Wie umfangreich und komplex sich das Beteiligungsmanagement eines Unternehmens gestaltet, hängt nicht nur von der Anzahl der Beteiligungen ab. Auch eine hohe Fluktuation oder die Strukturen der jeweiligen Beteiligungen beeinflussen die Komplexität der Organisation. Unsere Software soll perfekt zu Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen passen – Ihnen stehen daher drei Produkt-Editionen und Erweiterungen zur Verfügung.
Der Funktionsumfang von otris corporate Standard ermöglicht ein einfaches digitales Beteiligungsmanagement. Alle wichtigen Stammdaten und Kennzahlen der einzelnen Gesellschaften sowie deren Beteiligungen und Kapitalgeber werden übersichtlich verwaltet und miteinander verknüpft. Eine Gremienverwaltung unterstützt Sie bei der Betreuung der Mandatsträger. otris corporate reduziert Risiken, indem die Software Fristen überwacht und die Verantwortlichen frühzeitig informiert. Das Berechtigungskonzept steuert die Zugriffsrechte der Benutzer(gruppen) auf Gesellschaften, Personen und Dokumente. Die webbasierte Software-Architektur der Lösung garantiert einen einheitlichen, aktuellen Datenstand für alle Nutzer. Sämtliche Daten werden beim Speichern stichtagsbezogen historisiert. Umfassende Suchfunktionen unterstützen Sie beim schnellen Auffinden von Daten und sortieren die Ergebnisse nach Ihren Anforderungen. Standardberichte zu Anteilsbesitz und Gremien sowie Beteiligungsorganigramme und Umweltdiagramme liefern bereits in der Basis-Version der Software ein aussagefähiges Berichtswesen.
Neben den Funktionen der Standard-Edition erfassen Sie mit der Enterprise-Edition Beteiligungen wahlweise direkt oder über mehrere Anteilsgattungen mit Stück- oder Nennwertkalkulation. Ein strukturiertes historisiertes Dokumentenmanagement steuert effizient auch große Mengen unterschiedlichster Dateien. Standardberichte zu Anteilsbesitz und Gremien sowie Beteiligungsorganigramme (inklusive Exportfunktion nach MS Visio) und Umweltdiagramme liefern ein aussagefähiges Berichtswesen. Die Anbindung an Ihr Active Directory / LDAP vereinfacht die Nutzerverwaltung und den Anmeldeprozess. Eine verschlüsselte Dateiablage erhöht die Datensicherheit des Systems.
Zusätzlich zu den Funktionen der Standard und Enterprise Edition automatisiert die Enterprise plus Edition die Erstellung einer K3-Meldung für alle verwalteten Gesellschaften. Die Software standardisiert Prozesse und Abläufe durch integrierte und frei konfigurierbare Workflows. Eine Business-Intelligence-Komponente inkl. Designwerkzeug bietet umfassende Reporting-Funktionen. Die Enterprise plus Edition erlaubt Ihnen, weitere Aktentypen zu erstellen. Hierdurch wird Ihr Beteiligungsmanagement-System zu einem universell einsetzbaren Dokumentenmanagement-System ausgebaut.
Erweiterung für das Beteiligungsmanagement
Mit technischen Erweiterungen passen Sie otris corporate neben der Auswahl einer Edition an Ihre Anforderungen an. Alle Erweiterungen sind kompatibel zu jeder der drei Editionen.
CHRONIK. Revisionssicheres Archiv.
Revisionssichere Archivierung verschiedener Stände von digitalen Akten und Dokumenten. Die vollständige Historie mit allen Versionen liegt ohne Medienbruch in der Akte vor. Die CHRONIK ist durch die KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert. Die Archivkomponente erfüllt dabei die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (GoBS und GDPdU sind heute zusammengefasst in den GoBD).
FACTORY. Automatischer Import.
Die FACTORY ist ein Server-Modul für den automatischen Import von E-Mails, Datenbankinhalten oder Dateien nach otris corporate. Daten anderer Anwendungen (z.B. von ERP/CRM-Systemen) oder Geräte (z.B. Abteilungsscannern) können den digitalen Akten in otris corporate zugeordnet werden. Die FACTORY aktualisiert bestehende Daten oder legt neue an. Der Eingang von E-Mails vorab definierter Absender wird überwacht, um automatisiert Nachrichten samt Anhängen in die entsprechenden Akten zu importieren. Datenbankinhalte anderer Systeme können über eine ODBC-Schnittstelle die Akten in otris corporate (bspw. Gesellschaften) aktualisieren. Ordner aus Ablagestrukturen können mit der FACTORY überwacht und neue Dateien den Akten zugeordnet werden.
OCR. Umfängliche Texterkennung.
Die OCR-Engine wandelt eingescannte Dokumente, die Text in „Bild-Form“ enthalten, in editierbare und über einen Volltextindex durchsuchbare Dokumente. Layout und Formatierung der Ausgangsdatei werden beibehalten.
CONNECTOR. Schnittstellen-Management. (unidirektional)
Der ERP-Connector ruft Daten von Gesellschaften, Debitoren oder Kreditoren aus einem ERP-System heraus ab und legt diese bei Bedarf in otris corporate an.
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Produktbroschüre – otris corporate
Zum bequemen Nachschlagen: Informationen zu unserer Beteiligungsmanagement-Software kompakt für Sie zusammengefasst.
