otris contract
im Einsatz bei
LucaNet

Vertragsmanagement mit otris software:
das Gesamtpaket stimmt

LucaNet ist Anbieter von intelligenter Finanz-Software. Schnell, zuverlässig und einfach in der Bedienung – das ist der Anspruch an die selbstentwickelten Lösungen. Die gleichen Anforderungen stellt das Unternehmen an Software von Drittanbietern für den unternehmensinternen Einsatz. Für das Vertragsmanagement nutzt LucaNet otris software und profitiert von dem neu eingeführten System: schnelle Vertragsbearbeitung und Recherche, zuverlässiges Fristen-Monitoring sowie einfache Bedienung.

otris software vereinfacht Verantwortung - Referenz LucaNet

Vom Start-Up zum Marktführer
LucaNet hat sich in 20 Jahren von einem Start-Up zum Marktführer für Financial Performance Management entwickelt. Das Wachstum erforderte eine kontinuierliche Anpassung der Arbeitsprozesse. Hierzu zählt das Vertragsmanagement, das bei LucaNet lange Zeit dezentral und papiergebunden funktionierte und jetzt mit otris software zentralisiert und digitalisiert wurde.

Entscheidung für otris software
Das vorrangige Ziel, das das Unternehmen mit der Einführung erreichen wollte, war eine konzernweit einheitliche Vertragsdatenbank als Single Point of Truth. „Wir haben uns nach einer Marktrecherche unterschiedliche Vertragsmanagement-Systeme angeschaut und am Ende für otris entschieden.

Es passte einfach das Gesamtpaket: von der Beratung über die Preisgestaltung bis zum Look & Feel der Software“, erinnert sich Fabrice Freyer, Senior Business Process and Systems Manager bei LucaNet.

Fristen im Blick
Eine zentrale Funktion im Vertragsmanagement ist die Fristenüberwachung. Durch die Einführung von otris contract konnte LucaNet den Prozess zum Fristen-Monitoring unternehmensweit vereinheitlichen. Über Einstellungen im Berechtigungssystem werden Mitarbeiter abhängig von ihren Zuständigkeiten über auslaufende Vertragsfristen gewarnt. Reagieren Mitarbeiter nicht auf Fristenwarnungen, sendet das System eine Nachricht an vorab definierte Kollegen. „Die Funktionen zum Fristenmanagement gefallen uns richtig gut – sowohl was die Konfiguration angeht als auch die leichte Bedienbarkeit im Tagesgeschäft“, sagt Fabrice Freyer.

„Wenn otris contract ein Kollege wäre, dann wäre dieser Kollege sehr zuverlässig, strukturiert und bodenständig.“

Fabrice Freyer
Senior Business Process and Systems Manager bei LucaNet

Schnelle Übersicht: das Dashboard
Eine weitere Funktion, die die Anwender bei LucaNet überzeugt, ist das Dashboard. Nach der Anmeldung sieht der Nutzer das Dashboard als Startseite. Die Übersicht fasst auf „Informations-Kacheln“ die wichtigsten Daten zusammen – z.B. anstehende Fristen, neu eingegangene Verträge, anstehende Aufgaben. Der Nutzer entscheidet selbst, welche Informationskategorien das Dashboard anzeigt. Über eine Drag-&-Drop-Funktion zieht er die für ihn relevanten Informations-Kacheln auf sein individuelles Dashboard.

Erfolgsfaktor Usability
Nicht nur die Funktionen, sondern auch die gute Usability der Software war ausschlaggebend dafür, dass LucaNet sich für otris contract entschieden hat. Bereits nach kurzer Einarbeitungsphase können neue Nutzer das System bedienen. Das minimiert den Schulungsaufwand und ist eine grundlegende Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiter das System gerne nutzen.

„Die Usability einer Software ist wichtig für die Akzeptanz und somit für eine erfolgreiche Neueinführung – das wissen wir aus unseren eigenen Projekten“, erklärt Fabrice Freyer. Einige LucaNet-Mitarbeiter nutzen otris contract regelmäßig im operativen Betrieb. Andere nutzen das System nur gelegentlich zu Recherchezwecken. Insbesondere für die Gelegenheitsnutzer ist es wichtig, die benötigten Funktionen umgehend zu verstehen.

Gut beraten
Der Funktionsumfang und die Anwenderfreundlichkeit der Vertragsmanagement-Software haben LucaNet überzeugt. Aber die Software alleine entscheidet nicht über den Projekterfolg. Essenziell sind zusätzlich: gute Beratung bei der bedarfsgerechten Komponenten-Auswahl, individuelle Konfiguration sowie eine Implementierung zu den vereinbarten Zeit- und Kostenzielen. „Das alles hat mit otris sehr gut und innerhalb der geplanten Meilensteine funktioniert“, fasst Fabrice Freyer das Projekt zusammen und ergänzt: „Wenn otris contract ein Kollege wäre, dann wäre dieser Kollege sehr zuverlässig, strukturiert und bodenständig“.

Über LucaNet
Wirklich intelligente Lösungen sind einfach, schnell und zuverlässig. Im Finanzdatenmanagement steht dafür vor allem ein Name: LucaNet. Seit über 20 Jahren setzt LucaNet alles daran, CFOs, Group Accountants und Controllern mit benutzerfreundlicher Software für Financial Performance Management und professioneller Beratung die tägliche Arbeit zu erleichtern. Den Weg bis zum Ergebnis zu verkürzen. Und auf Knopfdruck valide, transparente Zahlen zu liefern, damit Entscheidungen sicher getroffen werden können.

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