Fachlösung | legal SUITE Vertragsmanagement
mit otris software –
einfach, sicher, effizient.
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Digitales Vertragsmanagement minimiert Risiken und beschleunigt Prozesse

Optimieren Sie Ihr digitales Vertragsmanagement mit otris contract. Sie gewinnen die volle Kontrolle über den Lebenszyklus all Ihrer Verträge: von der Erstellung über die strukturierte Ablage und die Bearbeitung bis zur Archivierung.

otris contract

Ihr Produktnutzen

  • Zentrale Vertragsablage
  • Einfache Recherche
  • Kontrollierte Fristen
  • Individuelle Workflows
  • On-Premises oder Cloud

Vertragsmanagement (engl. contract management) beinhaltet mehr als die Verwaltung von Verträgen. Gutes Vertragsmanagement generiert Mehrwert durch Standardisierung bei Bearbeitung, Erstellung und Recherche. Mitarbeiter finden umgehend die Daten und Dokumente, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen: anstehende Fristen, Leistungsansprüche oder Zusammenhänge zwischen Verträgen.

Ohne Contract Lifecycle Management bleiben diese Informationen intransparent. Häufig entstehen Insellösungen im Unternehmen und die Bearbeitung sowie Ablage der einzelnen Verträge erfolgt auf Abteilungs- oder Teamebene. Konflikte durch unterschiedliche Wissensstände, vermeidbare Risiken, zeitraubende Bearbeitungsprozesse und verschenktes Potenzial sind die Folge.

Webcast-Aufzeichnung |
„Vertragsmanagement mit otris software“

Vertragsmanagement mit otris software - Webcast-Aufzeichnung

Einfach, sicher, digital – Vertragsmanagement mit otris contract

In diesem Webcast erfahren Sie, wie Sie mit otris software schnell und unkompliziert ein digitales Vertragsmanagement einführen. Unser Vertragsmanagement-Experte Matthias Clarfeld gibt Ihnen einen ersten Einblick in die Lösung und beschreibt, was die Zusammenarbeit mit otris software auszeichnet.

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Vertragsmanagement Software otris contract - Produktgrafik

otris contract

Unsere Vertragsmanagement-Software otris contract verbessert Sicherheit und Effizienz über den gesamten Vertragslebenszyklus. Sämtliche Daten sind für alle Beteiligten schnell auffindbar, der Informationsstand ist stets aktuell und einheitlich. Vertragsfristen überwacht das System automatisch und warnt zuständige Mitarbeiter. Mit otris contract steuern und digitalisieren Sie vollständige Vertragsmanagement-Prozesse: Von einfachen Genehmigungsworkflows bis zu komplexen Abläufen bei der Vertragserstellung.

Unsere Vertragsmanagement-Software im Überblick

otris contract ist modular aufgebaut. Basis-Elemente, wie die zentrale Vertragsakte, kombinieren Sie mit Erweiterungen. Bei Bedarf integrieren wir Ihre unternehmensspezifischen Workflows in die Anwendung. Das Ziel: Eine Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht.

otris Vertragsmanagement Software - Digitale Vertragsakte

In zentralen Vertragsakten erfassen Sie Verträge mit zugehöriger Korrespondenz, Anmerkungen und Anlagen. Versionierungen sind für jeden Bearbeiter nachvollziehbar. Die strukturierte Ablage und leistungsstarke Suchfunktionen vereinfachen die Recherche innerhalb des gesamten Vertrags-Bestandes. Nach Ablauf des Vertragslebenszyklus‘ archivieren Sie Vertragsakten revisionssicher und konform zu den GoBD in dem KPMG-zertifizierten otris-Archiv.

Vertragserstellung, Digitale Signatur mit otris-Vertragsmanagement

Vertragserstellung | Digitale Signatur

Von der Erstellung bis zur digitalen Unterschrift – Vorlagensystem und Klauselverwaltung beschleunigen den Vertrags-Erstellungsprozess und helfen, Fehler zu vermeiden. Die engen Vorgaben der Vorlage lassen keinen Spielraum für Abweichungen und ermöglichen somit auch Mitarbeitern ohne juristische Ausbildung, rechtssichere Verträge zu erstellen.

