Wie umfangreich und aufwendig eine Datenschutz-Organisation gestaltet werden muss, um allen gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden, ist abhängig vom Unternehmen. Wichtige Einflussfaktoren sind die Unternehmensgröße, Struktur und Geschäftsfelder. Um Ihnen ein System anzubieten, dass zu Ihren Anforderungen passt, stehen drei Produkt-Editionen und Erweiterungen zur Auswahl. Entscheiden Sie sich für die Editionen ENTERPRISE oder ENTERPRISE plus können Sie zwischen einem Betrieb auf Ihrem Unternehmensserver (On-Premises) oder in der otris private cloud, im zertifizierten Rechenzentrum, wählen.
Der Funktionsumfang von otris privacy STANDARD ermöglicht ein Basis-Datenschutzmanagement. Die Software vereinfacht die Steuerung und Kontrolle grundlegender Datenschutzmanagement-Prozesse bei Ihren Mandanten. Im Vordergrund stehen der Aufbau und die Pflege des Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten sowie die Datenschutz-Folgenabschätzung. Integrierte Checklisten zur Datenschutzanalyse unterstützten Sie bei der Prüfung und Bewertung datenschutzrelevanter Unternehmensabläufe. Die Software hilft Ihnen, Datenschutz-Maßnahmen zu überwachen und übersichtlich zu dokumentiert. Auch können Anfragen, Auskunftsersuche sowie Datenschutzverletzungen umfänglich dokumentiert werden. Mit den Funktionen zur Auftragsdatenverarbeitung prüfen Sie technisch-organisatorische Maßnahmen externer Dienstleister und die mit ihnen geschlossenen Verträge. Darüber hinaus stehen unterschiedliche Kommunikationskanäle zur Verfügung, um das Datenschutzbewusstsein im Unternehmen zu stärken. Ein detailliertes Berechtigungskonzept steuert die Zugriffsrechte der Benutzer(gruppen) und unterstützt bei der dedizierten Verwaltung Ihrer Mandanten.
Die Edition otris privacy ENTERPRISE bieten wir Ihnen als On-Premises-Variante (Betrieb auf Servern an Ihrem Unternehmensstandort) und als otris private cloud-Variante (Betrieb in einem zertifizierten Rechenzentrum) an. Neben den Funktionen der STANDARD-Edition gestattet Ihnen die ENTERPRISE-Edition zusätzlich, die Software an Ihre Unternehmensstruktur anzupassen. Hierzu wird die Struktur Ihres Unternehmens mit sämtlichen Tochterunternehmen und Niederlassungen in otris privacy ENTERPRISE abgebildet. Auf Grundlage der Unternehmensstruktur steuern Sie Zugriffsrechte und ordnen Verfahren bzw. Unternehmensprüfungen zu.
Die Edition otris privacy ENTERPRISE plus bieten wir Ihnen als On-Premises-Variante (Betrieb auf Servern an Ihrem Unternehmensstandort) und als otris private cloud-Variante (Betrieb in einem zertifizierten Rechenzentrum) an. Zusätzlich zu den Funktionen der STANDARD und ENTERPRISE-Edition ermöglicht die ENTERPRISE plus-Edition, otris privacy webbasiert zu nutzen. Über die Weboberfläche kann eine beliebige Anzahl Anwender zeitgleich auf das System zugreifen. Die Webanwendung enthält den vollständigen Produktumfang der Client-Anwendung (die Sie zusätzlich nutzen können).
Erweiterung für das Datenschutzmanagement
Mit technischen Erweiterungen passen Sie otris privacy neben der Auswahl einer Edition an Ihre Anforderungen an. Bis auf die Erweiterung „Mehrsprachigkeit“ sind alle Erweiterungen kompatibel zu jeder der drei Editionen.
ANFRAGE-WORKFLOW. Anfragen bearbeiten.
Der Anfrage-Workflow ermöglicht es, eingehende Anfragen zum Datenschutz (z.B. Artikel 15 EU-DSGVO) automatisch in otris privacy zu erfassen und den Bearbeitungsprozess zu dokumentieren. Anfragen können per E-Mail oder per Web-Formular inkl. Anlagen an otris privacy gemeldet werden. Über eine Ticket-Nr. wird die weitere Korrespondenz zur Anfrage zusammengefasst. Eingegangene Anfragen können bearbeitet oder zur Weiterverarbeitung durch eine andere Stelle delegiert werden. Zusätzlich können Textvorlagen inkl. zugehöriger Dateianhänge (z.B. Datenschutzrichtlinien oder AGB als PDF) verwendet werden, um Redundanzen bei der Erfassung von Arbeitsschritten oder bei der Beantwortung der Anfragen zu vermeiden und so den Bearbeitungsprozess zu optimieren. Eingehende Anfragen können bei Bedarf durch Filterkriterien vorab kontrolliert werden. Das Anfrage-Modul beinhaltet das Web-Formular zur Meldung, das zugehörige Anwendungsszenario für die FACTORY sowie die Installation und Einrichtung des Moduls. Sonderwünsche (z.B. Anpassungen des Web-Formulars, Besonderheiten zur Vergabe der Ticket-Nummern, Auslesen von Datenbanken, spezielle Filterkriterien für eingehende Anfragen, Anbindung an Postfächer in eine vorhandene Mailserver-Struktur wie z.B. Exchange oder Lotus-Notes) können im Rahmen einer Dienstleistung realisiert werden.
DATENSCHUTZVERLETZUNG. Mitarbeiter melden interne Datenschutzverstöße.
