Überlassen Sie Ihre Beteiligungsverwaltung vertrauensvoll einem Unbeteiligten.

Beteiligungsverwaltung-Software vereinfacht die Steuerung Ihrer kommunalen Beteiligungen

Verwalten Sie Ihre Beteiligungen mit otris corporate: Sie erhalten einen kompletten Überblick über alle Informationen Ihrer kommunalen Beteiligungen. Verflechtungen innerhalb der Strukturen werden dokumentiert und Beziehungen der einzelnen Beteiligungen abgebildet. Beziehungshistorien werden nachvollziehbar und rückverfolgbar und dienen als Basis zur Entwicklung Ihrer kommunalen Beteiligungskonzepte. otris corporate lässt sich schnell und unkompliziert auf Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.

Die erbrachte Wertschöpfung von Kommunen wird heute größtenteils von kommunalen Unternehmen erbracht und findet nicht mehr innerhalb der Verwaltung statt. Ursache hierfür sind zum einen die Ausgliederung von Verwaltungs-Aufgaben sowie der stetig wachsende Anspruch übertragene Aufgaben mit höchstem Qualitätsanspruch, wirtschaftlich sowie effizient zu erbringen. Die zunehmende Größe und Komplexität des kommunalen Beteiligungsportfolios stellt Kommunen vor die große Herausforderung den anspruchsvollen Rahmenbedingungen noch gerecht zu werden. Softwarelösungen für kommunale Beteiligungsverwaltung und -management unterstützen sowohl bei der Steuerung als auch bei der Kommunikation mit den unterschiedlichen Gremien.

Die speziell auf die kommunalen Bedürfnisse zugeschnittene Software otris corporate ist zugleich Informations-System für Bürger, Mandatsträger und Verwaltung als auch Controlling-Werkzeug zur Steuerung des kommunalen Portfolios. Darüber hinaus dient sie als Basis für die Erstellung des Beteiligungsberichtes. Durch den zentralen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente, Stammdaten, Kennzahlen, Personen, Mandate und Gremien können Sie Controlling-relevante Aspekte erfassen. Ihre einzelnen kommunalen Beteiligungen werden zentral dokumentiert und transparent dargestellt. Zahlungsströme (Beihilfen, Gewinnabführungen und Ähnliches) können frei definiert zwischen den kommunalen Unternehmen und Dritten abgebildet werden.

„Mit otris corporate behalten wir den Überblick über alle aktuellen und in der Vergangenheit liegenden Beteiligungsverhältnisse.“

Michael Schmolinske
Referent der Konzernleitung für Rechtsfragen, Referent der Konzernleitung für Rechtsfragen, Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG

otris corporate auf einen Blick

  • Zentrale Datenbank mit allen strukturellen und administrativen Stammdaten
  • Abbildung verschiedenster Finanzflüsse wie Stammeinlagen, Darlehen, Bürgschaften sowie anderer Finanzbeziehungen
  • Verwaltung von Mandaten, Gremien und anderen Institutionen
  • Revisionssichere Datenhaltung
  • Standardisierte und individualisierbare Reports wie Beteiligungsbericht, Finanzdatenreport sowie Formulareditor
  • Excelbasierter Austausch der Finanzdaten mit den Beteiligungsunternehmen
  • Definition von Leistungskennzahlen
  • Bewertung und Vergleich der Finanzzahlen (Plan-/Ist-Vergleich, Forecast)
  • Erfassung von Statistikdaten wie z.B. Auslastungszahlen oder Personenkilometer
  • Terminverwaltung und Aufgabenmanagement
  • Lückenlose Historisierung

Mehr Transparenz in der kommunalen Beteiligungsverwaltung

otris corporate ermöglicht Ihnen eine übersichtliche und strukturierte Verwaltung von Stammdaten, Kennzahlen und Dokumenten über die gesamte Beteiligungsstruktur hin weg


Ein zentrales Portal für alle Informationen
Mit otris corporate, der Software für Beteiligungsverwaltung, schaffen Sie ein Höchstmaß an Transparenz. Unternehmenswichtige Dokumente und Daten werden auf einer Informationsplattform vereint – alle Prozesse und Fristen sind somit zentral steuerbar. Gesellschaften, Beteiligungen, Kapitalgeber, Mandate und Gremien werden in Form von digitalen Akten organisiert und dienen als Speicherort für die entsprechenden Stammdaten und Kennzahlen. Alle Dokumente und Verträge werden sinnvoll miteinander verknüpft und revisionssicher archiviert.

