Wie optimieren Sie Ihr Richtlinienmanagement mit otris software?

Digitales Richtlinienmanagement mit otris software

Die Umsetzung eines Richtlinienmanagements stellt Unternehmen vor drei Herausforderungen: redaktionelle Erstellung/Pflege der Richtlinien, ihre Verteilung an die Mitarbeiter und Monitoring/Dokumentation des Zustellungsstatus. Das otris-Richtlinienmanagement vereinfacht den gesamten Prozess durch Redaktionswerkzeuge, Dokumentenlenkung und Prozessautomatisierung.

Eine Grundvoraussetzung dafür, dass Mitarbeiter unternehmensweit richtlinienkonform handeln, ist, dass sie relevante Gesetze, Regeln und Vorschriften kennen. Je größer das Unternehmen und die Mitarbeiterzahl, desto komplexer und aufwendiger wird der Prozess, Richtlinien zu erstellen, sie zielgerichtet zu verteilen und die Vorgänge zu dokumentieren. Unsere Richtlinienmanagement-Software hilft Ihnen, den Gesamtprozess zu steuern und den Überblick zu bewahren.

Das otris-Richtlinienmanagement ist eine zentrale Plattform, auf der Sie sämtliche Corporate Governance- und Compliance-Dokumentationen ablegen und in einer Richtlinienbibliothek thematisch untergliedern. Über Geltungsbereiche steuern Sie die Zustellung der Richtlinien an vorab definierte Mitarbeitergruppen. Das System automatisiert Zustellung, Protokollierung, Nachverfolgung, Erinnerung und Reporting. Bei Aktualisierung oder Neuerstellung einer Richtlinie unterstützt Sie die Lösung mit Redaktions- und Genehmigungsworkflows.

Von der Richtlinienerstellung bis zur Auswertung

Digitales Richtlinienmanagement mit otris software

Unsere Richtlinienmanagement-Software im Überblick

Unsere Richtlinienmanagement-Lösung für den Gesamtprozess: Von der Erstellung über die Veröffentlichung und Verteilung der Richtlinie bis hin zum Monitoring. Das otris-Richtlinienmanagement unterstützt durch Workflows und Automatisierung.

otris Richtlinienmanagement - Redaktionsworkflow

Redaktionsworkflow | Richtlinien erstellen
Bevor eine Richtlinie veröffentlicht oder aktualisiert wird, durchläuft sie ein Freigabeverfahren. Die Software steuert den Erstell- und Freigabeprozess über Dokumentenlenkungs-, Editier- und Versionierungs-Funktionen.

otris Richtlinienmanagement - Richtlinienbibliothek

Richtlinienbibliothek | Zielgerichtete Verteilung
Die Bibliothek strukturiert Ihre Richtliniendokumentation und ist gleichzeitig die Grundlage für eine zielgerichtete Verteilung: Sie definieren Mitarbeitergruppen und ordnen diesen Gruppen Inhalte zu. Das System informiert die Mitarbeiter, sobald Inhalte veröffentlicht bzw. aktualisiert wurden.

otris Richtlinienmanagement - Dokumentenlenkung

Dokumentenlenkung | Automatisierte Zustellung
Über Dokumentenlenkungsfunktionen gelangt die Richtlinie zum Mitarbeiter. In Kombination mit der Richtlinienbibliothek stellen Sie über Dokumentenlenkung sicher, dass Mitarbeiter ausschließlich die Richtlinien erhalten, die für sie relevant sind. Das System dokumentiert automatisch die Zuteilung einer Richtlinie sowie die Empfangsbestätigung durch den Mitarbeiter.

otris Risikomanagement - Unternehmensprozesse abbilden

Individuelle Workflows
Zusätzliche, von Ihnen definierte, Workflows können in das System integriert und ohne Einschränkung konfiguriert werden, um die operative Arbeit mit der Software exakt auf bestehende Unternehmensprozesse anzupassen.

otris Hinweisgebersystem - Dashboard und Reporting

Reports | Automatisierte Erstellung
Das System erstellt automatisiert Reports aus den vorab definierten Daten. So erhalten Sie zum Beispiel fortlaufend Statistiken zum Lese-Bestätigungsgrad oder Richtlinien-Alter.

Merkmale, die unser Richtlinienmanagement auszeichnen

Bedienbarkeit (Usability). Einfach und intuitiv.

Eine einfache Bedienbarkeit durch eine bis ins Detail durchdachte Software-Oberfläche hat bei sämtlichen otris-Entwicklungen höchste Priorität. Mit wenig Aufwand lernt der Nutzer, wie er schnell und effizient mit dem otris-Richtlinienmanagement arbeitet. Die hervorragende Usability der Software verbessert die Akzeptanz insbesondre auch für Datenraumnutzer (Richtlinien-Empfänger).

Integration. Reibungslos und Plattformunabhängig.

Das otris-Richtlinienmanagement ist eine browserbasierte Anwendung und erfordert daher keine Installation auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer. Die Lösung ist plattformunabhängig und integriert sich ohne Komplikationen in Ihr IT-Umfeld. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation mit bestehenden Systemen. Nicht nur die fachliche Arbeit mit der Lösung, auch die Administration sowie die individuelle Gestaltung der Programmoberfläche erfolgt bequem über den Webbrowser.

Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.

Um den Software-Funktionsumfang an die gegebenen Anforderungen anzupassen, wählen Unternehmen eine der drei Software-Editionen und kombinieren bei Bedarf Erweiterungen. Gibt es weitere Anforderungen, die dieser Standard-Funktionsumfang nicht abdeckt, realisiert das otris-Consulting eine bedarfsgerechte Individualisierung. Von einer einfachen Datenfeld-Ergänzung bis hin zu komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen – die Architektur der Software ist so offen gestaltet, dass auch umfangreiche Anpassungen mit überschaubarem Aufwand umsetzbar sind.

