Bei Mängeln an Gebäuden ist schnelle Hilfe gefragt: Die Becker & Döring GmbH mit Sitz in Sprockhövel geht mit DOCUMENTS auf alle Kundenwünsche ein. Rund 3300 Wohneinheiten werden mit der DMS-Lösung effizient verwaltet.
Expandierende Firmen kennen das: Die Räume werden eng, Platz ist Mangelware. So auch bei der Becker & Döring GmbH. In der Firmenzentrale bei Wuppertal ist jeder Meter verplant, die Einführung eines DMS-Systems war vor gut fünf Jahren eine logische Konsequenz. Holger Döring, Geschäftsführer bei Becker & Döring: „Nicht nur aufgrund der Raumknappheit haben wir ein Dokumentenmanagement-System eingeführt. In erster Linie wollten wir unsere Abläufe besser organisieren und somit unser Kundenmanagement optimieren. Dies hat auch dazu geführt, dass wir in diesem Jahr durch den TÜV nach DIN EN ISO 9001:2000 zertifiziert wurden.“
Schnelle und effiziente Abläufe
Seit 2004 ist DOCUMENTS bei den Hausverwaltern im Einsatz. Jetzt sind die Abläufe schnell und effizient. „Früher lagen die Ordner auf irgendeinem Schreibtisch und wir mussten viel Zeit mit der Suche vergeuden, jetzt finden wir die Unterlagen auf Knopfdruck“, sagt Holger Döring. Aus der nötigen Reparatur einer Eingangstür oder dem tropfenden Wasserhahn werden komplexe Vorgänge. Döring: „Per Telefon nehmen wir zum Beispiel die Schadenmeldung eines Wohnungseigentümers oder Mieters auf. Diese wird sofort im System erfasst. Via DOCUMENTS geht eine entsprechende Auftragsvergabe per Fax an bewährte Handwerksbetriebe raus, der angeschlossene Fax-Server ordnet dem Vorgang eine Sendebestätigung zu – dies geschieht alles automatisch.“
Alle Vorgänge auf einen Blick
Die Vorgänge bekommen in DOCUMENTS eigene Mappen, egal ob sie per Telefon, Fax oder mit der normalen Post reinkommen. Döring: „Wir scannen alle Unterlagen, auch den Posteingang. Das kostet zwar Zeit, aber unter dem Strich sind wir wesentlich effektiver.“ Die Mitarbeiter haben, je nach Zugriffsprofil, alle relevanten Vorgänge im Blick. Holger Döring: „So können wir sehr effizient die unterschiedlichen Objekte erfassen und steuern. Endlich können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig am selben Vorgang arbeiten. Und durch die Wiedervorlage-Funktion entgeht uns nichts.“ Die Abläufe bleiben während der Bearbeitung in DOCUMENTS und sind transparent. Für abgeschlossene Vorgänge erfolgt nach 1 1/2 Jahren die automatische Übergabe an das EASY ENTERPRISE Archiv.
DOCUMENTS flexibler als Branchenlösung
Die zahlreichen Branchenlösungen der Wohnungswirtschaft kamen bei der Suche noch einer geeigneten Software-Lösung natürlich auch in Betracht. Döring: „Diese Spezial-Anwendungen sind jedoch sehr statisch. Mit DOCUMENTS können wir individuell auf unsere Anforderungen eingehen. Wir gestalten die Workflows, Masken und Felder so, wie wir sie brauchen.“ Wie wichtig ist dabei der Support durch otris? Holger Döring: „Wir haben die Ideen für unsere Branche entwickelt und otris hat sie für uns mit Einfühlungsvermögen und Kompetenz umgesetzt. Wir gehen wahrscheinlich mehr in das System als andere Kunden, deshalb ist auch der direkte Draht zu otris sehr wichtig. Darüber hinaus sind die Entscheidungswege kurz, die Zusammenarbeit ist sehr direkt und die Ergebnisse sind schnell sichtbar.“
Gutes Kundenmanagement mit DOCUMENTS
Für Holger Döring ist Qualitätsmanagement ein Muss. Nur so ist eine langfristige Kundenzufriedenheit möglich. „Die Verwaltung von Wohnungseigentum birgt viele Haftungsrisiken, deshalb müssen wir uns auf unser System verlassen können. Der Ablauf von Gewährleistungsfristen für Instandsetzungsmaßnahmen kann sicher überwacht werden, sodass vor Ablauf eine Kontrolle durchgeführt werden kann. Der gesamte Vorgang kommt zum Stichtag automatisch aus der Wiedervorlage. Mit DOCUMENTS können wir ein gutes Kundenmanagement umsetzen.“ Früher waren bei Becker & Döring mehrere Systeme parallel im Einsatz. „Jetzt können wir unsere kompletten Abläufe in DOCUMENTS abbilden. Das ist eine große Erleichterung für unsere tägliche Arbeit“, sagt Holger Döring. Auch auf die neuen gesetzlichen Bestimmungen, die 2007 mit der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes in Kraft treten werden, ist DOCUMENTS bereits vorbereitet. Künftig müssen die Beschlüsse der Eigentümerversammlung – und somit auch die Mappen – je nach Verwaltungsobjekt fortlaufend und lückenlos durchnummeriert werden.
Nach einer kurzen Anpassung ist auch dies mit DOCUMENTS möglich. Einmal mehr ein Beweis für die Investitionssicherheit des Systems. Holger Döring: „Die geforderte Lückenlosigkeit hat das System spielend umgesetzt. DOCUMENTS ist sehr flexibel. Auch wenn der Gesetzgeber sich etwas Neues einfallen lässt, sind wir mit DOCUMENTS gewappnet. Das ist ein gutes Gefühl.“
Kundenbeziehungen optimal abbilden
Ist das System bei Becker & Döring eine komplette CRM-Lösung für die Wohnungswirtschaft? Holger Döring: „Ja, auf jeden Fall. Die Eingangspost und die laufenden Vorgänge sind perfekt miteinander verknüpft. Wir können unsere Kundenbeziehungen optimal abbilden.“
