Den Anforderungen im Datenschutzmanagement gerecht werden.

Für unterschiedliche Einsatzzwecke im Datenschutzmanagement: drei Editionen mit Erweiterungsmöglichkeiten

Wie umfangreich und aufwendig eine Datenschutz-Organisation gestaltet werden muss, um allen gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden, ist abhängig vom Unternehmen. Wichtige Einflussfaktoren sind die Unternehmensgröße, Struktur und Geschäftsfelder. Um Ihnen ein System anzubieten, dass zu Ihren Anforderungen passt, stehen drei Produkt-Editionen und Erweiterungen zur Auswahl.

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Der Funktionsumfang von otris privacy Standard ermöglicht ein Basis-Datenschutzmanagement. Die Software vereinfacht die Steuerung und Kontrolle grundlegender Datenschutzmanagement-Prozesse bei Ihren Mandanten. Im Vordergrund stehen der Aufbau und die Pflege des Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten sowie die Datenschutz-Folgenabschätzung. Integrierte Checklisten zur Datenschutzanalyse unterstützten Sie bei der Prüfung und Bewertung datenschutzrelevanter Unternehmensabläufe. Die Software hilft Ihnen, Datenschutz-Maßnahmen zu überwachen und übersichtlich zu dokumentiert. Auch können Anfragen, Auskunftsersuche sowie Datenschutzverletzungen umfänglich dokumentiert werden. Mit den Funktionen zur Auftragsdatenverarbeitung prüfen Sie technisch-organisatorische Maßnahmen externer Dienstleister und die mit ihnen geschlossenen Verträge. Darüber hinaus stehen unterschiedliche Kommunikationskanäle – wie z.B. E-Learning-Programme – zur Verfügung, um das Datenschutzbewusstsein im Unternehmen zu stärken. Ein detailliertes Berechtigungskonzept steuert die Zugriffsrechte der Benutzer(gruppen) und unterstützt bei der dedizierten Verwaltung Ihrer Mandanten.

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Neben den Funktionen der Standard-Edition gestattet Ihnen die Enterprise Plus Edition zusätzlich, die Software an Ihre Unternehmensstruktur anzupassen. Hierzu wird die Struktur Ihres Unternehmens mit sämtlichen Tochterunternehmen und Niederlassungen in otris privacy Enterprise abgebildet. Auf Grundlage der Unternehmensstruktur steuern Sie Zugriffsrechte und ordnen Verfahren bzw. Unternehmensprüfungen zu.

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Zusätzlich zu den Funktionen der Standard und Enterprise Edition ermöglicht die Enterprise Plus Edition, otris privacy webbasiert zu nutzen. Über die Weboberfläche kann eine beliebige Anzahl Anwender zeitgleich auf das System zugreifen. Die Webanwendung enthält den vollständigen Produktumfang der Client-Anwendung (die Sie zusätzlich nutzen können).

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Erweiterung für das Datenschutzmanagement

Mit technischen Erweiterungen passen Sie otris compliance neben der Auswahl einer Edition an Ihre Anforderungen an. Alle Erweiterungen sind kompatibel zu jeder der drei Editionen.

LANGUAGES. Mehrsprachigkeit.

Das Modul Mehrsprachigkeit ermöglicht die Nutzung von otris privacy in deutscher sowie englischer Sprache. Bei der Erfassung wird pro Datensatz die jeweilige Sprache eingestellt. Die Anzeige in der Web-Oberfläche kann von Deutsch auf Englisch umgeschaltet werden. Darüber hinaus sind zusätzlich zu den Standard-Checklisten in deutscher Sprache (ca. 1.000 Fragen) englische Checklisten (ca. 500 Fragen) enthalten.

FACTORY. Automatischer Import.

Die otris privacy-FACTORY stellt eine Schnittstelle dar, die die Integration externer Applikationen in otris privacy ermöglicht. Die Integration kann auf Basis von XML, E-Mail oder ODBC-Datenbanken erfolgen. Mögliche Anwendungsfälle sind z.B. die Einbindung von Kontaktformularen für Anfragen an den DSB, die Einrichtung einer anonymen Beschwerdestelle und ähnliches. Die otris privacy-FACTORY ist eine eigenständige Client/Server-Anwendung, die auf derselben Hardware wie otris privacy installiert werden sollte.

ANNOUNCEMENT. Verarbeitungsprozesse melden.

Der Melde-Workflow ermöglicht es, bestehende Prozesse zur Meldung von Verfahren nach §4e BDSG bzw. Artikel 30 EU-DSGVO direkt in otris privacy zu integrieren. Über ein Web-Formular werden Verfahrensmeldungen an otris privacy gemeldet und dort nachbearbeitet, freigegeben oder abgelehnt. Für die Nutzung des Melde-Formulars sind, im Gegensatz zur Nutzung von otris privacy selbst, keine gesonderten Kenntnisse im Bereich Datenschutz notwendig. Das Melde-Modul beinhaltet das Standard-Web-Formular zur Verfahrensmeldung, das zugehörige Anwendungsszenario für die FACTORY sowie die Installation und Einrichtung des Moduls. Sonderwünsche (z.B. Anpassungen des Web-Formulars, Verwendung von Word-Formularen, Auslesen von Datenbanken, Anbindung an Postfächer in eine vorhandene Mailserver-Struktur wie z.B. Exchange oder Lotus-Notes) können im Rahmen einer Dienstleistung realisiert werden.

