Wie verwalten und
überwachen Sie
Ihre IP-Rechte?

Digitale Akten für Ihr IP-Management

IP Management bezeichnet die Bearbeitung und Verwaltung aller geistigen Eigentumsrechte („Intellectual Property Rights“) eines Unternehmens. Diese Eigentumsrechte wie z.B. Patente, Marken, Designs oder Gebrauchsmuster sind für viele Unternehmen ein beachtlicher Vermögenswert. Die digitale IP-Akte hilft Unternehmen dabei, ihre IP-Rechte im Blick zu behalten und alle relevanten Informationen zu einem bestimmten Eigentumsrecht zentral zu verwalten, zu überwachen und für eine Registrierung vorzubereiten.

Software für Ihre IP-Rechte
otris dossier IP ist eine Spezialsoftware für die Verwaltung und Pflege Ihrer IP-Rechte. Die digitale IP-Akte verwaltet wichtige Informationen und Dokumente zu Ihren Schutzrechten und verfügt über fachliche Ergänzungen für verschiedene IP-Typen. So ist bspw. die Nizza-Klassifikation im neuesten Stand für Ihre Markenverwaltung bereits integriert. Das digitale System vereinfacht die tägliche Arbeit Ihres IP-Teams und steigert Effizienz und Produktivität. otris dossier IP kann sowohl als Stand-alone-Lösung eingesetzt werden als auch in Kombination mit der Vertragsmanagement-Software otris contract sowie der Beteiligungsmanagement-Software otris corporate. Vorteil: Die Verwaltung von IP-Akten und Vertrags- bzw. Gesellschaftsakten in einer Lösung erzeugt Synergien. Verknüpfungen von einzelnen IP-Rechten zu Verträgen oder ihre Zuordnung zu Gesellschaften verbessert die Transparenz, was wiederum eine Grundlage für fundierte Entscheidungen ist.

Suchen und Finden
otris dossier IP ist die zentrale Datenbank für all Ihre IP-Informationen. Mit der verlässlichen Recherchemöglichkeit können Sie sich schnell einen Überblick über den Gesamtbestand an bereits angemeldeten und noch anzumeldenden Schutzrechten verschaffen. In papierbasierten Akten wäre dies mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Die leicht bedienbare Such- und Sortierfunktion ist die Basis für eine zielgerichtete Verwaltung von IP-Rechten.

Fristenmanagement
IP-Rechte müssen vom Rechteinhaber regelmäßig überwacht werden, da ihr Schutz zeitlich und räumlich begrenzt ist. Die Bereitstellung von Verwendungsnachweisen an Behörden muss stichtagsgenau erfolgen. Kleinste Fehler können schwerwiegende Folgen haben. Die Nichteinhaltung einer Frist kann beispielsweise den Erfolg einer Produktentwicklung gefährden. Mit otris dossier IP behalten Sie den Überblick: Das System informiert Sie über den aktuellen Stand einzelner IP-Rechte und warnt vor ablaufenden Fristen. Übersichtliche Ergebnislisten zeigen dem verantwortlichen Mitarbeiter z.B. alle IP-Rechte, für die er in einem definierten Zeitraum eine Erneuerung des Schutzrechts beantragen muss.

Automatische Bearbeitungsdokumentation
Die Dokumentation von Bearbeitungsvorgängen funktioniert in otris dossier IP automatisch. Dank integriertem DMS-System kann ein Nutzer jedem Datensatz eines Schutzrechtes Dokumente, Vermerke, Korrespondenz etc. hinzufügen. Das System protokolliert automatisch Zeit und Nutzerdaten. Die Dokumentation hilft den Verantwortlichen zusätzlich bei der Auseinandersetzung mit Institutionen und Behörden. Der gesamte Lebenszyklus eines geistigen Eigentums ist für jeden Beteiligten transparent.