Skalierbarkeit. Unkompliziert erweiterbar.

Nicht nur der Funktionsumfang, auch die Anzahl der Nutzer ist schnell und unkompliziert erweiterbar. Sie können zum Beispiel zunächst auf Abteilungsebene mit dem digitalen Richtlinienmanagement starten und die Praxistauglichkeit testen. Nach und nach beziehen Sie unkompliziert weitere Abteilungen ein.

On-Premises oder Cloud. Betriebsform wählbar.

On-Premises oder Cloud – welche Variante Sie nutzen, können Sie frei wählen. On-Premises heißt, dass die Lösung auf einem Server an Ihrem Unternehmensstandort installiert wird. Bei einer Cloud-Variante greifen Sie auf die Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland) zu und nutzen die Software von dort. In beiden Fällen verwenden Sie einen Webbrowser, um mit der Lösung zu arbeiten.

„otris software vereinfacht die Steuerung und Dokumentation unserer Compliance-Prozesse.“

Nils Langemann
Referent für Compliance bei MAST-Jägermeister SE

Wie funktioniert unser Richtlinienmanagement in der Praxis?

Ob eine Richtlinie akzeptiert und „gelebt“ wird, ist nicht ausschließlich von ihrer inhaltlichen Qualität abhängig. Ebenso wichtig ist, dass der Inhalt richtig kommuniziert wird. Wie das otris-Richtlinienmanagement unterstützt:

Richtlinie erstellen

Vorlagen | Für die Akzeptanz einer Richtlinie ist nicht nur der Inhalt entscheidend, sondern ebenso, wie dem Leser der Inhalt präsentiert wird. Das otris-Richtlinienmanagement integriert ein Vorlagensystem, das ein einheitliches Layout in Ihrem Corporate Design sicherstellt.

Redaktion | Mit dem otris-Richtlinienmanagement bearbeiten Sie Dokumente gemeinsam im Team. Die Versionierung protokolliert die inhaltliche Entwicklung des Dokuments. Mithilfe der Kommentarfunktionen verständigen sich die Beteiligten über die inhaltliche Ausgestaltung der Richtlinie. Durch die Zusammenstellung von Rechten (Lesen, Schreiben, Freigeben) definieren Sie Rollen, die Sie beteiligten Mitarbeitern zuteilen.

Freigabe | Bevor eine Richtlinie kommuniziert wird, muss sie in der Regel freigegeben werden. Den Freigabeablauf und die Lenkung des Dokuments zu den verantwortlichen Stellen, steuert die Software nach vorab festgelegten Kriterien.

Richtlinie veröffentlichen

Bibliothek | Die neu erstellte (oder eine bereits vorhandene) Richtlinie ordnen Sie in der Richtlinien-Bibliothek gezielt ausgewählten Geltungsbereichen zu. Die Struktur der Themen- und Geltungsbereiche folgt Ihrer Compliance-Strategie. So erstellen Sie zum Beispiel in der Richtlinienbibliothek einen Themenbereich „Korruption“ und weisen der jeweiligen Dokumentation den Geltungsbereich „Vertrieb“ zu. Geltungsbereiche können Sie beliebig fein untergliedern und verknüpfen, indem Sie Funktion (Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf) mit Regionen (Deutschland, Frankreich, Europa) kombinieren. Jeder Mitarbeiter der Teil des jeweiligen Geltungsbereichs ist, greift über den Webbrowser auf seine persönliche Richtlinienbibliothek zu.

Zustellung | Wird der Bibliothek ein neuer Inhalt hinzugefügt, benachrichtigt das System den Mitarbeiter mit einer Leseaufforderung. Die Rückmeldung, dass der Inhalt empfangen wurde, wird für jeden einzelnen Nutzer dokumentiert. Kommt ein Mitarbeiter einer Leseaufforderung nicht nach, wird er nach einer vorab definierten Zeit automatisch erinnert. Leseaufforderungen werden nach gleichem Prinzip auch nach einer inhaltlichen Überarbeitung/Aktualisierung versendet. Zusätzlich versieht das System die Überarbeitung mit einer Versionsnummer.

Monitoring

Reports | Wer hat welche Version eines Dokuments erstellt, wer hat es wann freigegeben und wer hat dieses Dokument erhalten und zur Kenntnis genommen? Wie hoch ist der Lese-Bestätigungsgrad einer neu veröffentlichten Richtlinie? Diese Daten sind nicht nur wichtig, um den aktuellen Stand nachzuvollziehen, sondern ebenso, um Ihr Richtlinienmanagement revisionssicher zu dokumentieren. Umfangreiche Reporting- und Statistikfunktionen erleichtern die Darstellung und Visualisierung der geleisteten Richtlinien-Arbeit. Mit wenigen Klicks stellen Sie Zahlen und Diagramme zusammen, die Sie für das Berichtswesen nutzen können.

Vollständigkeitsprüfung | Sogar in kleineren Unternehmen verlieren Compliance-Verantwortliche häufig den Überblick darüber, ob der Bestand der Richtlinien vollständig und aktuell ist. Das otris-Richtlinienmanagement hilft Ihnen durch automatisierte Prüfung auf fehlende bzw. veraltete Dokumente. Neben der automatisierten Prüfung vereinfacht das System die händische Kontrolle. Mit dem System erstellen Sie unkompliziert einen Sichtbarkeitsreport für alle hinterlegten Dokumente. Der Report listet für jedes einzelne Dokument auf, welche Person es lesen darf – strukturiert und übersichtlich.

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Ihr Ansprechpartner

Ulrich Palmer
+49 231 95806950
compliance@otris.de

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