Fristenmanagement mit otris-Vertragsmanagement

Fristenkontrolle | Wiedervorlage

Automatisierte Warnung vor anstehenden Fristen. Rechtzeitig vor Ablauf einer Frist werden die zuständigen Mitarbeiter informiert. Falls der zuständige Mitarbeiter auf eine Fristenwarnung nicht reagiert, stellt ein Eskalations-Workflow sicher, dass ein vorab definierter Personenkreis informiert wird.

Individuelle Workflows gestalten mit otris-Vertragssoftware

Individuelle Workflows 

Ob Sie den Prozess zur Vertragsfreigabe mehrstufig definieren, eine digitale Vertragsunterzeichnung abbilden oder die Datenprüfung nach der Vertragserfassung automatisieren möchten – mit otris contract digitalisieren Sie Arbeitsprozesse im Vertragsmanagement. Komplexe, individualisierte Workflows werden mit Hilfe eines Workflow-Designers (Microsoft Visio) grafisch modelliert.

Differenziertes Berechtigungskonzept - otris-Vertragsmanagement

Berechtigungen | Zugriff

otris contract integriert alle Inhalte der Vertragsdatenbank in ein differenziertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept mit klaren Regeln und möglichen Ausnahmen. Die Umsetzung ist stets individuell und maßgeschneidert und kann vom pragmatischen Ansatz bis zur komplexen Zugriffskontrolle reichen. Mit otris contract gestalten Sie einen sicheren Zugang zu vertraulichen Dokumenten im Vertragsmanagement.

Reporting, Controlling mit otris-Vertragsmanagement

Reporting | Controlling

otris contract integriert umfassende Business-Intelligence-Funktionen. Daten aus der Vertragsdatenbank inklusive aller Finanzwerte oder auch Daten aus anderen Quellen können zur individuellen Auswertung abgerufen werden. Die Daten lassen sich beliebig gruppieren, verdichten und arrangieren.

Merkmale, die unsere digitale Vertragsmanagement-Lösung auszeichnen

Bedienbarkeit (Usability). Einfach und intuitiv.

Eine einfache Bedienbarkeit durch eine bis ins Detail durchdachte Software-Oberfläche hat bei sämtlichen otris Entwicklungen höchste Priorität. Das Arbeiten mit otris contract lässt sich trotz der hohen Komplexität des Systems sehr schnell erlernen. Die hervorragende Usability der Contract Management Software minimiert den Lernaufwand, den neue Anwender betreiben müssen und verbessert dadurch die Nutzerakzeptanz nach der Einführung.

Integration. Reibungslos und Plattformunabhängig.

otris contract ist eine browserbasierte Anwendung und erfordert daher keine Installation auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer. Das Vertragsmanagement-System ist plattformunabhängig und integriert sich ohne Komplikationen in Ihr IT-Umfeld. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation mit bestehenden Systemen. Nicht nur die fachliche Arbeit mit dem System, auch die Administration sowie die individuelle Gestaltung der Programmoberfläche erfolgt bequem über den Webbrowser.

Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.

Um den Software-Funktionsumfang an die gegebenen Anforderungen anzupassen, wählen Unternehmen eine der drei Software-Editionen und kombinieren bei Bedarf Erweiterungen. Gibt es weitere Anforderungen, die dieser Standard-Funktionsumfang nicht abdeckt, realisiert das otris-Consulting eine bedarfsgerechte Individualisierung. Von einer einfachen Datenfeld-Ergänzung bis hin zu komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen – die otris contract-Architektur ist so offen gestaltet, dass auch umfangreiche Anpassungen mit überschaubarem Aufwand umsetzbar sind.

Skalierbarkeit. Unkompliziert erweiterbar.

