Aktuelle Informationen statt teurer Papierflut: Ein integriertes Redaktionssystem hält den Verwaltungsaufwand gering und liegt somit voll und ganz im Interesse der Versicherten.
otrisPortal macht Wachstum erst möglich
Als eine Versicherung der etwas anderen Art hat sich die Hamburger Securvita Betriebskrankenkasse binnen kürzester Zeit einen Namen gemacht. Mehr als andere Krankenkassen engagiert sie sich für alternative Medizin und erstattet ihren Mitgliedern zahlreiche, anerkannte Naturheilverfahren. Das Konzept hat Erfolg. Als sich die Securvita BKK 1997 bundesweit für alle gesetzlich Versicherten öffnete, hatte sie 1.600 Mitglieder. Derzeit sind es 120.000 Versicherte und Familienangehörige – Tendenz steigend.
Von Beginn an hielt die Securvita ihren Verwaltungsaufwand gering, um den Mitgliedern Kosten zu ersparen. Der direkte und unkomplizierte Kundenkontakt via Internet ist ein wichtiges Element bei der Eindämmung des teuren „Papierkrieges“. Um auch den rasch anwachsenden Informationsfluss innerhalb des Hauses möglichst effizient zu kanalisieren, etablierten die Hamburger vor kurzem ein Intranet. Voraussetzung, so IT-Projektmanager Siegfried Treptow, war eine wirklich passende und einfach zu nutzende Software. Er entschied sich für das Content Management-Modul des otrisPortals. Seit Juli 2003 arbeiten 220 Securvita-Angestellte täglich mit dem Intranet.
Von HTML keinen Schimmer
Entscheidender Vorteil bei der Wahl des Content Management-Systems des otrisPortals? „Ohne Zweifel das integrierte Redaktionssystem“, sagt Treptow. „Wir haben keine Mitarbeiter, die sich ausschließlich um das Intranet kümmern könnten, oder einen Administrator, der die Texte ins System stellt.“ Weil das im Interesse einer effizienten Verwaltungsstruktur auch so bleiben soll, war das Intranet bei Securvita überhaupt nur mit dem einfach zu handhabenden Redaktionssystem des otrisPortals zu verwirklichen. Heute arbeiten 15 Mitarbeiter als Redakteure mit dem System und geben Texte, Informationen und Grafiken ein, die laufend aktualisiert werden. „Dabei hat keiner von ihnen einen blassen Schimmer von HTML“, sagt Siegfried Treptow.
Rasch eingeführt – sofort akzeptiert
Die Einführung des neuen Systems erfolgte sehr schnell. Individuelle Anforderungen und Wünsche der Securvita BKK wurden umgehend in die Anwendung eingearbeitet. Weder die Realisation des Systems noch die Schulung der Securvita-Mitarbeiter nahm viel Zeit in Anspruch.
Intuitive Bedienbarkeit
Durch die intuitive Bedienung der Software konnten sich alle Mitarbeiter bereits nach einer kurzen Einführung selbständig in das System einarbeiten – und lernten das neue Handwerkszeug rasch zu schätzen. „Die Akzeptanz war sofort gegeben“, bekräftigt Siegfried Treptow. Damit die Arbeit am System für alle Beteiligten unkompliziert bleibt, legt die Securvita mehr Augenmerk auf den Inhalt denn auf die grafischen Details. „Es geht uns in erster Linie um wichtige Informationen für unsere Kunden“, setzt der IT-Projektmanager die Prioritäten.
Besserer Informationsfluss – mehr Wissen
Das System transportiert vor allem Sachinformationen. Von Versicherungstabellen mit aktuellen Erstattungssätzen über den Pressespiegel bis hin zu den aktuellen Arbeitsplänen. Ein koordinierender Chefredakteur achtet darauf, dass der schnelle Informationsfluss nicht überhand nimmt. Auch das otrisPortal selbst wurde bei der Installation so konfiguriert, dass die Mitarbeiter bei einzelnen Anfragen nicht mit Informationen überschüttet werden. „Der Kenntnisstand der Mitarbeiter hat sich durch das neue Medium deutlich verbessert“, sagt Siegfried Treptow.
„Wissen, das vorher oft in einzelnen Karteikästen versteckt war, ist jetzt für alle zugänglich.“ Gleichzeitig ist die interne Papierflut reduziert worden, ebenso wie die Menge der e-Mails: „Der Pressespiegel ging früher per Mail an 30 bis 40 Mitarbeiter. Irgendwann sind die Server überlastet. Jetzt steht der Pressespiegel im Intranet, das spart Hardware-Kapazität.“
Weiter wachsen mit dem otrisPortal
Die Securvita senkt zum 1. Januar 2004 ihre Beiträge auf 12,9 Prozent und erwartet in den folgenden Monaten noch einmal einen großen Mitgliederzuwachs. Das Unternehmen bereitet sich darauf vor, mit dem Bezug neuer Gebäude, der Einstellung neuer Mitarbeiter – und mit der weiteren Optimierung seiner elektronischen Informationssysteme. Das mit dem otrisPortal gestaltete Intranet soll kontinuierlich zur Wissensdatenbank ausgebaut werden. Außerdem soll die Portalsoftware künftig genutzt werden, um ausgewählte Informationen über das Internet auch eingeloggten Mitgliedern zugänglich zu machen. Schließlich ist auch ein vollständiges Dokumenten-Management mit dem otrisPortal geplant.
