Module & Erweiterungen für Datenschutz-Software otris privacy.

Module & Erweiterungen – Integrationsplattform für den Datenschutz

Bereichsübergreifender Datenschutz an entfernten Arbeitsstätten, im Konzern, an internationalen Standorten: Durch seinen modularen Aufbau passt sich otris privacy optimal an Ihre betrieblichen Gegebenheiten an. Die Datenschutzmanagement-Software otris privacy lässt sich einfach in Ihr bestehendes IT-System integrieren und gewährleistet einen reibungslosen Workflow.

Basis-Modul. single und corporate.
Das Basis-Modul „single“ ist auf die Bedürfnisse von Datenschutzbeauftragten kleiner und mittelständischer Unternehmen sowie selbstständige, externe Datenschutzbeauftragte zugeschnitten. Ein Mandant ist im Standard enthalten. Die Installation erfolgt an einem Arbeitsplatz.

Für Datenschutzbeauftragte von mittleren bis großen Unternehmen, Konzernen sowie Dienstleistungsunternehmen aus dem Bereich der externen Datenschutzbetreuung bietet das Basis-Modul „corporate“ die richtige Lösung. Das Mehrplatzsystem umfasst einen Mandanten sowie drei Clients.

Konzern-Modul. Gesellschaftsübergreifend.

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Im Konzernumfeld unterstützt Sie otris privacy bei der Umsetzung und Aufgabenplanung Ihres Datenschutzkonzeptes.

Neben der hierarchischen Abbildung und Verwaltung Ihrer Unternehmensstrukturen beinhaltet das Konzern-Modul eine umfassende Benutzerverwaltung. Benutzerrechte können in vielfacher Weise vergeben und innerhalb von otris privacy einfach verwaltet werden. Ein noch so umfassendes Datenschutzkonzept kann somit schnell umgesetzt und koordiniert werden. Weiterhin unterstützt das Konzern-Modul die gesellschaftsübergreifende Verfahrenspflege. Eine redundante Datenpflege entfällt, so dass sich der Pflegeaufwand Ihrer elektronischen Verfahrensverzeichnisse deutlich reduziert.

Web-Modul. Online-Zugriff.

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Alternativ oder ergänzend zum Windows GUI-Client kann otris privacy auch über die Web-Oberfläche erweitert und bedient werden.

Der Zugriff erfolgt über einen gängigen Web-Browser, so dass client-seitig kein zusätzlicher Installationsaufwand erforderlich ist. Der Web-Zugriff ermöglicht ein vom Standort sowie Betriebssystem unabhängiges Arbeiten mit der Software. Aufgaben im Bereich Datenschutz, E-Learning-Schulungen sowie eine Informationsplattform können somit einfach über eine zentrale Datenschutz-Plattform angeboten, verwaltet und dokumentiert werden. Die Nutzeranzahl ist dabei unbegrenzt und die Steuerung der Benutzerzugriffsrechte erfolgt automatisch über otris privacy ohne zusätzlichen Konfigurationsaufwand.

Mehrsprachigkeit. Deutsch und Englisch.

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Für unsere international tätigen Kunden bietet sich die Nutzung des Moduls „Mehrsprachigkeit“ an. Es ermöglicht die Nutzung von otris privacy in deutscher sowie englischer Sprache.

in allen Kernanwendungsgebieten des Datenschutzmanagements von der Pflege des Verfahrensverzeichnisses, über die Dokumentation und Prüfung von Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung bis hin zur Erfassung und Bearbeitung von Datenauskünften . Bei der Erfassung kann für jeden Anwendungsfall die jeweilige Sprache eingestellt werden und ermöglicht es so jedem Benutzer eine sprachlich individuelle Nutzung. Die Anzeige in der Web-Oberfläche kann ebenfalls durch die Anwender individuell von Deutsch auf Englisch umgeschaltet werden. Darüber hinaus sind zusätzlich zu den Standard-Checklisten in deutscher Sprache (ca. 900 Fragen) zusätzliche englische Checklisten (ca. 500 Fragen) enthalten.

Integrationsmodule

Melde-Modul. Formulare und Meldungen.

Mit dem Melde-Modul werden ausgewählte Koordinatoren bis hin zur gesamten Belegschaft in das Datenschutz-Management mit eingebunden. Die Mitarbeiter melden neue oder geänderte Verarbeitungen auf elektronischem Weg. Diese Angaben fließen automatisch in otris privacy ein, wo sie durch den Datenschutzbeauftragten weiter qualifiziert werden. Das Melde-Modul beinhaltet das Web-Formular zur Verfahrensmeldung, eine eingeschränkte Factory mit dem zugehörigen Anwendungsszenario sowie die Installtion und Einrichtung des Moduls. Sonderwünsche (z.B. Anpassungen des Web-Formulars, Verwendung von Word-Formularen, Auslesen von Datenbanken) können im Rahmen einer Dienstleistung realisiert werden.

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Anfrage-Modul. Antworten geben.

Das Anfrage-Modul ermöglicht die automatische Erfassung und Dokumentation eingehender Anfragen zum Datenschutz z.B. §34 BDSG sowie Datenauskunftsersuchen in otris privacy. Anfragen können per E-Mail oder per Web-Formular inklusive Anlagen an otris privacy gemeldet werden. Über eine Ticket-Nr. wird die weitere Korrespondenz zur Anfrage zusammengefasst. Eingegangene Anfragen können bearbeitet oder zur Weiterverarbeitung durch eine andere Stelle delegiert werden. Weiterhin können Textvorlagen inkl. zugehöriger Dateianhänge (z.B. Datenschutzrichtlinien oder AGB als PDF) verwendet werden um Redundanzen bei der Erfassung von Arbeitsschritten oder bei der Beantwortung der Anfragen zu vermeiden und so den Bearbeitungsprozess zu optimieren. Bei Bedarf können eingehende Anfragen auch durch Filterkriterien vorab kontrolliert werden. Das Anfrage-Modul basiert auf einem das Web-Formular zur Meldung und dem zugehörigen Anwendungsszenario für die Factory. Kundenwünsche (z.B. Anpassungen des Web-Formulars, Besonderheiten zur Vergabe der Ticket-Nummern, Auslesen von Datenbanken, spezielle Filterkriterien für eingehende Anfragen) setzen wir gerne für Sie um.

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Factory. Einbindung externer Applikationen.

Die otris privacy-Factory stellt eine Schnittstelle dar, die die Integration externer Applikationen in otris privacy ermöglicht. Die Integration kann auf Basis von XML, E-Mail oder ODBC-Datenbanken erfolgen. Mögliche Anwendungsfälle sind z.B. die Einbindung von Kontaktformularen für Anfragen an den DSB, die Einrichtung einer anonymen Beschwerdestelle und ähnliches. Die importierten Daten und Dokumente ergänzen so die Daten des Datenschutzmanagement und liefern vollständige, einheitliche und aktuelle Informationen.

Auch können Daten aus bereits bestehenden Systemen, beispielsweise zur Verwaltung Ihrer Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung oder Stammdaten, regelmäßig und automatisiert in die otris privacy-Datenbank importiert und vorhandene Daten ergänzt oder synchronisiert werden. Die otris privacy-Factory ist eine eigenständige Client/Server-Anwendung, die auf derselben Hardware wie otris privacy installiert werden sollte.

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Lothar Symanofsky
Telefon +49 (231) 958069 50
privacy@otris.de

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Produktbroschüre – otris privacy

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