Auf Abteilungsebene beginnen und das Vertragsmanagement-System nach und nach konzernweit ausrollen – das ist mit otris contract problemlos möglich. Nicht nur der Funktionsumfang, auch die Anzahl der Nutzer ist schnell und unkompliziert erweiterbar. Ebenfalls möglich: Sie starten mit einer kleinen, kostengünstigen und jederzeit kündbaren Cloud-Lösung. Nachdem Sie die Praxistauglichkeit des Systems überzeugt hat, sind ein Wechsel auf den unternehmenseigenen Server und ein Ausbau des Systems unkompliziert zu realisieren. Bei einem Wechsel von der Cloud auf den unternehmenseigenen Server werden alle Systemeinstellungen, Konfigurationen, Daten, Dokumente und Vorgänge mitübernommen.

Geräteunabhängig. Vertragsmanagement-App.

Die Vertragsmanagement-App myContract macht otris contract geräteunabhängig. Das unterstützt Nutzer, die zum Beispiel von unterwegs auf ihr Vertragsmanagement zugreifen möchten und nur das Mobiltelefon zur Hand haben. Über die App steht der volle Funktionsumfang zur Verfügung. Nutzer erteilen Vertragsfreigaben, leiten Vertragsentwürfe weiter oder laden per Foto-Upload einen gerade neu unterzeichneten Vertrag direkt in das System. Das beschleunigt Prozesse und erweitert die Möglichkeiten, auch wenn auf Reisen die Internetverbindung schlecht ist. Denn: Daten und Dokumente, die der Nutzer vorab als Favoriten markiert hat, stehen auch offline zur Verfügung.

On-Premises oder Cloud. Betriebsform wählbar.

On-Premises oder Cloud – welche Variante Sie nutzen, können Sie frei wählen. On-Premises heißt, dass otris contract auf einem Server an Ihrem Unternehmensstandort installiert wird. Bei einer Cloud-Variante greifen Sie auf die Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland) zu und nutzen die Vertragsmanagement-Software von dort. In beiden Fällen verwenden Sie einen Webbrowser, um mit der Software zu arbeiten.

„Vom Erstgespräch über die Anforderungsanalyse bis hin zur Umsetzung hat die Zusammenarbeit mit otris hervorragend funktioniert.“

Ines Padovan
International Accounting, Deichmann SE

Wie funktioniert unser digitales Vertragsmanagement in der Praxis?

Mehr Sicherheit, Ordnung, Überblick und Kontrolle im Vertragsmanagement.
Vier Beispiele aus der Praxis.

Sicherheit. Automatisierte Fristen- und Terminüberwachung.
Ein Vertrag für eine Dienstleistung, die anderweitig günstiger eingekauft werden könnte, verlängert sich ungewollt. Die Chance zur Verhandlung wurde verpasst. Wie verhindern Sie ungewollte Vertragsverlängerungen?

otris contract sorgt für Sicherheit im Vertragscontrolling durch automatisierte Fristen- und Terminüberwachung. Sie behalten sämtliche Termine im Blick und halten alle Vertragsfristen ein. Ereignisse und Handlungsmöglichkeiten rund um die Verträge werden automatisch überwacht. Das System informiert Sie, ob ein Vertrag ausläuft, eine Kündigungsoption genutzt werden kann oder eine Vertragsverlängerung ansteht. otris contract, die Software für Vertragsverwaltung, informiert die verantwortlichen Benutzer und Abteilungen frühzeitig per E-Mail und schützt aktiv vor unnötigen Risiken. Eine integrierte Eskalationssteuerung stellt eine zuverlässige Fristen- und Terminüberwachung sicher. Vor dem Verstreichen einer festgelegten Reaktionszeit werden E-Mail-Benachrichtigungen an einen erweiterten Empfängerkreis zielgerichtet versendet. Wahlweise können auch Adressaten aus weiteren Hierarchie-Ebenen hinzugefügt werden.

