Schneller und transparenter
durch Digitalisierung im
Beteiligungsmanagement

Die Spreu vom Weizen trennen

Der ZFHN – Zukunftsfonds Heilbronn investiert in erfolgversprechende Start-up-Unternehmen. Dass diese Investitionen risikobehaftet sind, liegt in der Natur der Sache: Viele Firmenneugründungen in Deutschland setzen sich am Markt nicht durch. Welche Werkzeuge nutzt der ZFHN, um die Unternehmen zu finden, bei denen Risiko und Erfolgsaussicht im richtigen Verhältnis stehen?

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Pro Jahr bewerben sich über 500 Start-Up-Unternehmen um eine Förderung durch den ZFHN. Anders als viele Risikokapitalgeber am Markt setzt der ZFHN auf eine langfristige Zusammenarbeit, um das Wirtschaftswachstum in der Region Heilbronn nachhaltig zu fördern. Unternehmen, die in das Portfolio aufgenommen werden, unterstützt der ZFHN nicht nur durch Kapital, sondern zusätzlich mit Know-how und Beratungsleistungen. Der Investitionsaufwand ist somit hoch und nur bei guten Erfolgsaussichten gerechtfertigt. Um Investitionsrisiken zu minimieren, müssen die Investmentmanager das Potenzial sorgfältig prüfen. Gleichzeitig muss schnell entschieden werden, damit konkurrierende Kapitalgeber bei interessanten Investments nicht schneller zugreifen. Um diesen Zielkonflikt optimal zu managen, hat der ZFHN einen standardisierten Auswahl-Workflow für Bewerbungen entwickelt.

Weichenstellung im Auswahlprozess
„Von den jährlich 500 Unternehmen, die eine Bewerbung bei uns einreichen, stellen sich in etwa 30 unserem Team persönlich vor und drei bis fünf davon sind investmentfähig“, beschreibt Andrea Muth, Beteiligungs-Controllerin beim ZFHN, das Verhältnis. „Durch den Auswahlprozess trennen wir die Spreu vom Weizen – möglichst schnell und möglichst genau.“ Um effizient vorzugehen, müssen Investmentmanager die eingereichten Unterlagen bei der ersten Durchsicht auf K.O.-Kriterien untersuchen, die schnell überprüfbar sind. So wird vermieden, dass aufwendige Detailprüfungen für ein Unternehmen durchgeführt werden, obwohl es bestimmte Muss-Kriterien nicht erfüllt. Auch in den darauffolgenden Prüfphasen sichert ein standardisierter Ablauf Effizienz und Genauigkeit.

„Ausschlaggebend für die Auswahl der Software otris corporate waren letztlich Anpassbarkeit und die einfache Bedienungsführung.“

Andrea Muth
Beteiligungscontrollerin, ZFHN

Schneller und transparenter durch Digitalisierung
„Unser Auswahlprozess mit den Phasen Akquisition, Due Diligence, Decision Making und Closing hat sich bewährt. Um ihn zu beschleunigen und die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern, haben wir beschlossen, nach einem Softwaresystem zu suchen, mit dem wir den Auswahlprozess-Workflow in all seinen Facetten abbilden können“, erläutert Andrea Muth die Motivation. „Ausschlaggebend für die Auswahl der Software otris corporate waren letztlich Anpassbarkeit und die einfache Bedienungsführung.“

Von der Anforderung zur Anwendung
Die detaillierten Anforderungsdokumente und die gemeinsamen Workshops konkretisierten den Funktionsumfang und das Projektvorgehen. In enger Abstimmung mit dem ZFHN entwickelten die Experten von otris Stück für Stück eine Lösung, die den Akquise-Prozess digital abbildet.

Die Lösung im Einsatz
Die wichtigste Anforderung an das System war, dass die Anwender die aktuellen Bewerbungsvorgänge ohne Umwege finden und den Bewerbungsverlauf, den aktuellen Status sowie sämtliche damit verbundenen Dokumente unkompliziert einsehen können.

Die Experten der otris setzten die Anforderung mit dem in otris corporate integrierten Workflow-Generator um. Jede Bewerbung, die im System angelegt wird, durchläuft nun den standardisierten Ablauf. Dokumentenlenkungsfunktionen stellen sicher, dass die Zuständigkeiten in Abhängigkeit von der jeweiligen Bewerbungsphase automatisch wechseln. Beispiel: Sobald die zuständige Abteilung die Vorprüfung abgeschlossen hat, wird der Bewerbungsvorgang an die Abteilung weitergeleitet, die für die Bewertung der Unternehmenspräsentation zuständig ist. Bewerbungen, die auch diese Prüfung bestehen, leitet das System an das Due Diligence-Team.

Übersicht schaffen
Wie viele Bewerbungen befinden sich derzeit in der Akquisitionsphase und wie viele Unternehmen schaffen den Sprung von der Detailprüfung zur Due Diligence? In der Vergangenheit konnten Fragen dieser Art zwar auch beantwortet werden, notwendig war jedoch eine eingehende Recherche. otris corporate vereinfacht die Übersicht: Tagesaktuell zeigt das System an, welche und wie viele Bewerbungen sich in den einzelnen Bewerbungsphasen befinden. Das erleichtert die interne Planung und zusätzlich die Auskunft gegenüber Bewerbern.

Zusammenarbeit vereinfachen
Das ZFHN-Team ist klein, die Anzahl an Bewerbungen hingegen groß. Optimale Organisation und reibungsloses Teamwork sind notwendig, um jede Bewerbung nach den standardisierten Kriterien zu prüfen. otris corporate vereinfacht die Zusammenarbeit. Durch einheitliche Strukturierung und zentrale Datenhaltung greifen alle Teammitglieder auf den aktuellen Datenbestand zu. Das System zeigt die ausgewählte Bewerbung als Vorgang an: Status, aktuelle / vorherige Bearbeiter, hinterlegte Dokumente, Notizen und Vermerke – sämtliche Informationen sind transparent.

Entscheidungen treffen
Für den ZFHN sind die erfolgversprechenden Start-Up-Unternehmen keine Bittsteller, sondern potenzielle Kooperationspartner. Im Wettbewerb um die Unternehmen mit den besten Marktchancen muss sich der Zukunftsfonds gegen andere Risikokapitalgeber durchsetzen. Neben dem „richtigen Riecher“ für Zukunftstrends brauchen die Investmentmanager aus Heilbronn vor allem eins: Eine solide Informationsbasis, um schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch zentrale Datenhaltung, Strukturierung, Prozesssteuerung und Dokumentenlenkung vereinfacht otris corporate die Arbeit der Investmentmanager. So bleibt mehr Zeit für die wichtigste Aufgabe: Potenziale bewerten und das Next Big Thing finden.

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