Unternehmen der Finanzwirtschaft müssen strenge regulatorische Vorgaben erfüllen. Ausgelöst durch die Finanzkrise 2007 erweiterte der Gesetzgeber die Sicherheitsvorschriften. Dazu zählt die sogenannte Abwicklungsplanung: eine Art Notfallkonzept, das die zuständige Behörde in einer Krisensituation zur Schadensminimierung nutzt. Lesen Sie, wie otris contract die Wüstenrot Gruppe bei dieser anspruchsvollen Aufgabe unterstützt.
Was ist zu tun, wenn eine Krisensituation droht? Mit dieser Frage beschäftigen sich die meisten Unternehmen nur dann, wenn der konkrete Fall eintritt. Eine Ausnahme sind Finanzinstitute: Ab einer gewissen Größe und Systemrelevanz müssen sie einen Abwicklungsplan erstellen. Der Plan enthält wichtige Daten und Fakten, die die Abwicklungsbehörde im Fall der Fälle benötigt, um Einlagegelder zu sichern. Eine geordnete Abwicklung unter Federführung der Behörde soll die Kontinuität kritischer Funktionen gewährleisten, negative Auswirkungen auf die Finanzstabilität vermeiden sowie öffentliche Mittel und gesicherte Einlagen von Kunden schützen.
Abwicklungsplanung und Vertragsmanagement
Das Europäische SRB (Single Resolution Board) gibt vor, welche Angaben ein Abwicklungsplan enthalten muss. „Vieles von dem, was in einem Abwicklungsplan steht, betrifft laufende Vertragsbeziehungen und somit das Vertragsmanagement“, erklärt Katharina Unger-Rumplmayr, Recht/Legal Affairs Wüstenrot Gruppe. Dienstleistungs-, Wartungs-, Leasing- und viele weitere Verträge sind von fundamentaler Bedeutung für die Aufrechterhaltung der kritischen Infrastruktur eines Finanzinstituts. „Vor der Digitalisierung unseres Vertragsmanagements lagen diese Verträge in Papierform und lokal bei der zuständigen Unternehmenseinheit“, erläutert Katharina Unger-Rumplmayr die Ausgangssituation und ergänzt: „Für die komplexen Anforderungen des Abwicklungsplans benötigten wir mehr Transparenz über den Gesamtbestand an Verträgen. Kurzum: wir brauchten ein digitales Vertragsmanagement-System für die gesamte Wüstenrot Gruppe.“
Gute Beratung, gute Software
Über eine Empfehlung haben die Verantwortlichen bei Wüstenrot Kontakt zu otris software aufgenommen. Im direkten Vergleich zu anderen Anbietern, die Wüstenrot in die engere Auswahl gezogen hatte, konnte otris mit zwei Vorzügen punkten: Eine leicht bedienbare Softwareoberfläche und gute Beratung. „Nach den Erstgesprächen waren wir überzeugt, dass die Kompetenz zur Umsetzung unserer komplexen Anforderungen vorhanden ist. Diese Erwartung hat otris voll erfüllt – das Consulting im Projekt war ausgezeichnet“, beschreibt Katharina Unger-Rumplmayr die Zusammenarbeit.
Vertragsmanagement maßgeschneidert
Gute Beratung beinhaltet in einem Softwareprojekt, dass auch Umsetzung und Implementierung so funktionieren wie vorab spezifiziert. Eine Herausforderung in dem Vertragsmanagement-Projekt der Wüstenrot: Das Verständnis dafür entwickeln, was eine SRB-Abwicklungsplanung erfordert und wie otris contract durch Anpassung bestmöglich unterstützen kann. In der Umsetzung hat das otris-Consulting die digitalen Vertragsakten aufwendig erweitert, einen Workflow erstellt und zahlreiche Datenfelder und Abhängigkeiten in die Software integriert. Dabei immer im Hinterkopf: das System muss für Anwenderinnen und Anwender verständlich bleiben. Die Lösung, die otris nach den Vorgaben von Wüstenrot entwickelt hat, spiegelt genau das: ein komplexes System, das trotzdem anwenderfreundlich ist.
Weitere Aufgaben
Dass Wüstenrot ein digitales Vertragsmanagement brauchte, wurde der Rechtsabteilung nicht nur durch die regulatorischen Anforderungen der Abwicklungsplanung bewusst. „Als beispielsweise feststand, dass der Brexit kommt, brauchten wir umgehend Transparenz über alle Vertragsbeziehungen mit britischen Unternehmen“, erinnert sich Katharina Unger-Rumplmayr. „Das herauszufinden war mit unserem dezentralen, analogen System sehr aufwendig.“ Die digitale Vertragsdatenbank mit ihren Filter-, Sortier- und Suchfunktionen ermöglicht heute eine Recherche „auf Knopfdruck“. Das verbessert nicht nur die Transparenz, sondern beschleunigt zusätzlich den Recherche-Prozess.
Ein weiterer Prozessbeschleuniger ist die workflowgesteuerte Vertragsfreigabe. Verträge die kritische Infrastruktur der Wüstenrot oder Outsourcing betreffen, durchlaufen vor Abschluss ein mehrstufiges Freigabeverfahren. Erst nachdem die jeweiligen Fachabteilungen den Vertragsentwurf wirtschaftlich und rechtlich geprüft haben, erhält er die Freigabe zur Unterzeichnung. Das digitale Verfahren macht den Prozess nicht nur schneller, sondern auch transparenter: „Falls der Freigabeprozess stockt, sehen wir, an welcher Stelle der Vertragsentwurf liegt. Die Kolleginnen und Kollegen können dann auf kurzem Dienstweg direkt mit der Abteilung sprechen, um offene Fragen zu klären“, sagt Katharina Unger-Rumplmayr.
Sicherheits- und Kostenoptimierung
Mehr Transparenz und beschleunigte Prozesse – dafür sprechen im Vertragsmanagement nicht nur Sicherheits- sondern auch Kostenaspekte. Durch automatisierte Fristenwarnungen, übersichtliche Reports oder aussagekräftige Auswertungen können Nachverhandlungen detailliert vorbereitet und Vertragsbeziehungen gruppenweit optimiert werden.
Über 120 Anwenderinnen und Anwender nutzen bei Wüstenrot die neue digitale Vertragsverwaltung. Je nach Aufgabe und Zugangsrechten zur Recherche, operativen Vertragsmanagement-Arbeit, Vertragsfreigabe oder im Bereich Compliance zur Erfüllung der regulatorischen Anforderungen. Was alle Anwender eint: Sie profitieren von einer leicht zu bedienenden Software, die ihre tägliche Arbeit vereinfacht.
Über Wüstenrot
1925 brachte Wüstenrot das Bausparen nach Österreich. Seither konnten in Österreich mehr als 500.000 Eigenheime mit Wüstenrot Finanzierungen geschaffen werden. Heute ist die Wüstenrot Gruppe ein mitteleuropäischer Finanzkonzern. An die 2.400 Mitarbeiter betreuen in Österreich, Kroatien und in der Slowakei sehr erfolgreich mehr als 2,1 Millionen Kunden mit Gesamtlösungen aus einer Hand für die Bereiche Ansparen, Finanzieren, Vorsorgen und Versichern. Durch eine gezielte Kunden- und Serviceorientierung sowie die laufende Entwicklung innovativer Produkte werden das Vertrauen und die Treue der Kunden auch in Zukunft bewahrt und weiter ausgebaut.
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