otris privacy die richtige Basis für alle Branchen und Unternehmensgrößen.

Kommunalverwaltungen betreiben Datenschutz mit otris privacy

Der kommunale IT-Dienstleister civitec berät Städte, Gemeinden und Landkreise in NRW zu den Themen Datenschutz und Informationssicherheit. Als gemeinsame Arbeitsplattform kommt otris privacy zum Einsatz.

referenz logo - otris software vereinfacht Verantwortung

Der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung versorgt mehr als 8.500 IT-Arbeitsplätze mit den passenden Fachverfahren. Zu den Kunden des civitec zählen die Verbandsmitglieder Rhein-Sieg-Kreis, Oberbergischer Kreis, die kreisangehörigen Städte und Gemeinden sowie die Stadt Solingen. Darüber hinaus nehmen weitere Städte (z.B. Köln und Bonn), Entsorgungsbetriebe sowie Alten- und Pflegeheime im Verbandsgebiet die Dienstleistungen des Zweckverbands in Anspruch.Das Leistungsspektrum des civitec erstreckt sich dabei von der Einführung neuer Software über den IT-Betrieb bis hin zur Anwendungsunterstützung. Auch beim Thema Datenschutz bietet der Zweckverband seinen Kunden wertvolle fachliche und technische Hilfestellung. „Vielleicht abgesehen vom Vermessungsamt werden in allen Arbeitsbereichen der Kommunalverwaltung personenbezogene Daten verarbeitet. Damit hat der Datenschutz im kommunalen Umfeld ein wesentlich größeres Gewicht als bei einem vergleichbar großen Unternehmen im nicht-öffentlichen Bereich“, erklärt Karl-Heinz Schiffer, ehemaliger behördlicher Datenschutzbeauftragter beim civitec. Um die Datenschutzbeauftragten in den Kommunen bei ihrer Tätigkeit zu unterstützen, bieten die Experten des Zweckverbands umfangreiche Beratungsleistungen rund um die Themen Datenschutz und Informationssicherheit. Als Plattform für das Datenschutz-Management setzt der civitec für seine Kunden und sich otris privacy ein.

Professionelle Datenschutzberatung mit otris privacy
„otris privacy bietet viel mehr, als nur das Verfahrensverzeichnis zu erstellen. Ich fühle mich als Datenschutzbeauftragter gut aufgehoben in dem Produkt.“ Vor der Einführung einer professionellen Software wurde der Datenschutz beim civitec hauptsächlich mit Hilfe von Office-Programmen und Outlook betrieben.

Daneben kam eine selbst entwickelte Access-Lösung für die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses und die Durchführung der Vorabkontrolle zum Einsatz. „Der Entwicklungs- und Pflegeaufwand für die Eigenentwicklung stand aber in keinem Verhältnis zu dem, was am Ende dabei raus kam“. Schiffer war zu dieser Zeit als interner Datenschutzbeauftragter beim civitec sowie als gemeinsamer behördlicher Datenschutzbeauftragter bei 26 Kunden bestellt. „Das war organisatorisch irgendwann gar nicht mehr machbar. Wir mussten am Ende sogar Kunden ablehnen“, erinnert sich Schiffer.

otris privacy überzeugt
Mit der Erkenntnis, dass eine qualitativ wertige Datenschutz- und Informationssicherheitsberatung nur mit einem soliden organisatorischen Unterbau zu leisten ist, suchte der civitec nach professionellen Software-Lösungen. Über die Software-Studie des Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e.V. wurde Schiffer auf otris privacy aufmerksam und ließ sich die Software auf dem BvD-Verbandstag durch die otris software AG vorstellen. „Da ist bei mir die Entscheidung gefallen“, sagt Schiffer. „Ich hatte im Vorfeld bereits andere Produkte getestet, aber keines konnte mich voll und ganz unterstützen.“ Besonders überzeugend war und ist das umfangreiche Leistungsportfolio, das nicht nur auf die reine Erstellung des Verfahrensverzeichnisses beschränkt ist, sondern das Datenschutz-Management in einen ganzheitlichen Kontext bringt. „otris privacy bot mir die Möglichkeit, meine komplette Arbeit als Datenschutzbeauftragter mit nur einem Werkzeug abzubilden“, so Schiffer.

„otris privacy bietet viel mehr, als nur das Verfahrensverzeichnis zu erstellen. “

Karl-Heinz Schiffer
ehemaliger behördlicher Datenschutzbeauftragter beim civitec

otris privacy als gemeinsame Plattform
Seit Ende 2010 setzt der Zweckverband die Datenschutz-Management-Software produktiv ein. In der Folgezeit sind viele Hinweise und Ideen des civitec in die Entwicklung von privacyGUARD mit eingeflossen. Alle Kunden, die von civitec in Datenschutzfragen betreut werden, sowie der Zweckverband selbst sind als Mandanten in otris privacy erfasst. Die Kunden besitzen jeweils einen eigenen Zugang zum System, so dass sie ihre betrieblichen Verfahren selbständig anlegen und pflegen können. „Als Dienstleister sind wir in der Pflicht, unseren Kunden die Daten für die Verfahrensverzeichnisse und Vorabkontrollen zu liefern und ihnen gleichzeitig mit Rat und Tat zur Seite zu stehen“, beschreibt Schiffer seine frühere Beratungstätigkeit. Die Aufgaben der Anwendungsbeschaffung und der Datenschutzberatung gehen bei civitec Hand in Hand. Der Zweckverband bietet seinen Kunden verschiedene Verfahren an, z.B. das „Standesamt digital“ oder das „Bürger-Terminal“. Für alle Verfahren stellt der civitec seinen Kunden die passenden Verfahrensbeschreibungen und Vorabkontrollen im Sinne des Datenschutzgesetzes zur Verfügung. Hierzu werden in otris privacy entsprechende Muster-Verfahren angelegt, die die kommunalen Datenschutzbeauftragten bei Bedarf per Mausklick für ihre Kommune übernehmen können.

