Unternehmen, die nach IFRS bilanzieren, müssen derzeit weitreichende Umstellungen im Finanz- und Rechnungswesen operativ umsetzen: Durch den neuen IFRS 16-Standard verändern sich die Vorgaben zur Bewertung von Leasingverträgen. Ein Großteil der Leasingverhältnisse, die bisher bilanzneutral waren, müssen nun einerseits als Vermögenswert und andererseits als Leasingverbindlichkeit in die Bilanz aufgenommen werden. Die Unternehmensgruppe Francotyp-Postalia (FP) hat bei der Umstellung von Anfang an auf Softwareunterstützung gesetzt. Der Einsatz von otris contract unterstützt die Umsetzung der neuen Regularien.
Die Francotyp-Postalia Holding AG ist ein international tätiger Konzern mit Sitz in Deutschland. Über Tochtergesellschaften in den USA, Kanada, Großbritannien, Frankreich, den Niederlanden, Belgien, Italien, Schweden und Österreich vertreibt das Unternehmen Produkte und Dienstleistungen außerhalb Deutschlands. Die Anwendung des IFRS 16-Standards sollte für sämtliche Tochterunternehmen nach einheitlichem System implementiert werden – gesteuert vom Hauptsitz in Deutschland.
Suche nach geeigneter Software
Zur Umsetzung des neuen Leasingstandards IFRS 16 suchte das Unternehmen eine Softwarelösung, bestehend aus einem Leasing-Tool und einem vorgelagerten Vertragsmanagementsystem. Dabei sollte der Gesamtbestand an Leasingverträgen einheitlich strukturiert auf einer zentralen Vertragsdatenbank liegen.
Eine weitere Anforderung: Der ortsunabhängige Zugriff auf diese Datenbank, damit die einzelnen Tochterunternehmen das System nutzen können, um die Leasingverträge ihres Zuständigkeitsbereiches dort abzulegen und zu verwalten.
Gleich mehrere Gründe gaben den Ausschlag dafür, dass FP sich für otris software als Vertragsmanagementsoftware entschieden hat. Überzeugt hat unter anderem die unkomplizierte Einbindung der internationalen Tochtergesellschaften: Über Einstellungen im Rechte- und Rollenkonzept realisierte das otris-Consulting die Vorgabe, dass bestimmte verantwortliche Mitarbeiter in den Tochtergesellschaften das System ausschließlich zur Einreichung und zum Management ihrer Leasingverträge nutzen können. Die zentrale Finanzabteilung in Berlin hat hingegen Zugriff auf sämtliche abgelegte Leasingverträge, um sie zu bewerten und für die Bilanzierung vorzubereiten.
Bewertung der Leasingverhältnisse
Um die Leasingverträge auf ihre Bilanzwirksamkeit zu prüfen, stellt die Software unterschiedliche Werkzeuge zur Verfügung: Jeder Leasingvertrag liegt in einer digitalen Akte. Die digitalen Akten zeichnet der Bearbeiter mit Metadaten aus, die den Leasingvertrag kategorisieren (z.B. Laufzeit oder Leasingrate). Zusätzlich wird dokumentiert, welche Leasingverträge bereits an das Leasing-Tool zur buchhalterischen Weiterverarbeitung übergeben und welche Verträge nach dem Export ans Leasing-Tool geändert wurden. Altzustand und Veränderungen können in bestimmten Grenzen über den gesamten Vertragszeitraum nachvollzogen werden. Zum Zwecke der buchhalterischen Verarbeitung im Leasing-Tool werden in jedem Leasingvertrag ein oder mehrere Assets angelegt. Diesen Assets sind Zahlungen zugeordnet, die für die Ermittlung der Bilanzansätze im Leasing-Tool essentiell sind.
Schnittstelle zu Drittsystem
Die in otris contract erzeugten Daten werden zu einem Accounting Tool (Leasing-Tool) exportiert, das die Buchungssätze erzeugt. Die flexible Anpassbarkeit der otris contract-Schnittstelle erwies sich im Projekt als äußerst hilfreich: Ein Systemwechsel beim Leasing-Tool erforderte eine Anpassung der Datenstruktur der otris contract Export-Datei, welche das otris-Consulting kurzfristig und mit überschaubarem Kosten-Aufwand umsetzte.
Weiterer Ausbau
Derzeit nutzt FP otris contract fast ausschließlich zur Erfassung, Verwaltung und Bewertung von Miet- und Leasingverträgen und zur operativen Umsetzung der IFRS 16-Vorgaben. Durch das Projekt ist einmal mehr deutlich geworden, dass ein zentrales, webbasiertes System auch für alle weiteren Aufgaben im Vertragsmanagement viele Vorzüge bietet. Für die Zukunft ist daher ein weiterer Ausbau des Systems geplant und aktuell in der Konzeptionsphase.
Über Francotyp-Postalia
Der international agierende börsennotierte FP-Konzern mit Hauptsitz in Berlin ist Experte für sicheres Mail-Business und sichere digitale Kommunikationsprozesse. Als Marktführer in Deutschland und Österreich bietet der FP-Konzern mit den Produktbereichen „Frankieren und Kuvertieren“, „Mail Services“ und „Software“ Produkte und Dienstleistungen zur effizienten Postverarbeitung, Konsolidierung von Geschäftspost und Digitale Lösungen für Unternehmen und Behörden. Der Konzern erzielte 2019 einen Umsatz von über 210 Mio. Euro. Francotyp-Postalia ist in zehn Ländern mit eigenen Tochtergesellschaften und über ein eigenes Händlernetz in 40 weiteren Ländern vertreten. Aus seiner mehr als 97-jährigen Unternehmensgeschichte heraus verfügt FP über eine einzigartige DNA in den Bereichen Aktorik, Sensorik, Kryptografie und Konnektivität. Bei Frankiersystemen hat FP einen weltweiten Marktanteil von zwölf Prozent und verfügt im Digitalbereich über einzigartige, hochsichere Lösungen für das Internet der Dinge (IoT/IIoT) sowie für digitale Signaturen von Dokumenten.
