Die LEGAL-TECH-Erweiterungen ergänzen otris contract um Fachlichkeit. Zur Auswahl stehen drei unterschiedliche Aktenkonzepte: Mit der IP-Management-Erweiterung verwalten Sie Ihre geistigen Eigentumsrechte, mit der Matter-Management-Erweiterung administrieren Sie laufende und abgeschlossene rechtliche Vorgänge und mit der Claim-Management-Erweiterung organisieren Sie Ihre Nachforderungsverwaltung.

OCR. Umfängliche Texterkennung.

Vorhandene Verträge in digitaler Form (bspw. als PDF- oder TIFF-Dateien) können über ein überwachtes Laufwerk oder einen Ordner zu den Akten der Vertragsdatenbank hinzugefügt werden. Sie legen hierzu Ihre vorhandenen Vertragsdateien in ein von Ihnen gewähltes Verzeichnis. Die Vertragsverwaltung-Software otris contract holt diese dort in regelmäßigen Abständen ab und weist die Dateien den Vertragsakten zu. Eine nachträgliche Texterkennung (OCR) die auf die Dokumenten-Inhalte im Vertragsarchiv angewendet wird, erleichtert die Suche nach Verträgen und Vertragsbegriffen in der Datenbank. Insgesamt erreichen Sie schnell und einfach eine revisionssichere Archivierung aller vorhandenen Verträge und Vertragsdokumente und können auch bei Verlust der Originale alle Dateien vorweisen.

Beim Einscannen von Verträgen unterstützt otris contract verschiedenste Szenarien. Sie können am Einzelarbeitsplatz direkt „in die Vertragsakte“ scannen oder am Multifunktionsgerät der Abteilung entscheiden, ob der gescannte Vertrag per E-Mail an das Vertragsmanagement versendet oder über eine Ordnerablage importiert wird – mit anschließender Texterkennung (OCR). Die gescannten Verträge werden den digitalen Vertragsakten zugeordnet und revisionssicher archiviert. Gleichzeitig stellen Sie allen Benutzern eine aktuelle und einheitliche Vertragsversion bereit – Kopien der Verträge in Papierform sind nicht mehr erforderlich.

OFFICE. E-Mail-Funktionen und Office Integration.

Dokumentieren und archivieren Sie sämtliche Vertragskorrespondenz unkompliziert und auf direktem Wege aus Microsoft Outlook oder anderen Microsoft OfficeAnwendungen. Ein Plugin verbindet MicrosoftAnwendungen mit der otris contract-Installation. Über das Plugin wählen Sie Vertragsakten aus, denen Sie z.B. E-Mails zuordnen möchten. Egal, ob Sie eine einzelne E-Mail oder mehrere Nachrichten auswählen — otris contract zerlegt die Inhalte (Text, Betreff, Absender, Anhänge) und ordnet sie in die Struktur der digitalen Vertragsakte ein. Das Ergebnis: eine lückenlose Vertragshistorie mit vollständiger Korrespondenz. Auf gleiche Weise greifen Sie aus Microsoft OfficeAnwendungen wie Microsoft Word oder Excel auf die Vertragsdatenbank zu und senden Dokumente an die Ziel-Vertragsakte ohne otris contract öffnen zu müssen.   

Die Office-Integration funktioniert bidirektional. Das heißt: Sie können mit dem Plugin nicht nur Daten aus der Office-Anwendung nach otris contract übertragen, sondern ebenso von otris contract zur Office-AnwendungBeispiel: Sie möchten einer E-Mail, die Sie in Microsoft Outlook verfassen, ein Dokument anhängen, das in otris contract hinterlegt ist. Über das Plugin greifen Sie aus Microsoft Outlook auf otris contract zu, um das jeweilige Dokument auszuwählen und der E-Mail anzuhängen. Mit der zusätzlichen Desktop-Komponente importiert Sie Dateien aus Ihren Laufwerken per drag and drop nach otris contract.     

RISK ASSESSMENT. Vertragsrisiken identifizieren und bewerten.

Die Erweiterung RISK ASSESSMENT unterstützt Sie bei der Identifikation und Bewertung von Risiken, die sich aus Vertragsbeziehungen ergeben. Identifikation und Bewertung erfolgen über standardisierte Fragenkataloge, die mit Verträgen oder Vertragspartnern verknüpft werden. Nachdem der Nutzer den Fragenkatalog ausgefüllt hat, bestimmt das System die Risikokategorie anhand der eingegebenen Parameter. Die Ergebnisse werden durch Ampelsymbole visualisiert und somit schnell erfassbar. Sowohl der abgeschlossene Vertragsbestand als auch Verträge in Verhandlung können mit der Erweiterung RISK ASSESSMENT bewertet werden.

SIGNATURE. Digitale Vertragsunterzeichnung.

Die Schnittstelle SIGNATURE ermöglicht eine digitale Unterschrift von Dokumenten in otris contract nach dem jeweiligen Verfahren der angebundenen Unterschriftenplattform (z.B. DocuSign, FP Sign).

Vertragsmanagement mit Beteiligungsmanagement kombinieren

otris contract ist nicht auf eine reine Verwaltung von Verträgen des operativen Geschäfts limitiert. Mit unserer otris corporate LCM-Edition organisieren Sie zusätzlich Ihr Corporate Housekeeping: Von der Verwaltung gesellschaftsrelevanter Verträge über die Archivierung und Versendung von Aufsichtsratsprotokollen bis hin zur Organisation der Gremiensitzungen.

Alle Informationen sind übersichtlich strukturiert, einfach aufzufinden und revisionssicher abgelegt – auf Ihrem Unternehmensserver oder in der Cloud. Die Lösung verbessert nicht nur die Transparenz im Dokumentenmanagement. Auch die Unternehmensentwicklung wird einfach nachvollziehbar:

Den Stand der Beteiligungsstruktur zu einem beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit zeigt Ihnen das System, mit allen zugehörigen Informationen, nach Eingabe des jeweiligen Datums an.

Weitere Informationen zu unserer Corporate Housekeeping-Lösung finden Sie in unserem Fachtext.

> Weiterleitung zum Fachtext

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+49 231 95806950
contract@otris.de

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