Den Anforderungen im Vertragsmanagement gerecht werden.

Für unterschiedliche Einsatzzwecke im Vertragsmanagement: drei Editionen sowie Erweiterungsmöglichkeiten

Wie umfangreich die digitale Vertragsverwaltung an Unternehmensstruktur und Unternehmensprozesse angepasst werden soll, variiert von Projekt zu Projekt. Um Ihnen die Lösung zu bieten, die für die Umsetzung Ihrer unternehmensspezifischen Anforderung weder über- noch unterdimensioniert ist, stehen Ihnen drei Editionen sowie technische Erweiterungen zur Auswahl. Unsere Edition mit Basis-Funktionsumfang bieten wir Ihnen ausschließlich als Software-as-a-Service in der Cloud an. Entscheiden Sie sich für die Editionen ENTERPRISE oder ENTERPRISE plus können Sie zwischen einem Betrieb auf Ihrem Unternehmensserver (On-Premises) oder in der otris private cloud, im zertifizierten Rechenzentrum, wählen.

Logo CLOUD-Edition Vertragsmanagement-Software otris contract

Die Edition otris contract CLOUD bieten wir Ihnen ausschließlich als Software-as-a-Service in der otris Cloud an. Das heißt, dass die Software auf den Servern eines Rechenzentrums betrieben wird. Über eine Internetverbindung greifen Sie auf diese Server zu, um mit der Software zu arbeiten. otris contract CLOUD ist jederzeit auf dem aktuellen Stand, da Updates umgehend nach der Veröffentlichung eingespielt werden.
Der Funktionsumfang von otris contract CLOUD ermöglicht eine einfache digitale Vertragsverwaltung. Die Software beinhaltet einen zentralen Speicherplatz zur Ablage sämtlicher Vertragsdokumente und zur Verwaltung der Stammdaten Ihrer Vertragspartner. Über umfassende Suchfunktionen finden Sie Verträge und Dokumente und sortieren die Ergebnisse nach Ihren Anforderungen. Vertragsfristen werden fortlaufend überwacht – otris contract reduziert Risiken, indem die Software auf automatische Vertragsverlängerungen und Kündigungsoptionen hinweist. Das Berechtigungskonzept steuert die Zugriffsrechte der Benutzer auf Vertragsarten und einzelne Verträge.

Logo ENTERPRISE-Edition - Vertragsmanagement Software otris contract

Die Edition otris contract ENTERPRISE bieten wir Ihnen als On-Premises-Variante (Betrieb auf Servern an Ihrem Unternehmensstandort) und als otris private cloud-Variante (Betrieb in einem zertifizierten Rechenzentrum) an.
Neben den Funktionen der CLOUD-Edition gestattet Ihnen die ENTERPRISE-Edition zusätzlich eine Anbindung an Ihr Active Directory / LDAP zur Vereinfachung von Nutzerverwaltung und Anmeldeprozess. Der Funktionsumfang wird erweitert durch die Möglichkeit, den digitalen Vertragsakten Vermerke und Korrespondenz (z.B. direkt aus Outlook) hinzuzufügen. Über die Dokumentenbaum-Funktion legen Sie Kategorien/ Unterkategorien an und verbessern Übersicht und Struktur. Eine verschlüsselte Dateiablage erhöht die Datensicherheit des Systems. Ergänzt wird der Produktumfang durch Funktionen für das Vertragscontrolling und eine IFRS 16-Bestandsanalyse.

Logo ENTERPRISE plus-Edition - Vertragsmanagement Software otris contract

Die Edition otris contract ENTERPRISE plus bieten wir Ihnen als On-Premises-Variante (Betrieb auf Servern an Ihrem Unternehmensstandort) und als otris private cloud-Variante (Betrieb in einem zertifizierten Rechenzentrum) an.
Zusätzlich zu den Funktionen der CLOUD- und ENTERPRISE-Edition können mit der ENTERPRISE plus-Edition auch Unternehmensprozesse abgebildet werden. Die integrierte Workflow-Funktionalität ermöglicht die Abbildung von unternehmensspezifischen Prozessen, die von allen Verträgen zielgerichtet durchlaufen werden. Die ENTERPRISE plus-Edition beinhaltet zusätzlich ein Reporting-Tool (Business Intelligence) zur Auswertung von Vertragsdaten wie Vertragskosten oder Laufzeiten. Zusatznutzen generiert die ENTERPRISE plus-Edition durch die Möglichkeit, weitere Aktentypen (z.B. Patentakte, Prozessakte, Matter Management) zu erstellen. Hierdurch wird Ihr Vertragsmanagement-System zu einem universell einsetzbaren Dokumenten-Management-System (DMS) ausgebaut.

