Verträge sind die Grundlage für Geschäftsbeziehungen und bieten den Vertragspartnern Planungssicherheit. Durch die eingegangenen Verpflichtungen leiten sich jedoch häufig auch Risiken ab. Die Rechtsabteilung der PFISTERER Unternehmensgruppe setzte sich zum Ziel, ein Verfahren zu etablieren, mit dem Vertragsrisiken systematisch identifiziert, bewertet und kontrolliert werden können. Wie otris contract bei der Umsetzung unterstützt, lesen Sie in diesem Anwenderbericht.
Sichere und effiziente Lösungen zur Energieübertragung – das ist das Kerngeschäft der PFISTERER Unternehmensgruppe. In der fast 100-jährigen Firmengeschichte hat sich PFISTERER zum Weltmarktführer für Hochspannungs-Kabelgarnituren entwickelt. Rund 2.700 Mitarbeiter arbeiten an mehreren nationalen und internationalen Standorten für den Global Player aus Winterbach. Mit der Unternehmensgröße wachsen Komplexität und Verantwortung, die PFISTERER auch durch permanente Prüfung und Anpassung aller geschäftskritischen Prozesse wahrnimmt.
Übersicht und Transparenz als Grundlage
Verantwortlich für die Prozesse in der Vertragsverwaltung ist Agata-Magdalena Pawlak, Leiterin der Rechtsabteilung. Sie erklärt die Bedeutung, die Verträgen zukommt: „Verträge sind die Grundlage für unsere Geschäftsbeziehungen. Bei jeder Geschäftsbeziehung müssen wir sowohl Chancen als auch Risiken im Auge behalten.“ Um einen Vertragsbestand zu überblicken und zu prüfen, sind zwei Dinge essenziell: Vertragsdokumente müssen auffindbar und für den verantwortlichen Mitarbeiter verfügbar sein.
Die PFISTERER Unternehmensgruppe hatte bisher kein unternehmensweites System zur Vertragsverwaltung. Um die Transparenz zu erhöhen, suchte die Rechtsabteilung daher nach einer Software, die eine zentrale Ablage bietet, auf der sämtliche Dokumente aller Standorte einheitlich strukturiert liegen. Neben dieser elementaren Anforderung an die neue Lösung ermittelte das Projektteam weitere Bedarfe, um im Anschluss den Markt zu sondieren und nach einem konkreten Produkt Ausschau zu halten. Dass die Entscheidung auf otris contract fiel, hatte mehrere Gründe: Zum einen haben die kompetente Beratung sowie die übersichtliche Softwareoberfläche überzeugt. Zum anderen enthält die Standardsoftware bereits sämtliche Funktionen, die PFISTERER für die Pilotphase benötigte. Funktionale Erweiterungen waren somit nicht notwendig, eine Konfigurationen jedoch sinnvoll: Vor dem Roll-out hat otris die Software an die spezifische Firmenterminologie angepasst. Das erleichtert es den Nutzern, nach der Schulung umgehend produktiv mit dem System zu arbeiten. Sowohl Konfiguration als auch die Implementierung der Software und die Benutzerworkshops liefen reibungslos und termingerecht.
otris contract im Einsatz
Nach Implementierung und Konfiguration begannen die zuständigen Mitarbeiter der Fachabteilungen damit, bestehende Verträge von den bisherigen, verteilten Speicherorten in das neue, einheitliche System zu übertragen. Nach und nach sollen alle – mit Ausnahme der personalrelevanten – Verträge in das System überführt werden. Um den Zugriff auf die Dokumente zu steuern, wird jeder Vertrag in das vorab definierte Rechte-System eingegliedert. Welche Standorte und Abteilungen einzelne Vertragsarten oder Verträge lesen und/oder bearbeiten dürfen, kann der Administrator unkompliziert steuern. Ein großer Vorteil des Systems ist, dass Einstellungen ohne die Unterstützung von otris oder der hauseigenen IT von der zuständigen Fachabteilung vorgenommen werden können. Um beispielsweise eine neue Abteilung einer Gruppe zuzuordnen, damit sie Zugriffsrechte auf bestimmte Vertragsarten erhält, ist kein aufwendiger IT-Support notwendig. Auch beim Betrieb der Software werden die hauseigenen IT-Ressourcen geschont, da die Anwendung auf der otris private Cloud gehostet wird. Dabei profitiert PFISTERER von den hohen Sicherheitsstandards der otris-Cloud-Services: Sämtliche Daten liegen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, das strenge Anforderungen erfüllt.
Der Hauptnutzen: Sicherheit
Der Zugewinn an Transparenz, Struktur und Übersicht im Vertragsbestand generiert einen übergeordneten Nutzen: Mehr Sicherheit. Die Motivation, eine Spezialsoftware anzuschaffen, beschreibt Agata-Magdalena Pawlak so: „Wir wollen die Vertragsrisiken bewusst kontrollieren und in der Lage sein, Vertragsauswertungen über Standort- und Unternehmensgrenzen hinaus auf einen Klick zu generieren. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass wir eine strukturierte, gemeinsame Strategie bezüglich Vertragsbedingungen im gesamten Konzern verfolgen. otris contract hilft uns bei der Umsetzung dieses Ziels.“ Ist die zusätzliche Sicherheit der Hauptnutzen, so ist die Zeitersparnis bei Anlage und Bearbeitung von Verträgen – kurz: die Effizienz bei der Vertragsverwaltung – ein Zusatznutzen.
Die PFISTERER Unternehmensgruppe steht noch am Anfang. Der Ansatz, Verträge vollständig digital zu bearbeiten, etabliert sich im Unternehmen. Schritt für Schritt wird das System ausgebaut, um weitere Standorte und Abteilungen einzubinden. Agata-Magdalena Pawlak fasst den Stand der Dinge zusammen: „Wir haben nun eine deutlich transparentere Vertragsverwaltung, die uns hilft, Vertragsrisikomerkmale einfacher zu identifizieren. Das erleichtert es, unserer verantwortungsvollen Aufgabe gerecht zu werden.“