REQUEST. Anfragen bearbeiten.

Der Anfrage-Workflow ermöglicht es, eingehende Anfragen zum Datenschutz z.B. §34 BDSG / Artikel 15 EU-DSGVO automatisch in otris privacy zu erfassen und den Bearbeitungsprozess zu dokumentieren. Anfragen können per E-Mail oder per Web-Formular inkl. Anlagen an otris privacy gemeldet werden. Über eine Ticket-Nr. wird die weitere Korrespondenz zur Anfrage zusammengefasst. Eingegangene Anfragen können bearbeitet oder zur Weiterverarbeitung durch eine andere Stelle delegiert werden. Zusätzlich können Textvorlagen inkl. zugehöriger Dateianhänge (z.B. Datenschutzrichtlinien oder AGB als PDF) verwendet werden, um Redundanzen bei der Erfassung von Arbeitsschritten oder bei der Beantwortung der Anfragen zu vermeiden und so den Bearbeitungsprozess zu optimieren. Eingehende Anfragen können bei Bedarf durch Filterkriterien vorab kontrolliert werden. Das Anfrage-Modul beinhaltet das Web-Formular zur Meldung, das zugehörige Anwendungsszenario für die FACTORY sowie die Installation und Einrichtung des Moduls. Sonderwünsche (z.B. Anpassungen des Web-Formulars, Besonderheiten zur Vergabe der Ticket-Nummern, Auslesen von Datenbanken, spezielle Filterkriterien für eingehende Anfragen, Anbindung an Postfächer in eine vorhandene Mailserver-Struktur wie z.B. Exchange oder Lotus-Notes) können im Rahmen einer Dienstleistung realisiert werden.

DASHBOARD. Wichtiges im Blick.

Das Dashboard ermöglicht es, Datenströme visuell darzustellen. Durch die Integration in otris privacy können die erfassten Verarbeitungstätigkeiten und Auftragsdatenverarbeitungen abgebildet und dadurch schneller analysiert werden. Die erfassten Daten werden ausgewertet und in ein Diagramm übersetzt.  Dort werden die beteiligten Stationen, wie z.B. Gesellschaften, Abteilungen, Benutzer(-gruppen) oder Dienstleister, von der Herkunft über die Zugriffsberechtigungen bis hin zur Weiterleitung der Daten aufgezeigt. So kann beispielsweise die Erfassung einer E-Mail auf der Webseite, ihre Speicherung in einer Datenbank und im Archiv sowie die parallele Weitergabe der E-Mail-Adresse an den Vertrieb, der sie in den Newsletter-Verteiler aufnimmt, nicht nur textuell erfasst, sondern grafisch aufbereitet dargestellt werden. Risikofaktoren lassen sich hierdurch schneller identifizieren.

Mietmodell für externe Datenschutzbeauftragte

Sie suchen eine professionelle und finanzierbare Software für das Datenschutz-Management Ihrer Kunden? Unser flexibles Mietmodell bietet Ihnen ein geringes Investitionsrisiko und fest kalkulierbare Kosten pro Quartal – und das ohne Bindungsfrist.

Um Ihrer Aufgabe als externer Datenschutzbeauftragter professionell gerecht zu werden, ist eine strukturierte Software-Unterstützung unerlässlich. Die Mehrmandantenfähigkeit von otris privacy erlaubt Ihnen eine effiziente Betreuung all Ihrer Mandanten. Vielfältige mandantenübergreifende Vorlagen und Muster schaffen wertvolle Synergien, wobei die Daten Ihrer einzelnen Mandanten selbstverständlich strikt voneinander getrennt sind. Um Zeit und Wege zu sparen, können Sie Ihre Mandanten in die Datenschutzarbeit mit einbinden: Versenden Sie die integrierten Checklisten per E-Mail, die Antworten importieren Sie anschließend auf Knopfdruck.

Neben den datenschutzrechtlich erforderlichen Reports wie dem Verfahrensverzeichnis können Sie mit otris privacy zum Beispiel auch Abrechnungen für Ihre Dienstleistungen erzeugen. Unser Mietmodell gilt ab einer Anzahl von mindestens fünf Mandanten, wobei die Mandantenzahl jederzeit flexibel angepasst werden kann. Die Kostenseite bleibt durch den quartalsweisen Abrechnungsmodul kalkulierbar. Unser Mietmodell unterliegt keiner Bindungsfrist und ist jederzeit zum Ende eines Quartals kündbar. Bei Interesse erstellen wir Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot!

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Lothar Symanofsky
Telefon +49 (231) 958069 50
privacy@otris.de

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Produktbroschüre – otris privacy

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