Mit der Erweiterung DATENSCHUTZVERLETZUNG implementieren Sie einen Prozess zur Meldung unternehmensinterner Datenschutzverstöße. Sie stellen Ihren Mitarbeitern einen einfach zu verstehenden Dialog zu Verfügung, mit dem sie Datenschutzverstöße beschreiben und melden können: Über ein Web-Formular spezifiziert der Mitarbeiter den zeitlichen Hergang, die betroffenen Datenkategorien und betroffene Personengruppen sowie bereits eingeleitete Maßnahmen. Zum Ausfüllen des Formulars sind keine gesonderten Kenntnisse im Bereich Datenschutz notwendig. Das ausgefüllte Formular wird an die – vorab definierte – zuständige Stelle im Unternehmen gesendet (z.B. interner oder externer Datenschützer). Nachdem eine neue Verletzungsmeldung eingegangen ist, sendet das System zusätzlich eine Benachrichtigungs-E-Mail (Empfänger kann bei der Konfiguration frei bestimmt werden). Der E-Mail hängt ein Bericht zum Vorgang an.
E-LEARNING. Kurse selbst entwickeln.
Die Erweiterung E-LEARNING ermöglicht die Bereitstellung und Verwaltung von Lerninhalten in otris privacy in Verbindung mit optionalen Lernzielkontrollen.
FACTORY. Automatischer Import.
Die otris privacy-FACTORY stellt eine Schnittstelle dar, die die Integration externer Applikationen in otris privacy ermöglicht. Die Integration kann auf Basis von XML, E-Mail oder ODBC-Datenbanken erfolgen. Mögliche Anwendungsfälle sind z.B. die Einbindung von Kontaktformularen für Anfragen an den DSB, die Einrichtung einer anonymen Beschwerdestelle und ähnliches. Die otris privacy-FACTORY ist eine eigenständige Client/Server-Anwendung, die auf derselben Hardware wie otris privacy installiert werden sollte.
MEHRSPRACHIGKEIT. Zusätzliche Sprachversionen nutzen.
Die Erweiterung MEHRSPRACHIGKEIT ermöglicht es, zusätzliche Sprachversionen in otris privacy einzupflegen. Die Anzeige in der Web-Oberfläche kann von Deutsch auf die anderen Sprachen umgeschaltet werden. Die englische Sprachversion sowie Checklisten auf Englisch sind bereits in der Erweiterung inkludiert. Die Erweiterung MEHRSPRACHIGKEIT ist ausschließlich mit der ENTERPRISE plus-Edition von otris privacy kompatibel.
MELDE-WORKFLOW. Verarbeitungsprozesse melden.
Der Melde-Workflow ermöglicht es, bestehende Prozesse zur Meldung von Verfahren nach Artikel 30 EU-DSGVO direkt in otris privacy zu integrieren. Über ein Web-Formular werden Verfahrensmeldungen an otris privacy gemeldet und dort nachbearbeitet, freigegeben oder abgelehnt. Für die Nutzung des Melde-Formulars sind, im Gegensatz zur Nutzung von otris privacy selbst, keine gesonderten Kenntnisse im Bereich Datenschutz notwendig. Das Melde-Modul beinhaltet das Standard-Web-Formular zur Verfahrensmeldung, das zugehörige Anwendungsszenario für die FACTORY sowie die Installation und Einrichtung des Moduls. Sonderwünsche (z.B. Anpassungen des Web-Formulars, Verwendung von Word-Formularen, Auslesen von Datenbanken, Anbindung an Postfächer in eine vorhandene Mailserver-Struktur wie z.B. Exchange oder Lotus-Notes) können im Rahmen einer Dienstleistung realisiert werden.
Mietmodell für externe Datenschutzbeauftragte
Sie suchen eine professionelle und finanzierbare Software für das Datenschutz-Management Ihrer Kunden? Unser flexibles Mietmodell bietet Ihnen ein geringes Investitionsrisiko und fest kalkulierbare Kosten pro Quartal – und das ohne Bindungsfrist.
Um Ihrer Aufgabe als externer Datenschutzbeauftragter professionell gerecht zu werden, ist eine strukturierte Software-Unterstützung unerlässlich. Die Mehrmandantenfähigkeit von otris privacy erlaubt Ihnen eine effiziente Betreuung all Ihrer Mandanten. Vielfältige mandantenübergreifende Vorlagen und Muster schaffen wertvolle Synergien, wobei die Daten Ihrer einzelnen Mandanten selbstverständlich strikt voneinander getrennt sind. Um Zeit und Wege zu sparen, können Sie Ihre Mandanten in die Datenschutzarbeit mit einbinden: Versenden Sie die integrierten Checklisten per E-Mail, die Antworten importieren Sie anschließend auf Knopfdruck.
Neben den datenschutzrechtlich erforderlichen Reports wie dem Verfahrensverzeichnis können Sie mit otris privacy zum Beispiel auch Abrechnungen für Ihre Dienstleistungen erzeugen. Unser Mietmodell gilt ab einer Anzahl von mindestens fünf Mandanten, wobei die Mandantenzahl jederzeit flexibel angepasst werden kann. Die Kostenseite bleibt durch den quartalsweisen Abrechnungsmodus kalkulierbar. Unser Mietmodell unterliegt keiner Bindungsfrist und ist jederzeit zum Ende eines Quartals kündbar. Bei Interesse erstellen wir Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot!
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Produktbroschüre – otris privacy
Zum bequemen Nachschlagen: Informationen zu unserer Datenschutzmanagement-Software kompakt für Sie zusammengefasst.
