KÖTTER Services nutzt
otris Hinweisgebersystem

Sicherheit trifft Sicherheit – Rechtzeitig vorbereitet mit digitalem Hinweisgebersystem

Die EU-Whistleblower-Richtlinie ist noch nicht in nationales Recht überführt. Doch die Ampel-Koalition wird wahrscheinlich in Kürze Fakten schaffen. Die KÖTTER Unternehmensgruppe ist vorbereitet und erfüllt schon jetzt die künftigen Hinweisgeberschutz-Anforderungen. Mit dem otris Hinweisgebersystem nutzt das Unternehmen eine Lösung, die Effizienz durch Automatisierung bietet, ohne die hohen Ansprüche an Sicherheit außer Acht zu lassen.

Sicherheit trifft Sicherheit – Rechtzeitig vorbereitet mit digitalem Hinweisgebersystem

Das Thema Hinweisgeber-Richtlinie hat für KÖTTER Services hohe Relevanz. Zum einen ist man mit der Sparte KÖTTER Security Deutschlands größter familiengeführter Sicherheitsdienstleister – Hinweise aus der Belegschaft helfen in diesem sensiblen Umfeld bei der Qualitätssicherung. Zum anderen muss die Unternehmensgruppe eine erhebliche Anzahl potenzieller Hinweisgeber managen: das Familienunternehmen beschäftigt in den vier Sparten Security, Cleaning, Personal Service und Facility Services insgesamt 16.500 Mitarbeiter. Unzählige Menschen sind tagtäglich mit ihnen in direktem Kontakt. Kommt es im Umgang mit sensiblen Informationen oder Situationen zu Verstößen, soll allen Beteiligten ein leicht bedienbarer, anonymer Meldekanal zur Verfügung stehen.

Rechtzeitig vorbereiten
Die EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz hat die Bundesregierung nicht fristgerecht umgesetzt. In Kürze wird das Gesetz jedoch verabschiedet und voraussichtlich ohne lange Übergangsfrist wirksam. Unternehmen ab 50 bzw. 250 Mitarbeitern sind dann verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten, die die Identität des Hinweisgebers schützen. „Uns war es wichtig, rechtzeitig auf die neuen Bestimmungen zum Hinweisgeberschutz vorbereitet zu sein“, sagt Michael Meyer-Schwickerath, Syndikusanwalt und Compliancebeauftragter in der Unternehmensgruppe und ergänzt: „Zusätzlich ist ein Hinweisgebersystem eine wichtige Komponente auf dem Weg zur Komplettierung unseres ganzheitlichen Compliance Management Systems.“

„Die Implementierung ging wirklich schnell und problemlos. Die Zusammenarbeit mit otris ist unkompliziert und pflegeleicht.“

Michael Meyer-Schwickerath
Syndikusanwalt und Compliancebeauftragter in der KÖTTER Unternehmensgruppe

Digitale Lösung: effizient und sicher
Vor der Auswahl einer geeigneten Lösung stand fest, dass ein digitales Hinweisgebersystem, mit dem in Eigenregie eingehende Fälle bearbeitet werden, die sinnvollste Alternative ist. „Wie viele Hinweise wir zukünftig erhalten, ist schwer zu prognostizieren. Nach Umsetzung der Richtlinie in deutsches Recht erwarten wir jedoch eine steigende Bekanntheit solcher Portale durch Medienberichterstattung. Das wird sicher auch zu einer steigenden Akzeptanz und letztlich zu einer vermehrten Nutzung durch Betroffene führen“, vermutet Meyer-Schwickerath. Ein wichtiges Auswahlkriterium für das neue System waren aus diesem Grund Automatisierungsfunktionen, die die Hinweisbearbeitung effizienter gestalten. Ein weiterer Pluspunkt, den KÖTTER in der digitalen Lösung sieht, ist die garantierte technische Anonymität. Das baut Hemmschwellen für die Hinweisgeber ab, die eine Kontaktaufnahme mit einer natürlichen Person wegen Sicherheitsbedenken ablehnen.

Schnell einsatzbereit
Nach dem Auswahlverfahren, in dem Kosten, Funktionsumfang und Bedienbarkeit unterschiedlicher Anbieter miteinander verglichen wurden, entschied sich die KÖTTER Unternehmensgruppe für das otris Hinweisgebersystem.

Nach einer zweitägigen Einführungsphase konnte das Portal betrieben werden. „Die Implementierung ging wirklich schnell und problemlos. Die Zusammenarbeit mit otris ist unkompliziert und pflegeleicht“, so der Compliancebeauftragte.

In der Praxis
Im Einsatz überzeugt die Lösung durch einen Fallbearbeitungsprozess, der so weit automatisiert abläuft, dass der Bearbeiter sein Hauptaugenmerk auf die Bewertung des Hinweises legen kann. Fristen-Erinnerungen, Dokumentation und Archivierung funktionieren workflowgestützt. Und auch Datenschutz sowie IT-Sicherheit der Lösung überzeugen KÖTTER: Jegliche Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Unternehmen ist Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die Server, auf denen das Portal betrieben wird, stehen in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. „Wir sind jetzt gut aufgestellt, haben unser ganzheitliches CMS um einen Baustein ergänzt und sehen der neuen Hinweisgeberschutz-Gesetzgebung gelassen entgegen“, resümiert Michael Meyer-Schwickerath.

Über die KÖTTER Unternehmensgruppe
KÖTTER Services, das sind die vier Sparten Security, Cleaning, Personal Service und Facility Services. In Deutschland ist die familiengeführte Unternehmensgruppe mit mehr als 90 Niederlassungen an über 50 Standorten vertreten. 16.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwirtschafteten im Jahr 2021 einen Gruppenumsatz von 589 Millionen Euro.

Bildnachweis:
Die verwendeten Fotos (Banner, Zitat) wurden freundlicherweise von der KÖTTER Services zur Verfügung gestellt.

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