Überblick. Zeit und Geld.
Ein Mitarbeiter sucht nach einem Vertrag, findet ihn jedoch nicht, da er auf der lokalen Festplatte eines anderen Mitarbeiters liegt. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch zeitaufwendig. Wie schaffen Sie Transparenz?

otris contract verkürzt die Zeit, die Mitarbeiter zur Informationsbeschaffung verwenden durch zentrale Datenablage und umfangreiche Such- und Sortierfunktionen. Den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben im Vertragsmanagement: z.B. Vertragsinhalte prüfen, Verhandlungen, Rechnungsstellung, Recherche zu Vertragsbedingungen, Controlling. Aktuelle und vollständige Informationen in diesen Bereichen sind die Grundlage für rechtlich und betriebswirtschaftlich richtige Entscheidungen.

Ordnung. Erfassen und Auswerten.
Eine Wirtschaftsprüfung steht an. Umfassende Daten zu Forderungen und Verbindlichkeiten aus bestehenden Verträgen müssen schnell und korrekt zusammengetragen werden. Wie vereinfacht digitales Vertragsmanagement das Reporting?

otris contract hilft Ihnen – nicht nur bei externen Prüfungen – nachzuvollziehen, welche Forderungen und Verbindlichkeiten aus Vertragsbeziehungen resultieren. Kosten und Erträge werden erfasst und unmittelbar den verursachenden Verträgen zugeordnet. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen werden nur einmal als periodische Zahlungsreihe hinterlegt und automatisiert weiterberechnet. Zahlungen können grafisch und tabellarisch dargestellt, ausgewertet und in Excel-Arbeitsmappen übertragen werden. Auf Knopfdruck generieren Sie Berichte und gewinnen schnell die Übersicht über sämtliche Aufwände und Erträge der hinterlegten Verträge. Überwachen Sie die Einhaltung von Budgets, erstellen Sie Forecasts für zukünftige Entwicklungen oder berechnen Sie Aufstellungen über offene Verbindlichkeiten.

Kontrolle. Zugriff und Datenschutz.
Ein Darlehensvertrag gelangt in die Hände eines Mitarbeiters. Der Vertrag enthält sensible Informationen, die nicht für ihn, sondern lediglich für die Geschäftsführung und die Finanzabteilung bestimmt sind. Wie verbessern Sie den Datenschutz in Ihrer Vertragsverwaltung?

otris contract reguliert den Zugriff auf Vertragsarten und einzelne Verträge über ein feingliedriges Berechtigungskonzept. Sie definieren bei der Einrichtung des Systems, welchen Prinzipien dieses Berechtigungskonzept folgt: z.B. die Berechtigung, dass Mitarbeiter einer definierten Abteilung mit leitender Funktion schreibenden und lesenden Zugriff auf bestimmte Vertragsarten erhalten und die restlichen Verträge für sie nicht angezeigt werden. Mit otris contract können Zugriffe nicht nur für einzelne Betriebe, sondern für die konzernweite Unternehmensstruktur gesteuert werden.

Events

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Webcast | Legal Tech

Webcast - Legal Tech: Fachlösungen kombinieren

Termine: 28.09. | 10.10. | 26.10.
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Webcast | Contract-Lifecycle

otris-software-contract-life-cycle-webcast

Termine: 19.10. | 31.10. | 16.11.
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Webcast | Corporate Housekeeping

otris-software-corporate-housekeeping-webcast

Termine: 26.09. | 24.10.
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Vertragsmanagement für spezielle Anforderungen

Wie vielfältig die Anforderungen an ein digitales Vertragsmanagement-System sind, zeigen die Rückmeldungen unserer Kunden und Interessenten. Um auch spezielle Bedarfe bestmöglich abzudecken, kombinieren otris-Kunden die Vertragsmanagement-Software mit weiteren otris-Fachlösungen. Einige Beispiele:

Kombination zur Corporate Housekeeping-Lösung
otris contract ist Teil der otris legal SUITE und somit um Funktionen, die an das Vertragsmanagement angrenzen, erweiterbar. otris contract in Kombination mit unserer Beteiligungsmanagement-Fachlösung otris corporate ergibt eine Gesamtlösung für Ihr Corporate Housekeeping. Mit der Gesamtlösung verwalten Sie sowohl Verträge aus dem operativen Geschäft als auch gesellschaftsrelevante Corporate Documents. Viele weitere Funktionen stehen zur Verfügung: Von der Versendung und Archivierung von Aufsichtsratsprotokollen bis hin zur Organisation der Gremiensitzungen. Die Lösung verbessert nicht nur Ihr Dokumentenmanagement. Auch die Unternehmensentwicklung wird einfach nachvollziehbar: Das System zeigt Ihnen den Stand der Beteiligungsstruktur zu einem frei wählbaren Zeitpunkt in der Vergangenheit an.

