Wie optimieren Sie die Zusammenarbeit in der Personalabteilung?

Digitale Personalakte für Ihr HR-Management

Die digitale Personalakte ersetzt die traditionelle Personalakte in Papierform und ist die zentrale Ablage für alle wichtigen Personaldokumente, die für das jeweilige Arbeitsverhältnis relevant sind: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Stellenbeschreibungen, Mitarbeiterbeurteilungen u.v.m. Mithilfe eines digitalen Systems können neue Personalakten einfach und schnell angelegt sowie bereits bestehende ergänzt und aktualisiert werden. Die physischen Arbeitsschritte (Ordner anlegen, beschriften, Dokumente ausdrucken und lochen, anschließend einsortieren und in den Schrank legen) entfallen. Durch die Digitalisierung der Personalarbeit steigern Unternehmen Ihre Effizienz, Transparenz sowie die inhaltliche Qualität des HR Managements. Die digitale Personalakte garantiert einen schnellen Zugriff auf relevante Personalinformationen und eine einfache Umsetzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.

Software für die Personalabteilung
otris dossier HR ist eine Spezialsoftware für Personalmanagement. Digitalisierung optimiert die administrativen Prozesse in der Personalabteilung und steigert die Performance. Arbeitsabläufe werden beschleunigt und automatisiert. otris dossier HR vereinfacht die tägliche Arbeit der Personaler auf mehreren Ebenen:

Verfügbarkeit/Suchen und Finden
Personaldokumente einfach suchen und schnell finden – der wohl größte Vorteil der digitalen Personalakte. otris dossier HR vereinfacht die Recherche nach Informationen oder Dokumenten über den Gesamtbestand der digitalen Personalakten – jederzeit und ortsunabhängig. Die aufwändige Suche in der klassischen Papierakte entfällt. Durch die digitale Personalakte beschleunigen die Mitarbeiter der Personalabteilung ihre Auskunftsfähigkeit. Die in otris dossier HR integrierten Such- und Sortierfunktionen vereinfachen nicht nur die Recherche nach einzelnen Informationen, sondern auch eine Aufbereitung und Strukturierung – z.B. die Anzeige aller Mitarbeiter eines bestimmten Fachbereichs, einer bestimmten Lohngruppe oder Altersklasse.

Berechtigungskonzepte
Ein individuell konfigurierbares Berechtigungskonzept mit rollenbasierten und temporären Zugriffsrechten generiert höchste Sicherheit und DSGVO-Konformität bei sensiblen Personaldaten. In otris dossier HR legen Sie spezifisch fest, wer lesenden oder schreibenden Zugriff auf digitale Akten(klasse) oder Dokumente erhält.

Ein Mitarbeiter der Personalabteilung erhält beispielsweise Einsicht in alle Personalakten innerhalb des Unternehmens, ein Abteilungsleiter hingegen nur in die seines Teams. Ebenfalls möglich: Kollegen aus einer bestimmten Fachabteilung, die in einen Bewerbungsprozess involviert sind, dürfen temporär die eingehenden Bewerbungsunterlagen einsehen. Jeder Anwender sieht genau die Informationen, die für ihn bestimmt sind. otris dossier HR vereinfacht die Zusammenarbeit der Personalabteilung mit den anderen Fachabteilungen und garantiert durch die zentrale Datenbank einen einheitlichen Informationsstand für alle Beteiligten.

Digitales Archiv
Um eine revisionssichere Langzeitarchivierung sicherzustellen, integriert otris dossier HR ein digitales Archiv, das die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts erfüllt und von der KPMG nach IDW PS880 zertifiziert ist. Je nach Dokumententyp beträgt die Aufbewahrungspflicht von Personalunterlagen nach Ausscheiden eines Mitarbeiters bis zu 10 Jahre. Das integrierte digitale Archiv schützt Ihr Unternehmen vor Dokumentenverlust und Manipulation.

Platzersparnis und Sicherheit
Eine digitale Personalakte bedeutet Einsparung von teurem, gesichertem Archivraum. Ihr Unternehmen reduziert Aufbewahrungs- und Pflegekosten, da Personaldokumente nicht mehr ausgedruckt und physisch gelagert werden müssen. Digitale Aktenhaltung vereinfacht zusätzlich die automatische Erstellung von Sicherungskopien. Digitale Sicherungskopien können automatisiert örtlich getrennt gespeichert werden und somit Datenverlust durch physische Zerstörung vorbeugen.

