TNT Express ist ein weltweit führender Anbieter von Business-to-Business-Expressdienstleistungen. Die deutsche Tochterfirma TNT Express GmbH nutzt otris contract für ihr Vertragsmanagement. Im Interview erläutert Manuel Cerny, Einkaufscontroller bei der TNT Express GmbH, die Einführung des Vertragsmanagement-Systems otris contract.
Herr Cerny, welche Vorteile hat die TNT Express GmbH durch das Vertragsmanagement-System otris contract?
Wir haben durch das zentrale System einen Gesamtüberblick über unsere Vertragslandschaft. So können nicht nur der Einkauf, sondern auch andere Fachbereiche Vertragskündigungen zeitgerecht einhalten sowie Termine und Zahlungen noch besser überwachen. Außerdem bietet das System eine revisionssichere Archivierung und das Risiko des Datenverlustes wird minimiert.
Vorteile speziell für den Einkauf?
Für unseren Fachbereich Procurement ist es sehr wichtig, Verträge effektiv und kosteneffizient zu steuern und den Profit aus den bestehenden Verträgen zu optimieren. Dabei spielt natürlich die optimale Fristenkontrolle eine große Rolle, die otris contract ermöglicht.
Welche Gründe gab es für den Einsatz eines Vertragsmanagement-Systems?
Wir hatten unterschiedliche Datenbanken, in denen die Verträge abgelegt waren. Dies erschwerte es uns, in kurzer Zeit einen Überblick über die Vertragsinhalte zu erhalten, um mögliche Kündigungsfristen und Ausschreibungen zu initiieren.
Das war aber sicher nur eine Zwischenlösung, oder?
Ja, denn wir wollten natürlich ein effizientes Vertragscontrolling einführen, mit Fristenkontrolle und Vergleichsmöglichkeiten für unsere Lieferanten.
Wie wichtig ist Ihnen das Thema Vertragsmanagement?
Sehr wichtig. Wir sehen das Thema verpflichtend für alle Lieferantenverträge. Denn wir haben hinsichtlich Kündigungen oder Preisverhandlungen eine viel bessere Position, wenn wir unsere Verträge mit allen Fristen perfekt überblicken.
Wie ist dann der Kontakt zu otris entstanden?
Wir führten eine ganz normale Ausschreibung durch und haben uns mit einer Projektgruppe sehr intensiv verschiedene Lösungen angesehen. Dabei hat otris contract durch die beste Handhabung überzeugt.
Wer hat den Stein bei TNT ins Rollen gebracht?
Federführend bei der Einführung des Systems war der Bereich Procurement gemeinsam mit den Kollegen aus dem IT-Bereich. Wobei weitere interne Fachbereiche ebenfalls eingebunden wurden, um möglichst alle Anforderungen zu berücksichtigen.
Welche Kriterien sollte das System erfüllen?
Wir suchten nach einer Anwendung, die workflow-gesteuert ist und die uns automatisierte Benachrichtigungen generiert. Ebenfalls sollten mehrere Unternehmen abgebildet werden, also Mutter- und Tochterfirmen sowie Niederlassungen. Umfangreiche Reportmöglichkeiten und die sichere und übersichtliche Vergabe von Zugriffsrechten spielten ebenfalls eine große Rolle. otris contract deckt diese Bereiche sehr gut ab, das hat uns überzeugt.
Stichwort Flexibilität?
Ein wichtiger Faktor. Wir wollen das System eigenständig, also ohne permanent den Support kontaktieren zu müssen, auf die spezifischen Anforderungen der Fachbereiche anpassen können.
Gibt es technische Besonderheiten?
Wir nutzen auch die Documents-Factory, um Bestandsdaten wie zum Beispiel Kreditoren aus SAP zu importieren.
Wie ist otris contract momentan bei TNT im Einsatz?
Knapp 1000 Verträge aller Art sind bereits eingepflegt, rund zehn Abteilungen arbeiten jetzt mit otris contract.
Die Mitarbeiter lernen intern den Umgang mit dem System?
Ja, da die Anwendung fast selbsterklärend ist, geht das recht schnell und unkompliziert.
Wie ist ihr persönlicher Eindruck vom otris-Team?
Sehr kompetent und immer hilfsbereit. Besonders in der etwas anspruchsvolleren Projektphase mit einer LDAP-Koppelung, die technisch schon etwas komplizierter war, erfolgte die Unterstützung durch otris jederzeit schnell und äußerst fachkundig.
Wie sehen die nächsten Schritte aus?
Schrittweise wollen wir das System innerhalb der Organisation ausrollen, um möglichst viele Verträge abbilden zu können.
Über TNT
TNT Express ist einer der weltweit führenden Anbieter von Business-to-Business-Expressdienstleistungen. Das Unternehmen liefert über ein Netzwerk von 2.650 Depots, Hubs und Sortierzentren wöchentlich 4,7 Millionen Pakete, Dokumente und Frachtstücke in über 200 Länder aus. Für den Transport stehen 30.200 Fahrzeuge und 50 Flugzeuge zur Verfügung. TNT Express beschäftigt weltweit über 83.000 Mitarbeiter und wurde als erstes Unternehmen global als „Investor in People“ anerkannt. In Deutschland arbeiten rund 4.000 Mitarbeiter für die TNT Express GmbH. Täglich sind rund 1.800 Fahrzeuge für 31 Niederlassungen im Einsatz. Neben zahlreichen Awards für herausragende Qualität und Business Excellence wurde TNT Express mehrfach für konsequente Kundenorientierung ausgezeichnet.