> Weitere Informationen zu unserer Corporate Housekeeping-Lösung

Kombination mit weiteren Fachlösungen der otris legal SUITE
Neben der Verknüpfung von Vertrags- und Beteiligungsmanagement können weitere Kombinationen sinnvoll sein und Synergie erzeugen. Die otris legal SUITE enthält zusätzliche Fachlösungen für das Schutzrechtemanagement sowie für das Vorgangsmanagement. Durch die Verknüpfung erkennen Sie Vorgänge im Gesamtzusammenhang.

Beispiel: Ein Schutzrecht, das Sie in otris ip verwalten und der dazugehörige Vertrag mit einem Hersteller, den Sie in otris contract verwalten. Oder: Eine Rechtsstreitigkeit, die Sie als Vorgang in otris matter verwalten und mit dem zugrundeliegenden (strittigen) Vertrag in otris contract verknüpfen.

> Weitere Informationen zu unserer Legal Matter Management Fachlösung

> Weitere Informationen zu unserer IP Management Fachlösung

Kombination mit Fachlösungen anderer otris-Suiten
Die Kombination der suite-internen Fachlösungen ist naheliegend. Bei speziellen Anforderungen kombinieren Unternehmen jedoch auch suite-übergreifend. Beispiel: Das LkSG verlangt eine Dokumentation von Beschaffungs- und Unternehmensinformationen. Mit otris diligence strukturieren Unternehmen ihre Zulieferbeziehungen und bewerten die Risiken. Viele der benötigten Informationen können mit den Fachlösungen otris contract (Lieferantenverträge) und otris corporate (Unternehmensstruktur) verwaltet werden. Die Kombination der Fachlösungen erleichtert den Datenaustausch.

> Weitere Informationen zur otris compliance SUITE

> Weitere Informationen zur otris privacy SUITE

Aktuelles

Referenzberichte | Fachartikel

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Vertragsvielfalt bei Krankenkassen

Wie Krankenkassen den Überblick im Vertragsmanagement behalten - Referenzbericht

Wie otris software Vertragsmanagement-Prozesse vereinfacht ...

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Vertragsmanagement automatisieren

BORA automatisiert Vertragsmanagement - Mut zur Digitalisierung zahlt sich aus

Bora setzt auf digitale Workflows bei der Vertragserstellung und Vorlagenpflege ...

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Checkliste Vertragsmanagement

Vertragsmanagement – mit Checklisten den Bedarf ermitteln - Fachbeitrag

Um einen ersten Eindruck zu gewinnen, welchen Bedarf Sie haben ...

Welche Vertragsmanagement-Edition passt zu Ihren Anforderungen?

Um Ihnen die Lösung zu bieten, die optimal zu Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen passt, stellen wir drei Editionen sowie funktionale Erweiterungen zur Auswahl.

otris contract

Sie suchen nach einer Software für Vertragsmanagement, mit der Sie:

  • schnell starten
  • größere Anfangsinvestitionen vermeiden
  • keine unternehmensinterne IT-Ressourcen binden

Die otris contract STANDARD-Edition ist eine vollumfängliche Vertragsmanagement-Lösung.
(SaaS in der otris cloud)

Vertragsmanagement Software otris contract - ENTERPRISE-Edition

Sie suchen nach einer Software für Vertragsmanagement, mit der Sie:

  • bestehende Systeme (z.B. Stammdaten Debitoren/Kreditoren aus ERP) anbinden
  • Berechtigungsstrukturen abhängig von Unternehmenseinheiten und Dokumentenkategorien abbilden
  • Konfigurationen (z.B. Zusatzfelder oder zusätzliche Vertragsarten) umsetzen

