Die FALKE Gruppe ist ein international tätiges Bekleidungs- und Lifestyleunternehmen mit Sitz im sauerländischen Schmallenberg. Gegründet im Jahr 1895, wird das Familienunternehmen heute in 4. Generation von den Geschäftsführenden Gesellschaftern Franz-Peter und Paul Falke geleitet.
Seit 121 Jahren steht die FALKE Gruppe für modische Bekleidung aus hochwertigen Materialien, verarbeitet mit handwerklicher Perfektion und der Liebe zum Detail. Durch den Einfluss neuer Ideen und verbunden mit der Erfahrung vieler Jahrzehnte entstehen Strümpfe und Bekleidung in außerordentlicher Qualität und zeitgemäßem Design. Über 3.000 Mitarbeiter arbeiten jeden Tag mit dem Anspruch, erstklassige Produkte herzustellen, die den Kunden Freude machen und gerne getragen werden. Die höchste Qualität sämtlicher FALKE-Produkte ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Unternehmens und der Marke. Um diese Qualität sicherzustellen, produziert FALKE fast ausschließlich in eigenen Betrieben, basierend auf dem großen Knowhow und dem Fachwissen unserer langjährigen Mitarbeiter.
Ein integraler Bestandteil der Markenstrategie ist ein unverwechselbarer Auftritt, der den typischen Stil der Marke widerspiegelt und in führenden Kauf- und Modehäusern in den Metropolen Europas erlebbar gemacht wird.
Softwareunterstützung beim Markenschutz
Unternehmen, die – wie FALKE – weltweit eine wertvolle Marke aufgebaut haben, müssen die unternehmenseigenen Markenrechte, Patente und Designs im Blick behalten und deren Wert in einem stetigen Prozess aufrechterhalten. Zur Dokumentation, Strukturierung und Pflege der unternehmenseigenen IP-Rechte („Intellectual Property Rights“ – also Marken, Patente, Designs und Gebrauchsmuster) wünschte sich die Rechtsabteilung ein Softwaresystem, in dem sämtliche Informationen zu den unternehmenseigenen Schutzrechten zentral verwaltet und überwacht werden. Die otris software AG setzte diese Anforderung um, indem otris contract – in der Standardvariante eine Vertragsmanagementsoftware – an diesen speziellen Bedarf angepasst wurde.
Nach dem Customizing kann der Nutzer nun mittels einer Eingabemaske sämtliche IP-Rechte des Unternehmens als einzelne Datensätze anlegen und verwalten. Über Metainformationen (z.B. Erläuterungen, Gültigkeit für verschiedene Länder, Nizza-Klassen) werden die Datensätze beschrieben und klassifiziert. Dokumente und Bilddateien, die dem Datensatz hinzugefügt werden, lassen sich unmittelbar über eine Vorschau anzeigen, was dem Nutzer eine Einordnung enorm erleichtert.
Import des alten Datenbestandes
Nach dem Projektstart hat otris zunächst die im Unternehmen vorhandenen IP-Daten in die neue Struktur überführt und in das neu angelegte System importiert. „Unsere Rechtsabteilung konnte im Anschluss bereits inhaltlich mit der Software arbeiten und hierdurch den Aufwand für Verwaltungstätigkeiten stark reduzieren“, stellt Christiane Schmidt, Coordinator Legal Affairs bei FALKE, fest.
Funktionen zur Verwaltung und Bearbeitung der IP-Rechte
Der Schutz der IP-Rechte ist zeitlich und räumlich begrenzt. Insbesondere die Markenrechte müssen vom Rechteinhaber in regelmäßigen Abständen rechtzeitig verlängert werden. Um die Verlängerungsfristen digital verwalten und überwachen zu können, wurden Mechanismen in die Software integriert, die sicherstellen, dass die verantwortlichen Mitarbeiter stets über den aktuellen Stand informiert und vor ablaufenden Fristen gewarnt werden. Der Nutzer kann sich beispielsweise mit einem Klick anzeigen lassen, für welches IP-Recht die Erneuerung des Schutzes zu welchem Datum beantragt werden muss. Vergleichbar mit einem CRM-System kann der Nutzer zu jedem einzelnen IP-Rechte-Datensatz Vermerke und Kommunikationsvorgänge anfügen. „Die historisierte Dokumentation hilft der Rechtsabteilung bei Auseinandersetzungen mit Behörden und Institutionen, die in vielen Ländern oft sehr langwierig sind“, beschreibt Christiane Schmidt die Vorzüge der Funktion.
Die Kommunikation nach außen erleichtert die E-Mail Funktionalität der Software. So können Informationen direkt aus dem System an extern Beteiligte (z.B. beauftragte Fachanwälte) gesendet werden. „Das ist wesentlich unkomplizierter als der Umweg über Outlook“, so Christiane Schmidt.
Sollen nicht nur einzelne Informationen, sondern umfangreiche Übersichten exportiert werden, bieten sich PDF und Microsoft Excel Format an: Umfangreiche Markenrechtsdokumentationen mit den dazugehörigen Bilddateien werden mit einem Klick als PDF aus dem System exportiert. Ebenso lassen sich Listen als Microsoft Excel Datei exportieren, die dann zur Dokumentation, für das Reporting oder zur weiteren Bearbeitung und im Austausch mit anderen Abteilungen genutzt werden.
Vertragsmanagement
Zusätzlich zu der IP-Rechte-Lösung entschied sich FALKE, auch das Vertragsmanagement mit Software von otris zu organisieren. Hierzu wurde otris contract an die Anforderungen und Workflows der FALKE-Gruppe im Bereich Vertragsverwaltung angepasst. Unterschiedliche Vertragsarten wie Miet- oder Kooperationsverträge bis hin zu Vertriebsvereinbarungen liegen zentral in dem System. Durch eine dezidierte Rechtevergabe wurden Lese- und Schreibrechte so an die Unternehmensstruktur angepasst, dass Abteilungen und Mitarbeiter ausschließlich auf für Sie bestimmte Verträge Zugriff haben. Ähnlich zu der Lösung zur Verwaltung der IP-Rechte vereinfacht auch die Vertragsmanagement-Software die Bearbeitung von Vorgängen durch vorab definierte, in die Software integrierte Workflows und ein System zur Fristenkontrolle.
Aus einer Hand
Die FALKE-Gruppe hat sich mit Software von otris für ein IP-Rechte- und ein Vertragsmanagement-System aus einer Hand entschieden. Für den Erfolg des Unternehmens sind der Schutz und die laufende Aktualisierung der IP-Rechte von zentraler Bedeutung. „Die von otris implementierte Lösung ist ein wichtiges Werkzeug, das die FALKE-Gruppe bei der täglichen Arbeit zur Wahrung ihrer Schutzrechte erfolgreich einsetzt. Das zusätzlich implementierte Vertragsmanagementsystem otris contract optimiert einen weiteren wesentlichen Rechtsbereich: Die zentrale Ablage und feingliedrige Unterteilung der Zugriffsrechte erhöhen die Transparenz und stärken die Kontrolle bei der Verwaltung und Bearbeitung von Verträgen“, so Christiane Schmidt.
