Deutsche Accumotive
nutzt otris contract
Vertragsmanagement-Software

Systemwechsel im Vertragsmanagement

Die Accumotive in Kamenz ist eine der modernsten und größten Batteriefabriken in der weltweiten Automobilindustrie. Die 100%ige Tochter der Daimler AG nutzt seit einigen Monaten otris software für das digitale Vertragsmanagement.

Referenz - otris Vertragsmanagement bei der Deutschen Accumotive

Schon vor der Einführung von otris contract hatte die Deutsche Accumotive GmbH & Co. KG ein digitales Vertragsmanagementsystem im Einsatz. Doch mit wachsendem Vertragsbestand und zunehmender Komplexität in den Vertragsbeziehungen wuchsen auch die Anforderungen an die Vertragsmanagement-Software.

„Das vorherige System war nicht sehr flexibel. Konfigurationen, die uns wichtig waren, konnten nicht ohne weiteres umgesetzt werden – daher haben wir Kontakt zur otris aufgenommen“, erläutert Yvonne Hürrig (Rechtsabteilung Deutsche Accumotive) die Motivation für den Systemwechsel.

Revisionssichere Ablage und einfache Suche
Ganz oben auf der Prioritätenliste der Deutschen Accumotive stand die Anforderung, digitale Vertragsakten revisionssicher zu speichern und zu archivieren. Wichtig in diesem Zusammenhang: Die digitalen Akten sollten nicht nur sicher gespeichert sein, sondern auch unkompliziert und schnell auffindbar. In otris contract stehen hierfür zum einen die leicht bedienbare Suche und vielfältige Filterfunktionen zur Verfügung. Zum anderen erleichtert eine OCR-Erweiterung die Recherche: Die Inhalte der eingescannten Dokumente (z.B. Verträge) sind durch eine Volltextindexierung durchsuchbar. Eine Recherche beschränkt sich somit nicht nur auf Aktenverschlagwortung und Metadaten, sondern erlaubt zusätzlich eine globale Suche über die Inhalte aller Dokumente, die in den digitalen Akten liegen.

„Die Grundfunktionen sind umgehend und ohne aufwendige Schulung verständlich, die Oberfläche ist übersichtlich und aufgeräumt.“

Yvonne Hürrig
Rechtsabteilung Deutsche Accumotive GmbH & Co. KG

Fristen im Blick
Eine verpasste Kündigungsfrist, die zu einer ungewollten Vertragsverlängerung führt, kann hohe Kosten verursachen. Die Kündigungsfristen im Blick zu behalten, ist außerdem sinnvoll, um mit den Vertragspartnern zum richtigen Zeitpunkt neu- oder nachzuverhandeln. „Das Fristenmanagement in otris contract hat uns überzeugt. Wir haben nun einen Eskalationsworkflow implementiert, mit dem wir ein sicheres Monitoring umsetzen“, erläutert Yvonne Hürrig. otris contract informiert den zuständigen Mitarbeiter über eine anstehende Frist. Reagiert der Mitarbeiter nicht, werden nach vorab definiertem Ablauf weitere Mitarbeiter benachrichtigt.

Zusammenarbeit
Nicht nur die Rechtsabteilung, sondern nahezu alle Fachbereiche der Deutschen Accumotive arbeiten direkt oder indirekt mit Verträgen. Eine elementare Anforderung an die neue Vertragsmanagement-Software war daher, dass auch Mitarbeiter außerhalb der Rechtsabteilung auf das System zugreifen können. Allerdings: Nicht jeder Mitarbeiter darf jeden Vertrag sehen. „Mit otris contract können wir die Zugriffsrechte steuern. Wir haben systematisch für jede Vertragsart festgelegt, welche Mitarbeitergruppen lesenden oder schreibenden Zugriff haben“, erklärt Yvonne Hürrig. Die Software wird über den Browser genutzt – das ermöglicht eine schnelle Bereitstellung und den ortsunabhängigen Zugriff (keine lokale Installation notwendig). Eine Schnittstelle zur vorhandenen Mitarbeiterverwaltung vereinfacht die Pflege von Nutzer- und Zugriffsrechten.

Usability
Viele Mitarbeiter, die nicht mit der direkten Vertragsverwaltung betraut sind, nutzen otris contract ausschließlich zur gelegentlichen Informationsrecherche.

Da sich die Software an Usability- und Designprinzipien gängiger Systeme – wie z.B. Microsoft Outlook – orientiert, fällt es auch den Gelegenheitsnutzern leicht, sich zurechtzufinden. „Die Grundfunktionen sind umgehend und ohne aufwendige Schulung verständlich“, so Yvonne Hürrig. „Die otris contract-Oberfläche ist übersichtlich und aufgeräumt“.

Datenimport
Ob die Ablösung eines Altsystems gegen ein Neusystem unkompliziert ist, hängt von vielen Faktoren ab. Unter anderem davon, ob Format und Struktur der Daten und Dokumente aus dem bestehenden System einfach für den Import in das neue System aufzubereiten sind. „Die Übertragung unserer bereits digitalisierten Vertragsakten vom Alt- in das Neusystem habe ich mir nicht so aufwendig vorgestellt“, erinnert sich Yvonne Hürrig. „Jetzt, wo alles so funktioniert, wie es funktionieren soll, kann ich aber sagen, dass sich der Aufwand gelohnt hat.“

Fazit
Drei Anforderungen standen weit oben auf der Prioritätenliste der Deutschen Accumotive GmbH & Co. KG: Das digitale Vertragsmanagement-System sollte eine sichere Vertragsablage, die leichte Informationsrecherche und eine verlässliche Fristenkontrolle bereitstellen. Um weitere Individualisierungen des Systems umzusetzen und die Bedienung zu vereinfachen, ersetzte das Unternehmen das bestehende System gegen otris contract. Der Export, die Aufbereitung und der Import der bestehenden digitalen Vertragsakten waren aufwendig aber lohnenswert: „Das System erfüllt unsere Anforderungen und bietet auch Gelegenheitsnutzern eine einfache Möglichkeit, sich über abgeschlossene Verträge zu informieren“, fasst Yvonne Hürrig zusammen.

Die Deutsche Accumotive GmbH & Co. KG
Mit der Produktion von hocheffizienten Lithium-Ionen-Batterien, stellt die Deutsche Accumotive GmbH & Co. KG das Herzstück der Mercedes-Benz Elektrooffensive dar und unterstützt gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen im weltweiten Powertrain-Netzwerk die Erfüllung der ambitionierten Elektrifizierungspläne von Mercedes-Benz Cars.

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