USB Bochum nutzt
otris Hinweisgebersystem

Hinweisgebersystem – aus analog wird digital

Viele Unternehmen und Organisationen beschäftigen sich zurzeit mit der Einrichtung eines Hinweisgebersystems. Die EU-Whistleblower-Richtlinie und ihre zeitnahe Umsetzung in deutsches Recht ist ein wesentlicher Antrieb. Die USB Bochum GmbH (USB) stellt die neue Gesetzgebung vor keine größere Herausforderung: Das Unternehmen implementierte bereits vor Jahren eine Möglichkeit zur vertraulichen Abgabe von Hinweisen. Mit otris software hat der USB das ehemals analoge Hinweisgebersystem nun digitalisiert. Die Motivation: Ein Zugewinn an Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit und Effizienz.

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Etablierter Meldekanal
Die EU-Whistleblower-Richtlinie fordert von Unternehmen und Organisationen, einen Meldekanal einzurichten, der die Identität von Hinweisgebern vertraulich behandelt. Der Betrieb eines Meldekanals ist für viele, insbesondere kleinere Unternehmen Neuland. Nicht jedoch für den USB: Bereits vor mehreren Jahren etablierte das Unternehmen eine Möglichkeit, Hinweise über Regelverstöße anonym zu melden. Abläufe und Zuständigkeiten für die Fallbearbeitung sind in der Organisation somit implementiert.

Vertrauliche Kontaktaufnahme
Der USB ist unter anderem zuständig für Stadtreinigung und Abfallentsorgung in Bochum. Zusätzlich zu den über 600 Mitarbeitern hat das Unternehmen somit viele weitere Stakeholder: die Kunden bzw. Bürger. „Uns ist es wichtig, dass Mitarbeiter und Kunden die Möglichkeit haben, den USB zu informieren, falls es den Verdacht gibt, dass etwas nicht korrekt läuft. Das hilft uns, frühzeitig zu intervenieren, gesetzeskonform zu arbeiten und unsere hohe Dienstleistungsqualität sicherzustellen“, erklärt Carsten Sökeland, Leiter Organisationsentwicklung, Interne Revision und Compliance. Alle Hinweise gingen bisher direkt und vertraulich bei ihm ein: per E-Mail, Anruf, Post oder durch ein persönliches Gespräch.

Digitale Möglichkeiten
Im Zuge der neuen Whistleblower-Richtlinie hat der USB sein bisheriges System auf den Prüfstand gestellt. „Mit einigen Anpassungen wäre ein weiterer Betrieb unseres analogen Systems möglich gewesen. Wir haben jedoch gesehen, dass die neuen digitalen Angebote insbesondere bei Nutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Effizienz viele Vorzüge haben“, stellt Carsten Sökeland fest. „Das otris Hinweisgebersystem hat uns bei diesen drei Hauptanforderungen überzeugt.“

Das neue System
Bisher bearbeitete Carsten Sökeland eingehende Hinweise mit Office Werkzeugen und speicherte alle Daten lokal in der IT-Infrastruktur des Unternehmens. Nach der Umstellung auf das otris Hinweisgebersystem liegen die Daten nun auf einem externen Hochsicherheitsserver. Greift Carsten Sökeland auf die Daten zu, werden sie Ende-zu-Ende-verschlüsselt übermittelt. Das Verfahren stellt auf technischem Wege die gesetzlich geforderte Vertraulichkeit sicher: Die Identität von Hinweisgebern, die anonym melden möchten, kann durch den externen Betrieb des Servers vom Hinweisempfänger nicht nachvollzogen werden. Daten von Hinweisgebern, die nicht anonym melden oder personenbezogene Daten Dritter (z.B. beschuldigte Person) sind durch Verschlüsselungsalgorithmen geschützt. Aus Datenschutzperspektive zusätzlich relevant: Alle Daten liegen auf Servern mit deutschem Standort.

„Die schlüssige Benutzerführung sowie die deutschen Serverstandorte haben uns überzeugt.“

Carsten Sökeland
Stabsstelle Organisationsentwicklung, Interne Revision & Compliance, USB Bochum GmbH

Fallbearbeitung
Die Nutzerfreundlichkeit eines Hinweisgebersystems muss aus zwei Perspektiven betrachtet werden: Es gibt den Hinweisgeber, und den Hinweisempfänger. Dass der Hinweisgeber das System möglichst einfach nutzen kann, hatte oberste Priorität für den USB. Mehr Sicherheit und Effizienz bei der Fallbearbeitung (für den Hinweisempfänger) waren zusätzliche, überzeugende Argumente. Schließlich schreibt die neue Gesetzgebung minutiös vor, innerhalb welcher Fristen eingehende Hinweise beantwortet und bearbeitet werden müssen. Das otris Hinweisgebersystem vereinfacht den Vorgang durch Bearbeitungsworkflows und Fristenmanagement. Neu eingegangene Fälle, unbearbeitete Fälle, anstehende Fristen – das System warnt den zuständigen Bearbeiter per E-Mail-Nachricht.

Fazit
Mit otris software hat der USB sein Hinweisgebersystem auf drei Ebenen verbessert: Die Abgabe von anonymen Hinweisen ist nun leichter, die Bearbeitung effizienter und Datenhaltung sowie Fristenmanagement sind sicherer. „Die Zusammenarbeit mit otris war ausgesprochen angenehmen – die Beratung ist kompetent und unkompliziert“, erinnert sich Carsten Sökeland. „Anpassungswünsche wurden schnell und exakt umgesetzt, Rückfragen auch nach der Implementierung umgehend beantwortet.“

Über die USB Bochum GmbH
„Zukunft gemeinsam unternehmen“ – Unter diesem Leitbild steht der Einsatz des USB Bochum für das Wohl von Stadt und Region. Der USB bietet seine hochwertigen Dienstleistungen rund um die Abfallentsorgung und -verwertung zuverlässig und kundenorientiert an. Eine nachhaltige Unternehmensführung gewährleistet die Balance zwischen wirtschaftlichen Zielen, Umweltschutz und sozialem Miteinander.

Bildnachweis:
Die verwendeten Fotos (Banner, Zitat) wurden freundlicherweise von der USB Bochum GmbH zur Verfügung gestellt.

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