Vertragsmanagement Software otris contract - Produktumfang
Vertragsmanagement Software otris contract - Produktumfang mobil

Erweiterungen für das Vertragsmanagement

Mit technischen Erweiterungen passen Sie otris contract neben der Auswahl einer Edition an Ihre Anforderungen an. Die Erweiterungen sind kombinierbar mit den Editionen ENTERPRISE und ENTERPRISE plus.

APP EXTENSION. Mobiles Vertragsmanagement.

Die Erweiterung APP EXTENSION macht die App myContract konfigurierbar und schaltet den vollen Funktionsumfang für ein mobiles Vertragsmanagement frei. Neben dem Vorteil, offline nutzbare Dokumente und Vorgänge auf Ihr mobiles Endgerät zu übertragen, profitieren Sie von der Möglichkeit, Aktionen auszuführen: Freigaben, Weiterleitungen oder Kommentierungen erledigen Sie mit der App. Vorkonfiguriert bildet die App ein klassisches Nutzungsszenario im Vertragsmanagement ab. Anpassungen, Erweiterungen oder Änderungen der vorkonfigurierten Funktionen und Berechtigungsstrukturen passen Sie bei Bedarf selbstständig und ohne Programmierkenntnisse im Admin-Bereich an.

CHRONIK. Revisionssicheres Archiv.

Das Modul CHRONIK ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und chronologische Momentaufnahmen von Verträgen für eine transparente Vertragshistorie. Verschiedene Vertragsstände inklusive der zugehörigen Dokumente, Anhänge, Aktenvermerke, Notizen oder E-Mails werden „eingefroren“.

Die Archivkomponente ist durch die KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz. Ein Berechtigungskonzept für die aktive Archivierung sowie den Zugang zu archivierten Verträgen kann individuell eingerichtet werden. Durch den Einsatz offener Schnittstellen kann der Ausbau bis hin zu einem übergreifenden Archiv auch für die Daten von Drittlösungen vorangetrieben werden. Die Kommunikation mit Drittlösungen kann wahlweise per Knopfdruck, durch Aktionen in Workflows oder automatisiert – zum Beispiel gesteuert durch eine vorab definierte Statusänderung – erfolgen.

CONNECTOR. Schnittstellen-Management.

Der CRM- / ERP-Connector ist eine uni- bzw. bidirektionale Schnittstelle zwischen CRM- / ERP-Systemen und otris contract. Die Schnittstelle dient einerseits zur Übertragung von Geschäfts- oder Vertragspartnerdaten aus einem CRM oder ERP in otris contract. In der Gegenrichtung werden otris contract-spezifische Informationen als Linkverweise in das System übertragen. Neben diesem speziellen Connector kann die Software an beliebige weitere Drittsysteme angebunden werden. Die otris contract Architektur stellt eine unkomplizierte Integration in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur sicher.

DOCUMENT CREATOR. Vorlagen- und Klausel-Bibliothek.

Der DOCUMENT CREATOR kombiniert eine Vorlagen- mit einer Klausel-Bibliothek und unterstützt Sie bei der Vertragserstellung. Die Erstellung von Vertragsvorlagen wird vereinfacht, indem der Vertragsdesigner durch einfache Auswahl der gewünschten Klauseln eine Vorlage im vorab festgelegten Corporate Design generiert. Das Aufsetzen eines Vertrages wird vereinfacht, indem der Vertragsersteller die geforderten Parameter zu der ausgewählten Vorlage eingibt (z.B. Laufzeit, Vertragssumme, Vertragsgegenstand), die im Anschluss vom System an die richtige Stelle in den Vertragsentwurf eingesetzt werden. Auf diese Weise erstellen auch Mitarbeiter ohne juristische Ausbildung rechtssichere Verträge. Welche Klauseln in welchem Vertrag verwendet wurden, dokumentiert das System automatisch.

FACTORY. Automatischer Import.

Die FACTORY ist ein Server-Modul für den automatischen Import von E-Mails, Datenbankinhalten oder Dateien aus dem Filesystem in otris contract. Die importierten Daten und Dokumente ergänzen die Daten des Vertragsmanagement und liefern vollständige, einheitliche und aktuelle Informationen. Mit der Vertragsmanagement Software otris contract werden nicht nur Verträge verwaltet, sondern auch wichtige Stammdaten über Geschäftspartner, Lieferanten sowie verbundene Unternehmen und deren Kontaktpersonen. Diese Daten, die oftmals in anderen Anwendungen verfügbar sind, können regelmäßig automatisiert in die Vertragsdatenbank von otris contract importiert und mit vorhandenen Vertragsdaten abgeglichen werden. So können Sie bspw. die Adressen aller Vertragspartner zentral in Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem ERP-System oder einer CRM-Lösung erfassen und in der Vertragsdatenbank komfortabel und ohne Eingabeaufwand nutzen. Ihre Vertragsdaten bleiben somit immer auf dem neuesten Stand und sind unternehmensweit eindeutig.

