Es geht um Mietverträge, Wartungsverträge oder die Kontrakte mit Lieferanten. Es gilt, den Überblick zu behalten: Welche Verträge laufen aus, welche Fristen stehen an? Die Betriebskrankenkasse ktpBKK managt ihre Verträge jetzt mit otris contract.
„Früher haben wir die Vertragsdaten mithilfe einer Excel-Liste abgeglichen. Das war alles andere als optimal“, sagt Dirk Kestner, Dezernent EDV und Innere Dienste bei der ktpBKK. Die damalige Lösung hatte Nachteile: Die Sicherheit bei der Datenstruktur war nicht gegeben, ebenso gab es keinen zentralen Zugriff auf die Originaldokumente, denn die Verträge lagerten an verschiedenen Stellen im Unternehmen. Jetzt, mit otris contract, hat die ktpBKK einen optimalen Zugriff auf Anzahl und Inhalte aller Verträge. Kestner: „Wir haben nach einer Möglichkeit gesucht, unsere vorhandenen Verträge zentral und transparent zu organisieren. Mit otris contract haben wir eine Lösung gefunden, die ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis bietet und unsere Anforderungen erfüllt.“
Zugriff über das Intranet
Vorteilhaft bei der Suche nach einem passenden Produkt war, dass die ktpBKK schon Erfahrungen mit otris-Lösungen hatte. Kestner: „Wir realisieren unser Intranet mit PORTAL. Und da wir die Verträge über das Intranet bereitstellen wollen, lag die Kombination mit otris contract auf der Hand.“ Zunächst wurden die vorhandenen Dokumente gescannt und nach otris contract übermittelt. Die dort generierte Zentrale Vertragsakte hat alles, was zum schnellen Recherchieren und sicheren Verwalten nötig ist: umfangreiche DMS-Funktionalitäten, Fristen- und Kostenkontrolle sowie individuelle Zugriffsberechtigungen.
Intuitive Bedienung
„Trotz der Komplexität der Thematik wollen wir unsere Lösung so einfach wie möglich gestalten. otris contract ist sehr intuitiv zu bedienen und erlaubt uns außerdem höchste Flexibilität“, sagt Jörg Fischer, Abteilungsleiter EDV bei der ktpBKK. Wie steht es mit der Sicherheit, darf eigentlich jeder Mitarbeiter alle Verträge einsehen? „Nein, das wäre natürlich nicht wünschenswert,“ sagt Jörg Fischer, „wir haben ein spezielles Rechtekonzept definiert, das den stufenweisen Zugriff auf die Dokumente ermöglicht.“ Welche weiteren Vorteile bietet otris contract? Fischer: „Wir haben jetzt Sicherheit bei Vertragsverhandlungen, sehen auf Knopfdruck, welche Verträge auslaufen und welche Kosten anstehen. So sind wir im Controlling wesentlich effektiver.“
Interne Abläufe werden optimiert
Das Vertragsaufkommen bei der ktpBKK ist nicht spezifisch, sondern vergleichbar mit dem Kontingent in anderen Unternehmen. Es bestehen Verträge mit Lieferanten, Dienstleistern oder Rechenzentren sowie Mietverträge. Über die Funktion der Fristenkontrolle erhält der zuständige Mitarbeiter eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn ein Vertrag ausläuft oder geändert werden muss. Dirk Kestner: „Mit otris contract sind wir unserem Ziel ein gutes Stück näher gekommen, die internen Abläufe innerhalb der Verwaltung noch weiter zu optimieren.“
Weitere Projekte mit DOCUMENTS
In Planung sind weitere Projekte, die auf den jetzt realisierten Lösungen aufbauen sollen. Dirk Kestner: „Im Prinzip planen wir weiter in Richtung eines umfassenden Unternehmensportals. Wir beginnen mit dem Thema Vertragsmanagement, haben aber auch die anderen Funktionalitäten, die otris unter dem Dach von DOCUMENTS anbietet, im Blick.“
otris contract verbessert Abläufe und kann speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Systematisches Vertragsmanagement spart Zeit und Kosten, denn unnötige Verträge verlängern sich nicht automatisch. Jörg Fischer: „Früher sind wir mit den Akten unter dem Arm über die Flure gelaufen. Heute können wir unseren Mitarbeitern die kompletten Informationen zentral im Intranet bereitstellen. Und dies ist nicht nur bei den Verträgen ein großer Vorteil.“
