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im Blick – mit
otris software

Beteiligungsmanagement bei SPIE – Wachstum braucht Übersicht

Die SPIE Deutschland & Zentraleuropa ist auf Wachstumskurs. Bei technischen Dienstleistungen in Gebäuden, Anlagen und Infrastrukturen gehört das Unternehmen zu den Marktführern. Um das Dienstleistungsspektrum weiter auszubauen, übernimmt SPIE kontinuierlich Unternehmen, die zum Angebotsportfolio passen. Seit einigen Monaten vereinfacht otris corporate die Verwaltung und Steuerung der Konzernbeteiligungen.

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Das Beteiligungsmanagement bei SPIE Deutschland & Zentraleuropa erfordert Übersicht: 57 Tochterunternehmen und Minderheitsbeteiligungen sind in den Konzern eingegliedert (Stand 07/2020). Und fortlaufend kommen neue Gesellschaften hinzu. Vor Einführung der Spezialsoftware otris corporate nutzte die Rechtsabteilung diverse Office-Programme, um Unternehmensstruktur, Vertragsverhältnisse und Gremienbesetzungen abzubilden. Die zugehörigen Corporate Documents (z.B. Handelsregisterauszüge, Sitzungsprotokolle, Control Agreements) lagen auf einem weiteren System.

Die Beteiligungsverwaltung habe auf diese Weise zwar funktioniert, so Tanja Nieswandt (Referentin Recht bei SPIE), „mit jeder neu hinzugekommenen Gesellschaft wurde uns jedoch bewusster, dass wir ein System benötigen, das Übersicht und Vorgangsbearbeitung vereinfacht und so das Team entlastet.“

Anforderungen und Auswahl
Eine der wichtigsten Anforderungen an die neue Lösung: Alle Daten und Dokumente sollten auf einem zentralen System liegen, einheitlich strukturiert und leicht durchsuchbar. Der ganzheitliche Ansatz sollte die Transparenz über alle gesellschafts- und wirtschaftsrechtlichen Dokumente verbessern sowie die Verflechtungen der Beteiligungsstruktur visualisieren. Ein weiteres Ziel: Die unkomplizierte Zusammenarbeit von relevanten Zentralabteilungen sowie Wirtschaftsprüfern. Nach einer Marktrecherche, Auswahlverfahren und Testphase fiel die Entscheidung zugunsten otris corporate. „Dass wir uns für otris corporate entschieden haben, hatte mehrere Gründe. Gefallen hat uns unter anderem, dass die Bedienung so einfach ist, dass alle berechtigten Mitarbeitenden das System auch nutzen können“, erklärt Tanja Nieswandt. Hinzu kommt: Bereits der Software-Standard deckt viele grundsätzliche Anforderungen ab – der Customizing-Aufwand war somit überschaubar.

„An otris corporate gefällt uns die einfache Bedienung. Dadurch können alle berechtigten Mitarbeitenden das System auch nutzen.“

Tanja Nieswandt
Referentin Recht bei SPIE Deutschland & Zentraleuropa GmbH

Implementierung und Nutzung
Nach der Anpassung an die unternehmensspezifischen Strukturen und Abläufe installierte das otris-Consulting die Lösung in die SPIE-IT-Umgebung. Durch das ausdifferenzierte Berechtigungskonzept ist nun möglich, was mit dem selbstentwickelten Vorgänger-System nicht umsetzbar war: Ein größerer Anwenderkreis kann einbezogen werden ohne das einzelne Mitarbeitende Zugriff auf Informationen erhalten, die nicht für sie bestimmt sind.

Die Spezialsoftware bedeutet Zeitersparnis bei Suche, Verwaltung und Ablage von Dokumenten. Die Pflege der Daten vereinfacht der zentrale Ansatz: Der alleinige Ablageort beugt Fragen zur Aktualität vor, die zwangsläufig entstehen, wenn unterschiedliche Versionen eines Dokuments an unterschiedlicher Stelle im Unternehmen gespeichert werden. Ein weiterer Nutzen ist die unkomplizierte Erstellung von Berichten.

„Mit otris corporate ist es einfacher geworden, Daten zu recherchieren und sie zu strukturierten Übersichten zusammenzufassen. Die Verbesserung der Effizienz beim Reporting war sehr wichtig für uns“, erläutert Tanja Nieswandt.

Ausblick
Zurzeit ist ein Mitarbeitender damit betraut, den Gesamtbestand an relevanten Corporate Documents in das System einzupflegen. Nach und nach werden neue Nutzer-Konten eingerichtet. Mittelfristig soll pro Zentralabteilung mindestens ein Nutzer lesenden Zugriff auf die für ihn relevanten Daten und Dokumente erhalten. Auf lange Sicht ist die Einbindung des französischen Mutterkonzerns geplant, um die komplexen Reporting-Aufgaben weiter zu vereinfachen. Tanja Nieswandt blickt optimistisch in die Zukunft: „otris corporate bietet eine Vielfalt an Möglichkeiten, die uns auch bei künftigen Aufgaben helfen, effizienter zu werden“.

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Über SPIE
Die Geschichte von SPIE reicht zurück in das Jahr 1900: Das Unternehmen wurde gegründet, um die Elektrifizierung der Pariser Metro zu gewährleisten (SPIE steht kurz für Société Parisienne pour l’Industrie Electrique). In den vergangenen Jahren hat sich SPIE kontinuierlich weiterentwickelt und ist heute der unabhängige europäische Marktführer für multitechnische Dienstleistungen in den Bereichen Energie und Kommunikation. Seit 2013 verfolgt SPIE in Deutschland und Zentraleuropa eine konsequente Wachstumsstrategie. Das Unternehmen hat sein Leistungsspektrum erweitert, das Kompetenzprofil als führender technischer Dienstleister weiter ausgebaut und die lokale Präsenz gestärkt. Heute beschäftigt SPIE rund 15.000 Mitarbeitende in Deutschland, Österreich, Polen, Tschechien, der Slowakei und Ungarn. Insgesamt arbeiten im SPIE Konzern rund 47.200 Mitarbeiter.

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