Vorschau
Ein Klick auf die E-Akte zeigt Inhalt sowie Stammdaten an. Register strukturieren die Vorgänge / Dokumente in der E-Akte.
Inhaltsverzeichnis
Ein Klick auf den Aktendeckel listet den gesamten Inhalt sowie die Stammdaten der E-Akte auf. Übersichtlich und durch Register und Vorgänge strukturiert.
Dokument
Ein Klick auf den Vorgang zeigt die enthaltenen Dokumente an. Metadaten und Verknüpfungen strukturieren Vorgänge / Dokumente.

Komponenten für Ihre digitale Personalakte

Die Vorteile der Digitalisierung in der Personalabteilung liegen auf der Hand: Vereinfachung der Personalarbeit, Verbesserung der Compliance, nachweisbare Kosteneinsparung und mehr Komfort für Mitarbeiter. Für viele Unternehmen ist ein Mehrwert mit wenig Aufwand schnell realisierbar. So bleibt mehr Zeit für andere spannende Personalthemen. otris dossier HR kann je nach Anforderung Ihres Unternehmens flexibel erweitert werden:

Bewerbermanagement
Damit ein Bewerbungsprozess reibungslos, organisiert und zügig durchgeführt werden kann, ist es sinnvoll, ein Bewerbermanagement in die Personalsoftware zu integrieren. Mit otris dossier HR verwalten Sie Bewerberdaten zentral und sicher. Kandidaten erhalten z.B. automatisch eine Eingangsbestätigung und alle zwei Wochen einen Zwischenbescheid. Sie können Bewerbungen direkt im digitalen System an die jeweilige Fachabteilung weiterleiten und Feedback anfordern. Die Gefahr, dass Mitarbeiter sorglos sensible Bewerberdaten lokal auf dem Rechner speichern, entfällt. Per Knopfdruck werden automatisch Einladungen zum Vorstellungsgespräch oder Absagen versendet. Alle Vorlagen können individuell von Ihnen angepasst werden. Ist ein Bewerbungsprozess abgeschlossen, löscht otris dossier HR Bewerberdaten selbstverständlich DSGVO-konform.

Individuelle Workflows
Bei Bedarf kann otris dossier HR um individuelle Workflows erweitert werden, um die Bearbeitung wiederkehrender Vorgänge zu steuern, z.B. Urlaubsanträge, krankheitsbedinge Abwesenheiten oder On- bzw. Offboarding-Prozesse. Sie legen die Reihenfolge der Versendung fest und definieren die Arbeitsschritte des Empfängers. Bei einem Urlaubsantrag kann das ein einfacher, hinterlegter Genehmigungsprozess sein, beim Onboarding ein detaillierter Workflow. Die zu erledigenden Aufgaben im Onboarding-Prozess sind zentral einsehbar und können von Ihnen koordiniert werden, ohne dass Sie selbst aktiv werden müssen. So behalten Sie den nötigen Überblick und sorgen dafür, dass sich der neue Mitarbeiter von Anfang an wohl fühlt und produktiv eingearbeitet wird.

Fristenkontrolle
Auf Wunsch integriert otris dossier HR ein Fristenmanagement. Die Mitarbeiter in der Personalabteilung werden nicht nur zuverlässig an ihre To-dos und Wiedervorlagen erinnert, die digitale Personalakte überwacht zusätzlich alle Fristen: vom Mitarbeiterjubiläum bis zur notwendigen Entfristung eines Arbeitsvertrags.

Employee Self Service-Angebote per App
Die Systemerweiterung Employee Self Service bietet Ihren Mitarbeitern mehr Komfort. Per App können sie ihre Daten selbst aktualisieren z.B. bei einer Adressänderung, sich über ihren Resturlaub informieren oder bei Krankmeldung die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bequem und unkompliziert uploaden. Bei Bedarf bestätigt die HR-Abteilung lediglich den Erhalt. Diese Erweiterung entlastet die Personalabteilung von einem Teil der Stammdatenpflege und Auskunftswünschen der Mitarbeiter.

DOCUMENT CREATOR
otris dossier HR kann um die Erweiterung DOCUMENT CREATOR ergänzt werden. Das Modul vereinfacht die Vertragserstellung durch eine Vorlagenbibliothek mit integriertem Klauselmanagement und unterstützt Sie so mit Vorlagen für die Vertragserstellung z.B. für Arbeitsverträge oder Arbeitszeugnisse. Auf diese Weise erstellen auch HR-Mitarbeiter ohne juristische Ausbildung rechtssichere Arbeitsverträge. Welche Klauseln in welchem speziellen Arbeitsvertrag verwendet wurden, dokumentiert das System automatisch. Das vordefinierte Layout stellt zudem sicher, dass die Arbeitsverträge den Vorgaben des Corporate Designs entsprechen.

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Thomas Bong
Telefon +49 (231) 958069 50
dossier@otris.de

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