Fristen und Termine mit Beteiligungsverwaltung
Ein aktives Fristenmanagement hilft unnötige Risiken zu vermeiden. Auslaufende Verträge, Besetzungen von Gremien oder anstehende Prüfungen und Sitzungen werden überwacht und die verantwortlichen Personenkreise frühzeitig per E-Mail erinnert. Ein Fristen- und Terminkalender sorgt für die nötige Übersicht.

Alle wichtigen Dokumente in einer zentralen Anwendung
Die Dokumentenablage innerhalb von otris corporate, der Software für Beteiligungsverwaltung, erfolgt nach einem leicht erlernbaren Konzept in digitalen Akten. Dokumente werden dezentral aus dem Unternehmensumfeld erfasst und nach Typen klassifiziert. Die gesamte Dokumentation der Beteiligungen wird mit den Gesellschaften, Transaktionen und Mandaten verknüpft – ob es sich um Verträge, Protokolle, Eintragungen oder Urkunden handelt.

Revisionssichere Archivierung aller Dokumente
Um auf alle wichtigen Daten zugreifen zu können, sind bei der Verwaltung wichtiger Unternehmensdokumente drei Aspekte besonders wichtig: Revisionssichere Langzeitaufbewahrung, komfortable Such- und Filterfunktionen sowie eine Klassifizierung der Dokumente. Mit der KPMG-zertifizierten Archivkomponente profitieren Sie von modernsten Archivierungsfunktionen, die den gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien entsprechen.

Gremien besetzen. Mandate betreuen.

Alle Mandate einer Person werden gemeinsam verwaltet und die zugehörigen Termine mandatsübergreifend koordiniert. Alle Beziehungen dieser Art werden so miteinander verknüpft, dass Sie die Daten aus verschiedenen Perspektiven betrachten können. Die Besetzungssituation pro Person kann anhand von Diagrammen visualisiert dargestellt werden. Die Tagungstermine der einzelnen Gremien werden in einem Kalender erfasst, so dass Terminkonflikte frühzeitig erkannt werden. Auf Wunsch können die beteiligten Personen per E-Mail an die Teilnahme erinnert werden. Darüber hinaus finden Sie in den digitalen Akten der Gremien unterschiedlichste Dokumente wie z.B. die Einladung mit Tagesordnung der nächsten Sitzung sowie bereits archivierte Beschlüsse und Protokolle vorangegangener Sitzungen.

Die Besetzung aller Gremien wird zentral abgebildet und jedes Mandat historisch archiviert. Auf Knopfdruck können Sie vergangene Konstellationen simulieren. Sie haben einen transparenten Überblick über alle Funktionsträger und Entscheider Ihrer Beteiligungen. Darüber hinaus können Sie sich anzeigen lassen, welche Gremien – mit Anzahl, Mitgliedsnamen, entsendende Unternehmen – in den einzelnen Gesellschaften eingesetzt werden. Sie erkennen anstehende Neubesetzungen und haben aktuelle Termine im Blick. Dazugehörige Dokumente geben Auskunft über Entscheidungen, Beschlüsse und Sitzungsprotokolle der Gremien. Verknüpfungen zu einzelnen Mandatsträgern machen deutlich, welche Personen in unterschiedlichen Positionen tätig sind. Interaktive Diagramme visualisieren aktuelle Besetzungen und erleichtern Ihnen die Navigation.

Produktgrafik - Beteiligungsverwaltung für Kommunen

Moderne Beteiligungsverwaltung für mehr Transparenz innerhalb der kommunalen Beteiligungsstrukturen. otris corporate ermöglicht Ihnen einen schnellen und einfachen Zugriff auf die Beteiligungsstrukturen Ihrer Kommune und bildet die Grundlage für Ihre strategische Beteiligungssteuerung.

