Das Zentralinstitut für Seelische Gesundheit (ZI) in Mannheim ist ein international anerkanntes Zentrum für moderne Psychiatrie. Die Struktur des ZI bietet eine modellhafte und überaus effiziente Verknüpfung von Krankenversorgung, Forschung und Lehre. Fortschritt und Effizienz ist den Spezialisten auch bei der Vertragsverwaltung wichtig: Das ZI in Mannheim setzt auf otris contract.
Mit 850 Mitarbeitern an fünf Standorten erbringt das ZI in Kooperation mit nationalen und internationalen Einrichtungen überragende Leistungen in der Wissenschaft. Über die Einführung des Vertragsmanagement-Systems otris contract sprachen wir mit der Qualitätsmanagement-Koordinatorin, Corinna Rieker und mit Jan Merzweiler, IT-Leiter des Institutes.
Frau Rieker, wie kam es zu der Entscheidung, otris contract zu nutzen?
Corinna Rieker: Wir haben nach einer Firma gesucht, deren Schwerpunktthema das Vertragsmanagement ist und die sich dadurch besonders um unsere spezifischen Themen kümmern kann.
Und da sind Sie bei otris fündig geworden?
Corinna Rieker: Ja, wir haben uns für otris contract entschieden, weil andere Lösungen unsere Anforderungen nicht abdecken konnten, bzw. zu kompliziert in der Anwenderdurchführung aufgebaut waren. Außerdem hat uns das Angebot auch kostenmäßig überzeugt und wir konnten die Anwendung problemlos in unsere Systemlandschaft integrieren, obwohl diese sehr speziell ist.
Wie verlief die Installation?
Jan Merzweiler: Innerhalb eines sehr intensiven Work-shops konnten wir mit einer Testinstallation arbeiten. Wir haben das System umfangreich kennengelernt und – nach Beratung durch die Kollegen der otris – in Eigenregie verfeinert. Die Betreuung durch otris war sehr kompetent.
Gab es keine Probleme?
Jan Merzweiler: Nein, denn otris contract ist sehr gut zu installieren. Unsere Mitarbeiter brauchen nur den Webbrowser und können quasi sofort loslegen.
Können alle Mitarbeiter auf die Verträge zugreifen?
Corinna Rieker: Nein, natürlich nicht. Durch die Rechtevergabe können wir gezielt Zugriffe auf von uns definierte Benutzergruppen ermöglichen oder einschränken. Besonders bei vertraulichen Daten ist dies ein wichtiger Aspekt.
Wie kamen Sie auf den Gedanken, ein System zur Vertragsverwaltung einzusetzen?
Jan Merzweiler: Ursprünglich war geplant, alle Verträge per Excel-Tabellen zu verwalten, mit Hyperlinks auf Dokumente und E-Mails, die zu den Verträgen gehören. Es hätte nicht lange gedauert, und diese Liste wäre explodiert. So kam es zu der Suche nach einem System, das alle Vorgänge des Vertragsmanagement integriert.
otris contract garantiert Ihnen diese Transparenz?
Jan Merzweiler: Ja, otris contract ist ein modernes und durchdachtes System. Die berechtigten Mitarbeiter haben alle relevanten Daten auf einen Blick verfügbar. Die Flexibilität ist beeindruckend, besonders bei der Erstellung von individuellen Formularen ist dies von großem Vorteil.
Welche Verträge haben Sie im System hinterlegt?
Corinna Rieker: Wir verwalten mit otris contract unsere Dienstleistungsverträge, Mietverträge, Lizenzverträge, Kooperationsverträge, Rahmenverträge, Sponsoringverträge, Drittmittelverträge und Forschungsverträge.
Sind dies spezielle Verträge?
Corinna Rieker: Zum Teil ja, z.B. werden in Drittmittelverträgen und bei den Kooperationsverträgen spezielle Informationen zu Forschungsprojekten dokumentiert.
Unterstützt otris contractihre Workflows?
Corinna Rieker: Wenn wir im Rahmen der Weiterbildung Ärzte mit anderen Kliniken tauschen, wollen wir, dass uns otris contract automatisch daran erinnert, eine Umfrage zu starten, ob alle Beteiligten zufrieden sind und die Leistungen stimmen. Das ist eine sehr nützliche Funktion im Kontext Qualitätssicherung.
Was zeichnet otris contract aus Ihrer Sicht noch aus?
Jan Merzweiler: Das Erscheinungsbild und die Bedienerfreundlichkeit einer Anwendung sind mir wichtig, ein System muss einfach zu bedienen sein. Mit otris contract haben wir ein System, das diese Kriterien ebenfalls erfüllt. Wir sind sehr zufrieden. Corinna Rieker: Dem kann ich nur zustimmen. Besonders erfreulich ist auch, dass individuelle Änderungen und Anpassungen des Systems durch otris schnell ausgeführt werden und nicht erst mit der nächsten Programmversion nach 2-3 Jahren genutzt werden können.
Vielen Dank für das Gespräch.
