Mit der App „mytaxi“ bietet die Intelligents Apps GmbH eine beliebte Dienstleistung für die einfache Taxibuchung. Die große Nachfrage, die stetige Produkt-Weiterentwicklung und der internationale Roll-Out ließen das Unternehmen schnell wachsen. Neue Vertragsbeziehungen zu einer Vielzahl von Vertragspartnern waren eine logische Konsequenz. Den gesamten Vertragsbestand standortunabhängig verwalten und überwachen – das war das Ziel der Rechtsabteilung. Die Lösung: die Vertragsmanagement-Software otris contract.
Erfolgreiche Taxi-App
Intelligent Apps GmbH wurde im Juni 2009 gegründet und stellte mit mytaxi, der weltweit ersten Taxi-App, eine direkte Verbindung zwischen Fahrgästen und Taxifahrern her. Seit Februar 2019 ist die Intelligent Apps GmbH mit ihren Tochtergesellschaften, u.a. mytaxi, Teil von FREE NOW, dem Ride-Hailing Joint Venture der BMW AG und der Daimler AG.
Mit seinen mehr als 1.000 Mitarbeitern ist die Intelligent Apps GmbH mit ihren Tochtergesellschaften heute in rund 100 Städten in Europa sowie Südamerika aktiv.
Wachstum erfordert Anpassung
Das stetige und schnelle Wachstum der Intelligent Apps Gruppe verlangte unter anderem eine Neustrukturierung der Prozesse im Vertragsmanagement. Das manuelle System, auf das nur die Rechtsabteilung Zugriff hatte, sollte durch ein Server-Client-System ersetzt werden. Zum einen, um die Aufgabe der Vertragsverwaltung auf mehrere Abteilungen zu verteilen und zum anderen, um Informationen transparent und jederzeit abrufbar zu machen. Nach einer Marktrecherche entschied das Unternehmen, otris contract einzusetzen. „Der gute Aufbau, die Übersichtlichkeit, die Nutzerfreundlichkeit sowie die vielen Konfigurationsmöglichkeiten gaben den Ausschlag für den Einsatz von otris contract“, erklärt die Rechtsabteilung der Intelligent Apps GmbH.
Anforderungen abbilden
Ein Hauptaspekt bei der Konfiguration des Vertragsmanagement-Systems war das Rechte- und Rollenmanagement. Die organisatorisch vorgegebene Aufgabengliederung bildete das otris-Consulting über Zugriffsrechte ab. Beispiel: Mitarbeiter von Geschäftseinheiten, die das System lediglich zur Informationsbeschaffung nutzen, erhalten ausschließlich Leserechte. Mitarbeiter, die neue Verträge in das System einpflegen, erhalten Lese- und Schreibrechte, die jedoch auf bestimmte Vertragsarten begrenzt werden können. Auf diese Weise verteilt die Rechtsabteilung Aufgaben für die Vertragspflege an ausgewählte Mitarbeiter in den Fachabteilungen und stellt gleichzeitig Informationen nach vorab definierten Kriterien zur Verfügung. Sowohl die Anpassung an die hauseigene IT als auch an das Organisations- und Geschäftsmodell wurde von otris exakt nach den Vorgaben und Anforderungen der Intelligent Apps GmbH umgesetzt.
Operative Arbeit vereinfachen
Die Bandbreite an Verträgen, die die Intelligent Apps GmbH mit otris contract verwaltet, ist groß. Von Mietverträgen über IP/IT-Verträge bis hin zu M&A-Verträgen – die Rechtsabteilung hat eine Struktur entwickelt, in der jede Vertragsart und jeder Vertrag seinen Platz hat. Die Verschlagwortung über Pflichtfelder bei der Vertragsanlage sowie Sortier- und Suchfunktionen sorgen für leichte Auffindbarkeit und komfortable Recherche im Vertragsbestand.
Ein weiterer Aspekt, der das Vertragsmanagement vereinfacht: Das System stellt Reports für das Vertragscontrolling per Knopfdruck bereit. Nach Auswahl der gewünschten Parameter liefert otris contract beispielsweise Informationen zu zukünftigen Verbindlichkeiten aus Vertragsverhältnissen einer ausgewählten Vertragsart. Übersichtlich und durch Diagramme visualisiert.
Die Sicherheit in der Vertragsverwaltung erhöht eine automatisierte Fristenwarnung. Das System warnt die zuständigen Mitarbeiter vor anstehenden Vertragsverlängerungen und vereinfacht es dadurch zum Beispiel, Kündigungsoptionen im Blick zu behalten. Reagiert ein Mitarbeiter nicht, benachrichtigt das System weitere Mitarbeiter nach definierten Regeln.
Die Zukunft
Die Intelligent Apps GmbH hat den Anspruch, ihre Mobilitätsangebote weiter auszubauen und zu expandieren. Damit wachsen auch die Anforderungen in der Vertragsverwaltung. Für einen weiteren Ausbau des Systems prüft die Rechtsabteilung derzeit den Nutzen von Workflows, die Arbeitsprozesse – wie z.B. Freigabeverfahren – eins zu eins abbilden. „Wir sind sehr optimistisch, dass wir hierdurch unsere Vertragsverwaltung optimieren. Und wir sind ebenfalls optimistisch, dass die Zusammenarbeit mit otris genauso gut funktioniert wie bei der Implementierung des Basis-Systems“, so die Rechtsabteilung der Intelligent Apps GmbH.
