Unternehmerische Risiken durch Fristversäumnisse können bei der DAW SE heute praktisch komplett ausgeschlossen werden. Stattdessen ermöglicht die Software für Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement „otris contract“ Transparenz auf Knopfdruck.
Die DAW SE entwickelt, produziert und vertreibt hochwertige Farben, Lacke, Lasuren und bauchemische Beschichtungssysteme. Wer schon einmal eine Wohnung gestrichen hat, kennt wahrscheinlich mindestens eines ihrer Produkte: Alpinaweiß. Seitdem das Unternehmen 1895 gegründet wurde, hat es sich in Deutschland, Österreich und der Türkei zum Marktführer für Baufarben entwickelt, europaweit belegt es Platz drei. An 29 Produktionsstandorten und in über 170 Handelsniederlassungen arbeiten heute über 6.000 Mitarbeiter. Der Gesamtumsatz 2014 lag bei 1,3 Milliarden Euro.
Ausgangssituation
Die historisch gewachsene Unternehmensstruktur der DAW SE ist durch viele Beteiligungen und ihre Untergliederung in zahlreiche Tochter- und Enkelgesellschaften komplex. Die Geschäftseinheiten sind weitgehend autonom und verwalten sämtliche Verträge lokal in Eigenregie. Doch die dezentrale Administration birgt auch Risiken. Ein Beispiel: Obwohl eine gemietete Immobilie nicht länger genutzt werden sollte, wurde eine Frist übersehen. Der Vertrag verlängerte sich automatisch um mehrere Jahre und verursachte unnötige Kosten. Um ähnliche Situationen künftig zu vermeiden, beauftragte die Geschäftsleitung die Rechtsabteilung damit, eine Softwarelösung für Vertragsverwaltung einzuführen.
Der verantwortliche Projektleiter Dr. Holger G. Syrbe entschloss sich, die Fachabteilungen von Anfang an in das Projekt zu involvieren. So konnte er die Anforderungen an die Software frühzeitig mit den Fachleitern abstimmen und die Akzeptanz im Unternehmen sichern. In einem Projektlenkungskreis sollten Vertreter aus den Abteilungen IT, Recht, Handel und Rechnungswesen das im Unternehmen vorhandene Fachwissen und Know-how aus dem Arbeitsalltag einbringen. Das Gremium kanalisierte die Bedürfnisse der Fachabteilungen.
„Die Quintessenz unseres erarbeiteten Anforderungsprofils: Die Software sollte eine einheitliche Vertragsverwaltung ermöglichen, also die Einheit in der Vielfalt bieten. Damit sich Geschäftslogik und dezentrale Organisation der DAW SE widerspiegeln, sollte die Lösung einerseits flexibel anpassbar sein. Andererseits sollten Sacharbeiter ohne lange Einarbeitungszeit mit dem Werkzeug arbeiten können“, erklärt Holger G. Syrbe. Weitere Anforderungen kamen direkt aus den Fachabteilungen: Automatische Erinnerungsfunktion, Plausibilitätsprüfung, Eskalationsverfahren, detailliertes Berechtigungskonzept, die Möglichkeit jederzeit von überall auf die digitalisierten Verträge zugreifen zu können und ein Reporting-Tool, um die Verträge differenziert auswerten zu können.
Referenzen überzeugen
Nach intensiver Marktrecherche gab ein Besuch bei der Siegwerk Druckfarben AG – einem Referenzkunden der otris software AG – den entscheidenden Impuls: Das Unternehmen war in Größe, Branche und Verwaltungsstruktur mit der DAW SE vergleichbar und nutzt die Software für Vertragsverwaltung abteilungsübergreifend und mit anhaltendem Erfolg. In vertraulichen Gesprächen berichteten die Anwender von zahlreichen Erleichterungen im Arbeitsalltag. „Am Ende fiel der DAW SE die Entscheidung für eine otris contract nicht schwer. Wichtige Aspekte waren: Flexible Systemarchitektur und modulare Erweiterbarkeit, also das Angebot einer Individuallösung als Standardprodukt, die unserer komplexen Unternehmensstruktur gerecht wird. Ein weiterer Pluspunkt war das umfassende Betreuungs- und Serviceangebot der otris software AG“, erklärt Holger G. Syrbe.
Vom Konzept zur Implementierung: Go Live
Die Implementierung der Software verlief ohne größere Komplikationen. Erfreulich war, dass sich der historische Vertragsbestand automatisch integrieren ließ. Schnell wurde klar, dass die standardmäßig enthaltenen Prozesse, Funktionen und Eingabemasken einen Großteil der Anforderungen gut abdeckten.
Die im Arbeitsalltag gesammelten Erfahrungen halfen, die Benutzeroberfläche durch funktionelle Anpassungen noch besser auf die Geschäftslogik der DAW SE abzustimmen. Schritt für Schritt wurde die Software für Vertragsverwaltung otris contract immer passgenauer und schlanker, die Anwendung leichter, die Navigation besser, der notwenige Arbeitsaufwand geringer. Sowohl inhaltlich als auch technisch haben otris Berater die gesamte Optimierungsphase begleitet. Gab es Fragen, war der Weg zur Antwort immer kurz. Auf Schulungen erklärte Fachpersonal des Anbieters die neue Software und half mit praktischen Übungen bei der Nutzung.
Gefahr erkannt, Gefahr gebannt
Die Software hat sich bewährt. Genau wie initial von der Geschäftsführung gefordert, verfügt die DAW SE heute über eine Lösung für eine unternehmensweite, effiziente und sichere Vertragsverwaltung. Durch das integrierte Eskalations- und Kontrollsystem gehören Fristversäumnisse der Vergangenheit an. Entscheidungsrelevante Informationen, die noch vor wenigen Jahren umständlich angefordert und zeitaufwändig aus verschiedenen Systemen zusammengetragen werden mussten, stehen heute jederzeit direkt zur Verfügung. Sie können elektronisch gesucht, gefunden und nach Belieben sortiert, vernetzt und ausgewertet werden.