Zentrale Informationsplattform und umfassende Auswertungsmöglichkeiten für Ihre kommunalen Beteiligungen

Die Software-Lösung der otris unterstützt Sie bei der Führung Ihrer Beteiligungen. Sie informiert und kontrolliert wie die einzelnen Unternehmen Ihrer kommunalen Beteiligungen wirtschaften und die vereinbarten Ziele erreichen.

Mit otris corporate bieten wir Ihnen eine integrative Lösung mit dezentralen Zugriffsrechten. Auf dieser Basis entsteht eine einheitliche Informationsplattform, deren Aktualisierung unmittelbar nach Dateneingabe erfolgt. Alle wichtigen Dokumente der einzelnen Beteiligungen werden direkt an das zentrale Beteiligungsmanagement gemeldet und können sofort verwendet werden. Die einzelnen Beteiligungen können die Daten, die mit ihrer Einheit in Verbindung stehen, einsehen.

Dem zentralen Management stehen alle Informationen des Beteiligungsnetzes z.B. für Auswertungszwecke zur Verfügung. In einem Cockpit werden alle Datenströme der einzelnen Beteiligungen kanalisiert. Isolierte, nicht kompatible Lösungen einzelner Einheiten stellen zwar die Zielvorgaben der jeweiligen Beteiligungen und Gesellschaften isoliert dar, bieten jedoch keinen Nutzen für die zentrale Aufgabe aus Sicht der Kommune.

Besitzverhältnisse und Beteiligungen werden in otris corporate visuell in Organigrammen dargestellt. Die einzelnen Gesellschaften können aus dem Organigramm heraus direkt per Mausklick aufgerufen werden. Sie erhalten somit unmittelbare Einsicht in alle Informationen dieser Einheit wie: Stammdaten, Kennzahlen, Beteiligungen, Kapitalgeber, Mandatsträger, Dokumente und Verträge.

Standardisierte Kennzahlen können um weitere Indikatoren ergänzt und individuelle Auswertungen nach den jeweils relevanten Kriterien erstellt werden. Das einfache und zugleich umfangreiche Reporting-Tool ermöglicht somit die schnelle Zusammenstellung aussagekräftiger Finanzdaten. otris corporate unterstützt Sie auch bei der Erstellung des jährlichen Beteiligungsberichtes, so dass Ihr Aufwand auf ein Minimum reduziert wird. Die Versendung aller Berichte erfolgt automatisch und regelmäßig an frei definierbare Verteilerkreise per E-Mail.

Werkzeuge für die kommunale Beteiligungssteuerung

otris corporate liefert Ihnen effiziente Werkzeuge für Ihre strategische Beteiligungssteuerung: Risikobetrachtung, Simulation von Beteiligungen sowie Auswertungen und Analysen von Kennzahlen.

Einheitliche Prozesse garantieren hohe Qualität der Daten
Durch konsequente Prozessorientierung unterstützt otris corporate die Beteiligungssteuerung als integrative Lösung. Die gesamten Daten Ihrer kommunalen Beteiligungen werden durch individualisierbare Workflows erfasst und weiter verarbeitet. Für alle Beteiligungen steht ein einheitlicher Datenstand mit gut aufbereiteten Informationen  bei schneller Verfügbarkeit gleichzeitig und permanent zur Verfügung.

Simulation der vollständigen Unternehmensdaten
Sämtliche Daten und Dokumente werden beim Speichern stichtagsbezogen historisiert, so dass alle Veränderungen und Versionsstände jederzeit nachvollziehbar sind. Darüber hinaus können Sie per Knopfdruck die gesamte Anwendung auf einen beliebigen Zeitpunkt zurücksetzen und haben so Zugriff auf den reaktivierten vollständigen Ist-Zustand dieses Zeitpunktes. Die Auskunftsplattform wird so zu Ihrem persönlichen Simulator für Investitions- und Beteiligungshistorie.

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Benjamin Hann
Telefon +49 (231) 958069 50
corporate@otris.de

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