Klare Ordnung für Corporate Governance und Compliance.

otris compliance – damit der Hirsch nicht mit dem Gesetz in Konflikt kommt

Jägermeister, eine Traditionsmarke seit über 80 Jahren. Rund 600 Mitarbeiter arbeiten für das Wolfenbütteler Familienunternehmen, das jährlich über 92 Millionen 0,7-Literflaschen Jägermeister weltweit absetzt. Wenn es um die Einhaltung des Verhaltenskodex, von Gesetzen und Richtlinien geht, handelt die niedersächsische Mast-Jägermeister SE ihren Werten entsprechend – exakt und konsequent.

referenz logo - otris software vereinfacht Verantwortung

Das bekräftigt auch Nils Langemann, Referent für Compliance bei der Mast-Jägermeister SE: „Wir haben eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, die sich mit der Herstellung und dem Vertrieb von Spirituosen weltweit ergeben. Wichtig sind uns aber auch unsere internen Richtlinien und Werte, zu deren Einhaltung wir uns freiwillig verpflichtet haben.“ Dazu gehört auch das Unternehmensleitbild, welches neben der Begeisterung für das Produkt den Umgang mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten beschreibt und neben Qualität und Innovation auch Weltoffenheit und Respekt von den Mitarbeitern fordert.

Übersichtlichkeit und einfache Handhabung sind ausschlaggebend
Um all diese internen und externen Anforderungen darstellen, kommunizieren und überwachen zu können, hat sich die Mast-Jägermeister SE für die Einführung von otris compliance entschlossen. In einem 5-monatigen Projekt wurde zusammen mit den Entwicklern in Dortmund eine Lösung entwickelt, die einerseits den individuellen Bedürfnissen der Mast-Jägermeister SE Rechnung trägt und bei der es sich trotzdem um eine Standardsoftware handelt. Unterteilt in die Themenbereiche Compliance und Corporate Governance bietet otris compliance die Möglichkeit, sämtliche Corporate Governance- und Compliance-Themen unternehmensspezifisch zu strukturieren und im Rahmen eines modernen Management-Informationssystems bereitzustellen. „Genau diese Übersichtlichkeit sowie die einfache Handhabung ist für uns immens wichtig“, sagt Nils Langemann.

Individuelle Berechtigungsvergabe, themenbezogene Darstellung der Verantwortlichkeiten
So können im Bereich der Corporate Governance Dokumente per Mausklick in der Software abgespeichert und neben einer individuellen Berechtigungsvergabe auch Informationen zum Stand des Dokumentes sowie dessen Gültigkeitsdauer hinterlegt werden. Im Compliance-Bereich werden Dokumente und Verantwortlichkeiten themenbezogen dargestellt. Mit einem Blick ist zu erkennen, welche Informationen noch fehlen, ob die Verantwortlichen die erforderlichen Schulungen und Zertifikate haben oder wo Qualifikationen erneuert werden müssen.

Zudem bietet die Software eine Vielzahl übersichtlicher Berichte, die per Knopfdruck erstellt werden können. Aufgrund der übersichtlichen Darstellung in Form des Ampelsystems können mögliche Konformitätslücken schnell erkannt und geschlossen werden. Dies reduziert einerseits die Gefahr für potenzielle Strafverfahren und die damit verbundenen Kosten und bietet andererseits dem Referent für Compliance eine enorme Zeitersparnis.

„otris compliance bietet uns die Möglichkeit, den Dokumentenbestand schnell und übersichtlich abzurufen.“

Nils Langemann
Referent für Compliance bei der Mast Jägermeister SE

Gemeinsame Weiterentwicklung eines Standardprodukts für Corporate Governance und Compliance
Bereits im letzten Jahr startete Nils Langemann intern das Projekt bei der Mast-Jägermeister SE mit der Erarbeitung einer fachlichen Konzeption. Nach einer kurzen Sondierungsphase entschied man sich, einen Softwareanbieter zu suchen, der sowohl die internen Corporate Governance- als auch die Compliance-Anforderungen abdeckt. Bei der otris software AG wurde man fündig. Auf Basis der otris-Lösung erstellte man gemeinsam einen Anforderungskatalog sowohl an die weitere inhaltliche Ausgestaltung als auch bzgl. der technischen Gegebenheiten. Innerhalb kürzester Zeit war der Prototyp fertig und die Administrations-Mitarbeiter konnten ausführlich geschult werden. Anfang nächsten Jahres (2015) steht der Rollout der Software in weiten Teilen des Unternehmens an.

Fazit
„Wir waren überrascht, wie schnell die Software praktisch vor unseren Augen entstanden ist und wie flexibel wir mit der jetzigen Lösung sind“, sagt Nils Langemann. „otris compliance bietet uns die Möglichkeit, den Dokumentenbestand schnell und übersichtlich abzurufen. Terminverfolgungen und Übersichtsseiten helfen uns, die Aktualität des Informationssystems sicherzustellen. Sowohl die aktuelle als auch die historisch vorhandene Corporate Governance- und Compliance-Organisation kann jederzeit eingesehen, dargestellt und berichtet werden. Das stellt für unser Unternehmen und besonders für den Referent für Compliance eine immense Arbeitserleichterung dar.“

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