Die otris contract ENTERPRISE-Edition ist die frei konfigurierbare, schnittstellenfähige Variante unserer Vertragsmanagement-Lösung.
(SaaS in der otris cloud | On-Premises)

Vertragsmanagement Software otris contract - ENTERPRISE plus-Edition

Sie suchen nach einer Software für Vertragsmanagement, mit der Sie:

  • bestehende Systeme (z.B. Stammdaten Debitoren/Kreditoren aus ERP) anbinden
  • Unternehmensstrukturen (z.B. Berechtigungen) und Arbeitsprozesse (z.B. Vertragsfreigabeprozess) integrieren
  • Individualisierungen (z.B. unternehmensspezifische BI-Reports) umsetzen
  • individuelle konfigurierbare digitale Akten integrieren

Die otris contract ENTERPRISE plus-Edition ist unsere individuell anpassbare, schnittstellenfähige Vertragsmanagement-Lösung mit offener Workflow-Funktionalität.
(SaaS in der otris cloud | On-Premises)

„Das Gesamtpaket aus Benutzerfreundlichkeit, Anforderungsabdeckung und Kosten passt bei otris contract.“

Claudia Röthel
Rechtsabteilung, SOLDAN Holding + Bonbonspezialitäten GmbH

Erweiterungen für das Vertragsmanagement

Mit Erweiterungen passen Sie otris contract neben der Auswahl einer Edition an Ihre Anforderungen an. Die Erweiterungen sind kombinierbar mit den Editionen ENTERPRISE und ENTERPRISE plus.

APP EXTENSION. Mobiles Vertragsmanagement.

Die Erweiterung APP EXTENSION macht die App myContract konfigurierbar und schaltet den vollen Funktionsumfang für ein mobiles Vertragsmanagement frei. Neben dem Vorteil, offline nutzbare Dokumente und Vorgänge auf Ihr mobiles Endgerät zu übertragen, profitieren Sie von der Möglichkeit, Aktionen auszuführen: Freigaben, Weiterleitungen oder Kommentierungen erledigen Sie mit der App. Vorkonfiguriert bildet die App ein klassisches Nutzungsszenario im Vertragsmanagement ab. Anpassungen, Erweiterungen oder Änderungen der vorkonfigurierten Funktionen und Berechtigungsstrukturen passen Sie bei Bedarf selbstständig und ohne Programmierkenntnisse im Admin-Bereich an.

CHRONIK. Revisionssicheres Archiv.

Das Modul CHRONIK ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und chronologische Momentaufnahmen von Verträgen für eine transparente Vertragshistorie. Verschiedene Vertragsstände inklusive der zugehörigen Dokumente, Anhänge, Aktenvermerke, Notizen oder E-Mails werden „eingefroren“.

Die Archivkomponente ist durch die KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz. Ein Berechtigungskonzept für die aktive Archivierung sowie den Zugang zu archivierten Verträgen kann individuell eingerichtet werden. Durch den Einsatz offener Schnittstellen kann der Ausbau bis hin zu einem übergreifenden Archiv auch für die Daten von Drittlösungen vorangetrieben werden. Die Kommunikation mit Drittlösungen kann wahlweise per Knopfdruck, durch Aktionen in Workflows oder automatisiert – zum Beispiel gesteuert durch eine vorab definierte Statusänderung – erfolgen.

CONNECTOR. Schnittstellen-Management.

Der CRM- / ERP-Connector ist eine uni- bzw. bidirektionale Schnittstelle zwischen CRM- / ERP-Systemen und otris contract. Die Schnittstelle dient einerseits zur Übertragung von Geschäfts- oder Vertragspartnerdaten aus einem CRM oder ERP in otris contract. In der Gegenrichtung werden otris contract-spezifische Informationen als Linkverweise in das System übertragen. Neben diesem speziellen Connector kann die Software an beliebige weitere Drittsysteme angebunden werden. Die otris contract Architektur stellt eine unkomplizierte Integration in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur sicher.