Effiziente Arbeitsteilung
„Das Zusammenspiel zwischen uns und unseren Kunden funktioniert immer besser“, stellt Schiffer fest. „Am Anfang war viel Überzeugungsarbeit zu leisten, aber mittlerweile legen unsere Kunden großen Wert darauf, dass wir die Verfahrensinformationen explizit in otris privacy bereitstellen.“ Es gibt zwei Arten von Verfahren: Ein Teil der vom civitec angebotenen Software läuft zentral im Rechenzentrum des Zweckverbands. Für diese gehosteten Verfahren stellt der civitec die vollständige Verfahrensbeschreibung inklusive Vorabkontrolle bereit. Andere Programme werden lokal bei den Kunden installiert und eingesetzt. Die hierzu vorbereiteten Muster-Verfahren werden von den kommunalen Datenschutzbeauftragten vervollständigt. Auch hier hält otris privacy eine wertvolle Unterstützung parat: Mit Hilfe der mitgelieferten Checklisten können die Datenschutzbeauftragten systematisch die gesetzlich geforderte Vorabkontrolle durchführen.

Praktikables Sicherheitskonzept
Die Checklisten erfüllen noch eine weitere wichtige Funktion: Der Zweckverband dokumentiert und prüft damit die Sicherheitskonzepte für die Kommunen. Schiffer hat hierzu eine Checkliste mit rund 700 Fragen zusammengestellt. Das Gros der Fragen stammt aus den Mustern von otris privacy. „Die mitgelieferten Checklisten bilden eine solide Grundlage für unsere Arbeit“, konstatiert Schiffer. „Dank der großen Flexibilität von otris privacy können wir die Inhalte anpassen und erweitern und damit zu fast 100% auf den Bedarf des kommunalen Bereichs zuschneiden.“ Mit Hilfe dieses Prüfinstruments beleuchtet der Zweckverband systematisch die Umsetzung der technisch-organisatorischen Maßnahmen der Kommunen. „Mit otris privacy ist das wesentlich einfacher und vor allem praktikabler als vorher auf Basis der IT-Grundschutzkataloge“, sagt Schiffer.

Professionelle Mitarbeitersensibilisierung
In den betreuten kommunalen Einrichtungen arbeiten ca. 8.500 Mitarbeiter, die zum Thema Datenschutz geschult werden müssen. Das ist allein im Rahmen von Präsenzschulungen nicht lösbar. Der Zweckverband greift daher auch hier auf die Möglichkeiten von otris privacy zurück. Seit 2013 konzipiert der civitec eigene E-Learning-Kurse, die den Kommunen zur Verfügung gestellt werden. „Die Datenschutzbeauftragten vor Ort üben ihre Aufgabe in der Regel nicht hauptamtlich aus, so dass gerade das Thema Mitarbeitersensibilisierung oftmals zu kurz kommt“, weiß Michael Phan, derzeitiger Datenschutzbeauftragter des civitec. „Mit unseren E-Learning-Kursen möchten wir dem entgegenwirken.“ Der Einsatz von E-Learning bringt zwei Vorteile mit: Zum einen kann der Zweckverband sein Wissen und seine Erfahrung im Datenschutz und in der Informationssicherheit gebündelt und strukturiert dargestellt an die Kommunen weitergeben. Zum anderen werden die Mitarbeiter durch die elektronische Schulweise flexibel und flächendeckend sensibilisiert.

Über civitec
Der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung versorgt mehr als 80 kommunale Kunden mit modernen IT-Lösungen für Verwaltung und Betriebe. Von den drei Standorten in Siegburg, Gummersbach und Solingen erbringt der civitec IT-Dienstleistungen für rund 8.500 IT-Arbeitsplätze in seinem Verbands-gebiet und betreut die kommunale Datenverarbeitung für über 1 Million Einwohner. Die derzeit 145 Mitarbeiter erwirtschafteten einen Umsatz von mehr als 22 Millionen Euro. Der Leistungsbereich von civitec umfasst die Einführung neuer Software, den IT-Betrieb, Anwendungsbetreuung sowie Beratung. Der civitec arbeitet dabei eng mit anderen kommunalen IT-Dienstleistern in NRW und auf Bundesebene zusammen. Zu den Kunden des Zweckverbands zählen dessen Mitglieder (Rhein-Sieg-Kreis, Oberbergischer Kreis, deren kreisangehörige Städte und Gemeinden sowie die Stadt Solingen) genauso wie kommunale Eigenbetriebe und Unternehmen.

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