OCR. Umfängliche Texterkennung.

Vorhandene Verträge in digitaler Form (bspw. als PDF- oder TIFF-Dateien) können über ein überwachtes Laufwerk oder einen Ordner zu den Akten der Vertragsdatenbank hinzugefügt werden. Sie legen hierzu Ihre vorhandenen Vertragsdateien in ein von Ihnen gewähltes Verzeichnis. Die Vertragsverwaltung-Software otris contract holt diese dort in regelmäßigen Abständen ab und weist die Dateien den Vertragsakten zu. Eine nachträgliche Texterkennung (OCR) die auf die Dokumenten-Inhalte im Vertragsarchiv angewendet wird, erleichtert die Suche nach Verträgen und Vertragsbegriffen in der Datenbank. Insgesamt erreichen Sie schnell und einfach eine revisionssichere Archivierung aller vorhandenen Verträge und Vertragsdokumente und können auch bei Verlust der Originale alle Dateien vorweisen.

Beim Einscannen von Verträgen unterstützt otris contract verschiedenste Szenarien. Sie können am Einzelarbeitsplatz direkt „in die Vertragsakte“ scannen oder am Multifunktionsgerät der Abteilung entscheiden, ob der gescannte Vertrag per E-Mail an das Vertragsmanagement versendet oder über eine Ordnerablage importiert wird – mit anschließender Texterkennung (OCR). Die gescannten Verträge werden den digitalen Vertragsakten zugeordnet und revisionssicher archiviert. Gleichzeitig stellen Sie allen Benutzern eine aktuelle und einheitliche Vertragsversion bereit – Kopien der Verträge in Papierform sind nicht mehr erforderlich.

OFFICE. E-Mail-Funktionen und Office Integration.

Dokumentieren und archivieren Sie sämtliche Vertragskorrespondenz unkompliziert und auf direktem Wege aus Microsoft Outlook oder Microsoft Office Anwendungen. Ein Plugin verbindet die Microsoft Anwendungen mit otris contract. Auf diese Weise haben Sie Zugriff auf den Datenbestand Ihrer otris contract Installation, um Vertragsakten auszuwählen, denen Sie z.B. E-Mails zuordnen möchten. Egal ob Sie eine einzelne E-Mail oder mehrere Nachrichten auswählen — otris contract zerlegt die Inhalte (Text, Betreff, Absender, Anhänge) und ordnet sie in die Struktur der digitalen Vertragsakte ein. Auf diese Weise erstellen Sie eine lückenlose Vertragshistorie mit vollständiger Korrespondenz. Auf gleiche Weise greifen Sie aus Microsoft Office Anwendungen wie Microsoft Word oder Excel auf die Vertragsdatenbank zu und senden Dokumente an die Ziel-Vertragsakte ohne otris contract öffnen zu müssen. Auch ohne die Installation des Plugins profitieren Sie von E-Mail-Funktionen: Ziehen Sie eine E-Mail aus Microsoft Outlook mit Drag & Drop in otris contract, wird der Inhalt ebenfalls strukturiert zerlegt abgespeichert. Die Zuordnung zu einer Vertragsakte erfolgt dann in otris contract.

RISK ASSESSMENT. Vertragsrisiken identifizieren und bewerten.

Die Erweiterung RISK ASSESSMENT unterstützt Sie bei der Identifikation und Bewertung von Risiken, die sich aus Vertragsbeziehungen ergeben. Identifikation und Bewertung erfolgen über standardisierte Fragenkataloge, die mit Verträgen oder Vertragspartnern verknüpft werden. Nachdem der Nutzer den Fragenkatalog ausgefüllt hat, bestimmt das System die Risikokategorie anhand der eingegebenen Parameter. Die Ergebnisse werden durch Ampelsymbole visualisiert und somit schnell erfassbar. Sowohl der abgeschlossene Vertragsbestand als auch Verträge in Verhandlung können mit der Erweiterung RISK ASSESSMENT bewertet werden.

zum Referenzbericht

Fujitsu kauft mit otris ein

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Wie otris contract das Fujitsu Vertragsmanagement vereinfacht ...

zum Fachbeitrag

Die 4 größten Herausforderungen

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Telefon +49 (231) 958069 50
contract@otris.de

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