DOCUMENT CREATOR. Vorlagen- und Klausel-Bibliothek.

Der DOCUMENT CREATOR kombiniert eine Vorlagen- mit einer Klausel-Bibliothek und unterstützt Sie bei der Vertragserstellung. Die Erstellung von Vertragsvorlagen wird vereinfacht, indem der Vertragsdesigner durch einfache Auswahl der gewünschten Klauseln eine Vorlage im vorab festgelegten Corporate Design generiert. Das Aufsetzen eines Vertrages wird vereinfacht, indem der Vertragsersteller die geforderten Parameter zu der ausgewählten Vorlage eingibt (z.B. Laufzeit, Vertragssumme, Vertragsgegenstand), die im Anschluss vom System an die richtige Stelle in den Vertragsentwurf eingesetzt werden. Auf diese Weise erstellen auch Mitarbeiter ohne juristische Ausbildung rechtssichere Verträge. Welche Klauseln in welchem Vertrag verwendet wurden, dokumentiert das System automatisch.

OFFICE. E-Mail-Funktionen und Office Integration.

Dokumentieren und archivieren Sie sämtliche Vertragskorrespondenz unkompliziert und auf direktem Wege aus Microsoft Outlook oder anderen Microsoft OfficeAnwendungen. Ein Plugin verbindet MicrosoftAnwendungen mit der otris contract-Installation. Über das Plugin wählen Sie Vertragsakten aus, denen Sie z.B. E-Mails zuordnen möchten. Egal, ob Sie eine einzelne E-Mail oder mehrere Nachrichten auswählen — otris contract zerlegt die Inhalte (Text, Betreff, Absender, Anhänge) und ordnet sie in die Struktur der digitalen Vertragsakte ein. Das Ergebnis: eine lückenlose Vertragshistorie mit vollständiger Korrespondenz. Auf gleiche Weise greifen Sie aus Microsoft OfficeAnwendungen wie Microsoft Word oder Excel auf die Vertragsdatenbank zu und senden Dokumente an die Ziel-Vertragsakte ohne otris contract öffnen zu müssen.   

Die Office-Integration funktioniert bidirektional. Das heißt: Sie können mit dem Plugin nicht nur Daten aus der Office-Anwendung nach otris contract übertragen, sondern ebenso von otris contract zur Office-AnwendungBeispiel: Sie möchten einer E-Mail, die Sie in Microsoft Outlook verfassen, ein Dokument anhängen, das in otris contract hinterlegt ist. Über das Plugin greifen Sie aus Microsoft Outlook auf otris contract zu, um das jeweilige Dokument auszuwählen und der E-Mail anzuhängen. Mit der zusätzlichen Desktop-Komponente importieren Sie Dateien aus Ihren Laufwerken per drag and drop nach otris contract.     

RISK ASSESSMENT. Vertragsrisiken identifizieren und bewerten.

Die Erweiterung RISK ASSESSMENT unterstützt Sie bei der Identifikation und Bewertung von Risiken, die sich aus Vertragsbeziehungen ergeben. Identifikation und Bewertung erfolgen über standardisierte Fragenkataloge, die mit Verträgen oder Vertragspartnern verknüpft werden. Nachdem der Nutzer den Fragenkatalog ausgefüllt hat, bestimmt das System die Risikokategorie anhand der eingegebenen Parameter. Die Ergebnisse werden durch Ampelsymbole visualisiert und somit schnell erfassbar. Sowohl der abgeschlossene Vertragsbestand als auch Verträge in Verhandlung können mit der Erweiterung RISK ASSESSMENT bewertet werden.

SIGNATURE. Digitale Vertragsunterzeichnung.

Die Schnittstelle SIGNATURE ermöglicht eine digitale Unterschrift von Dokumenten in otris contract nach dem jeweiligen Verfahren der angebundenen Unterschriftenplattform (z.B. DocuSign, FP Sign).

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Die otris software AG wird alle hier bereitgestellten Informationen ausschließlich in Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung verwenden.

Ihr Ansprechpartner

Matthias Clarfeld
+49 231 95806950
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