Konzernweites Vertragsmanagement mit Basis-Version

So einfach wie möglich, so umfangreich wie nötig

Ohne Lumberg-Produkte stünde ein großer Teil unserer hochtechnisierten Welt still. Egal ob Auto, Handy oder Haushaltsgerät – die Wahrscheinlichkeit, dass ein Steckverbinder oder ein anderes mechatronisches Bauteil der Firma Lumberg enthalten ist, ist hoch.

referenz logo - otris software vereinfacht Verantwortung

In über 350 Auto-Modellen und in einer Vielzahl weiterer Produkte von Kaffeeautomaten über Fernsehgeräte bis hin zu Waschmaschinen sorgen Lumberg-Komponenten dafür, dass Strom fließt. Das Unternehmen mit Sitz im Sauerland ist sowohl Familienbetrieb als auch Global Player.

Die Produktion ist auf mehrere Produktionswerke im In- und Ausland verteilt. Hinzu kommen Vertriebs- und Entwicklungsstandorte in Europa, Amerika und Asien.

„Die Funktionalität und die Benutzeroberfläche waren für unsere Entscheidung maßgeblich.“

Anneliese Dieckmann
Strategischer Einkauf, Lumberg Hodling GmbH & Co. KG

Prozesse müssen der Firmengröße angepasst werden
Die Lumberg Holding ist über drei Generationen organisch gewachsen. Wachstum erzeugt die Notwendigkeit, Prozesse an die Firmengröße anzupassen. Einer dieser Prozesse, die erneuert werden mussten, war die Vertragsverwaltung. Um den Überblick über die stetig steigende Anzahl von Verträgen zu behalten, entschied sich das Unternehmen daher, den Vertragsmanagement-Prozess zu digitalisieren und mit Spezialsoftware abzubilden. Nach einem Auswahlverfahren fiel die Entscheidung, otris contract einzusetzen. „Die Funktionalität und die Benutzeroberfläche waren für unsere Entscheidung maßgeblich“, beschreibt Anneliese Dieckmann, Strategischer Einkauf, ein Merkmal, mit dem otris überzeugen konnte. „Außerdem war uns sehr wichtig, dass das System so einfach wie möglich und nur so umfangreich wie nötig ist.“

Die Standard-Variante reicht aus
Die Ermittlung und Analyse aller Anforderungen führte zu dem Ergebnis, dass der Funktionsumfang der Standard-Variante von otris contract ausreicht, um den Bedarf der Lumberg Holding abzudecken. Sämtliche Verträge, die bisher lokal in den einzelnen Produktionsstandorten und Niederlassungen lagen, konnten nach Einführung des Systems von jedem berechtigten Mitarbeiter eingesehen werden.

Über den Webbrowser meldet sich der Nutzer von einem beliebigen Standort aus an und erhält dann – je nach Berechtigung – lesenden, schreibenden oder keinen Zugriff auf bestimmte Verträge bzw. Vertragsarten. Durch den Zugriff aller Nutzer auf den stets aktuellen und vollständigen Datenbestand wurde bereits eine zentrale Zielsetzung der Lumberg Holding erreicht: „Unser wichtigstes Anliegen war, das bis dahin ungeordnete, dezentrale Vertragswesen transparent zu machen“, erläutert Anneliese Dieckmann. „Dass hierfür die otris contract Standard-Variante ausreicht und keinen aufwendigen Anpassungsarbeiten notwendig waren, hat uns gefreut.“

Neben erhöhter Transparenz und ortsunabhängigem Zugriff schätzen die ca. 60 Mitarbeiter, die konzernweit die Software nutzen, umfassende Such-, Sortier- und Strukturierungsfunktionalitäten. Verträge, die bisher auf lokalen Festplatten oder unabhängig voneinander im Firmennetzwerk gespeichert wurden, sind nun einheitlich strukturiert auf der zentralen Vertragsdatenbank abgelegt. Jeder Vertrag wird bei Anlage standardmäßig mit vorher definierten Metadaten versehen (z.B. Vertragsart, Vertragsdatum, Vertragspartner, Verantwortlicher, Fristen, etc.).

Über diese Daten können Verträge gefiltert werden (z.B. Anzeige aller KFZ-Leasing-Verträge aus dem Jahr 2015, die mit einer bestimmten Firma geschlossen wurden). Innerhalb des Suchergebnisses aber auch innerhalb der gesamten Vertragsdatenbank kann zusätzlich über die Volltextsuche das Ergebnis verfeinert werden, indem nach einem einzelnen Stichwort oder einer Wort-Kombination gesucht wird. „Die Such- und Filterfunktionalität hilft uns, unternehmensweit und jederzeit jeden existierenden Vertrag aufzufinden“, verdeutlicht Anneliese Dieckmann die Nützlichkeit einer der Kernfunktionen von otris contract.

Wirtschaftliche Vorteile
Diese Transparenz ermöglicht nicht nur eine erheblich bessere Auffindbarkeit, sondern liefert außerdem handfeste wirtschaftliche Vorteile. Beispiel: Die Sortierung nach Vertragspartnern und Vertragsarten macht durch wenige Klicks die gesamte Vertragsbeziehung zu einem Unternehmen deutlich. Hieraus lässt sich ablesen, ob Sondervereinbarungen oder Rahmenverträge existieren, durch die nicht nur ein einzelner Standort, sondern das ganze Unternehmen profitieren kann. Weitere wirtschaftliche Vorteile ergeben sich aus der enormen Zeitersparnis bei der Vertragserfassung und Vertragsbearbeitung sowie durch die Fristenkontrolle. Auslaufende Fristen sollten genutzt werden, um Vertragsbeziehungen zu überprüfen und gegebenenfalls neu zu verhandeln bzw. zu beenden. Durch otris contract werden sämtliche Fristen fortlaufend kontrolliert. Verpasste Fristen gehören der Vergangenheit an.

otris contract in der Standard-Variante zu nutzen, das bedeutet, dass ein deutlich geringerer Funktionsumfang zur Verfügung steht als durch Erweiterungen und Anpassungen möglich wäre. Es bedeutet jedoch nicht automatisch, dass die vorhandene Funktionalität nicht den gewünschten Anforderungen entspricht oder dass Aufgaben nur unzureichend erledigt werden können. Aufgaben und Anforderungen sind schließlich in jedem Unternehmen unterschiedlich. Und da sich Unternehmen ständig verändern, ist es ein beruhigendes Gefühlt, dass otris contract jederzeit an sich verändernde Unternehmensstrukturen und -größen angepasst werden kann. „Zur Zeit sind keine Erweiterungen geplant“, so Anneliese Dieckmann, „aber falls wir Erweiterungen vornehmen wollten, wissen wir, dass wir uns jederzeit auf die Expertise der otris verlassen können. Die Implementierung der Software verlief bei uns vollkommen reibungslos. Die Zusammenarbeit ist unkompliziert und die Ansprechpartner sind jederzeit gut erreichbar.“

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