Zusammenarbeit
Da bei der Anmeldung, Verwaltung und Nutzung von IP-Rechten häufig viele unterschiedliche Parteien involviert sind, erleichtert ein digitales System die Zusammenarbeit maßgeblich. Mitarbeiter aus der Rechtsabteilung, aus Forschung und Entwicklung sowie externe Beteiligte (z.B. beauftragte Patentanwälte) greifen jederzeit und ortsunabhängig auf den gleichen, aktuellen Datenbestand zu. Doppelte Datenpflege und Unsicherheit im Hinblick auf die Datenaktualität gehören der Vergangenheit an. Nutzer erledigten abhängig von ihren Rollen und Aufgaben unterschiedliche Arbeitsabläufe. Integrierte Collaboration Tools (Kommentar-Funktion, Chat, Push-Nachrichten, Cloudsharing etc.) erleichtern zudem die Kommunikation nach außen. Informationen können direkt aus dem digitalen System an externe Berater gesendet werden. Ihr externer Patentanwalt kann nach erfolgreicher Anmeldung eines geistigen Eigentums wiederum die entsprechenden Dokumente (z.B. Anmeldebestätigung oder Patenturkunde) zur Verfügung stellen und den Aktenstatus immer aktuell halten. Automatisch generierte Reports vereinfachen den Austausch mit anderen Fachabteilungen.

Sicherheit und Platzersparnis
Papierbasierte IP-Akten benötigen physischen Lagerraum, der in vielen Unternehmen nur begrenzt zur Verfügung steht. Die digitale IP-Akte erfordert hingegen lediglich eine Datenbank. Mithilfe von digitalen Sicherungskopien, die otris dossier IP automatisiert örtlich getrennt speichert, minimieren Sie die Gefahr von Datenverlust und -zerstörung.

Vorschau
Ein Klick auf die digitale IP-Akte zeigt eine Übersicht über alle IP-Rechte eines Unternehmens. Register strukturieren die einzelnen Vorgänge und Dokumente in der digitalen Akte.
Inhaltsverzeichnis
Ein Klick auf den Aktendeckel listet alle Stammdaten und Informationen des Schutzrechtes auf. Alle wichtigen Dokumente sowie Fristen sind hinterlegt.

Komponenten für Ihr IP-Management

Optimieren Sie Ihr IP Management: Die Ablösung papierbasierter Akten durch die digitale IP-Akte gestaltet Ihre Arbeitsabläufe langfristig zweckmäßiger und kostengünstiger. Dank des digitalen Systems haben Sie die Flut an zu pflegenden Daten, Dokumenten, Kategorien und Fristen sicher im Griff. otris dossier IP unterstützt Ihr Unternehmen sowohl bei komplexen Anmeldeprozessen als auch bei der anschließenden Verwaltung eingetragener IP-Rechte, angepasst an Ihre individuellen Anforderungen.

Zugriffsrechte-Steuerung
Die digitale IP-Akte vereinfacht die Zugriffskontrolle: Über Benutzername und Passwort werden Anwender identifiziert. So erhält der jeweilige Nutzer nur Zugriff auf die für ihn freigegebenen Inhalte und Dokumente. Sie definieren bei der Einrichtung des digitalen Systems, welchen spezifischen Prinzipien dieses Berechtigungskonzept folgt. Der Abteilungsleiter Ihrer IP-Teams erhält z.B. schreibenden und lesenden Zugriff auf alle IP-Rechte, ein Teammitglied lediglich auf die Schutzrechte, die von ihm betreut werden.

Eine App für den mobilen Zugriff
Über Ihr mobiles Endgerät – Smartphone oder Tablet – können Sie in der otris dossier-App sämtliche Vorgänge, Dokumente und Notizen einsehen. Ihnen stehen zusätzlich alle Vorgänge und Dokumente auch offline zur Verfügung. So haben Sie jederzeit Zugriff auf die notwendige IP-Akte – zum Beispiel beim Meeting in der externen Anwaltskanzlei oder unterwegs im Zug auf Ihrer Geschäftsreise.

Digitales Archiv
Bei Bedarf kann ein digitales Archiv in otris dossier IP integriert werden, um eine zeitlich unbegrenzte Akten-Aufbewahrung Ihrer IP-Rechte sicherzustellen. Die integrierbare Archivkomponente ist von der KPMG nach IDW PS880 zertifiziert und deckt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts ab. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

OCR-Integration
Auf Wunsch kann otris dossier IP um eine OCR-Integration erweitert werden. Dokumente einer IP-Akte werden beim Hochladen in das digitale System automatisch indexiert, so dass diese bei einer Suchanfrage über eine Volltextrecherche einbezogen werden. So können Sie z.B. Patentierungen und Urkunden nach wichtigen Schlagworten durchsuchen. Formatierung und Layout der Ausgangsdatei werden durch diesen Vorgang nicht beeinflusst.

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Thomas Bong
+49 231 95806950
dossier@otris.de

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