otris privacy die richtige Basis für alle Branchen und Unternehmensgrößen.

otris privacy unterstützt bei externer Datenschutzbetreuung von über 70 Mandanten

Das Systemhaus CTM-COM GmbH bietet Lösungen von der Konzeption bis hin zur Installation ganzer Systemlandschaften für die Bereiche Informationstechnologie sowie Telekommunikation. Darüber hinaus bietet die CTM-COM umfangreiche Beratungsleistungen rundum die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit. Seit Unternehmensgründung im Jahr 1995 verfolgen die Hessen das Ziel nachhaltige Kommunikationslösungen für ihre Kunden zu schaffen.

referenz logo - otris software vereinfacht Verantwortung

Professionelle Unterstützung durch otris privacy
Durch den immer höheren Stellenwert des Themas Datenschutz nahm die Anzahl der Kunden, seit Gründung der CTM-COM, in diesem Bereich rasant zu. Die damit verbundenen immer umfangreicheren Anforderungen, wie beispielsweise die Erstellung von Verfahrensverzeichnissen, die Durchführung von Unternehmensprüfungen und Audits sowie die Prüfung von Auftragsdatenverarbeitungsverträgen sowohl aus Auftraggeber- als auch aus Auftragnehmer-Sicht, ließen die zu Beginn eingesetzte Management-Software schnell an Ihre Grenzen stoßen. „Um unseren Kunden weiterhin die qualitativ hochwertige Beratung und Betreuung im Bereich Datenschutz anbieten zu können, machten wir uns auf die Suche nach einer geeigneten Lösung“, so Geschäftsführer und Fachgebietsleiter des Bereichs Datenschutz Moritz Görmann. „Unsere Kunden kommen aus den verschiedensten Wirtschaftszweigen wie z.B. aus der Medizintechnik, der Unterhaltungs-Branche oder aber der Energiewirtschaft.

Auch die Unternehmensstrukturen sind ganz unterschiedlich, so betreuen wir kleine Betriebe, Mittelständler aber auch Unternehmen, die in Konzernstrukturen eingebunden sind. Die gesuchte Software musste also nicht nur mandantenfähig sein, sondern auch die Verwaltung unterschiedlichster Firmenstrukturen zulassen. Weiterhin war uns die Web-Fähigkeit besonders wichtig, um zu jeder Zeit auf die Lösung zugreifen zu können“, Görmann weiter. Nach umfangreicher Recherche und dem Vergleich der einzelnen Lösungen fiel die Entscheidung zu Gunsten von otris privacy, der Datenschutzmanagement-Lösung des Dortmunder Softwarehauses otris software AG. „Nur otris privacy erfüllte zu 100 Prozent unsere Anforderungen. Das umfangreiche Leistungsspektrum, welches das Datenschutzmanagement in einem ganzheitlichen Kontext betrachtet, sowie die technischen Voraussetzungen passten optimal zu unseren Anforderungen“, bekräftigt Görmann die Entscheidung.

„Individuelle Rechtevergabe und effiziente Arbeitsteilung erleichtern Konzeption und Planung.“

Moritz Görmann
Geschäftsführer und Fachgebietsleiter des Bereichs Datenschutz bei CTM-COM

otris privacy für professionelle Datenschutzberatung
Heute betreut die CTM-COM bereits 70 Mandaten im Bereich Datenschutz und nutzt als Plattform die Management-Software der otris. Beratung und Unterstützung erhalten die Kunden bei der Erarbeitung ihres Datenschutzkonzeptes sowie der Erstellung von Prüf- und Checklisten als auch bei der Pflege sowie dem gesamten Formularwesen. Mit Hilfe von otris privacy werden u.a. passende Verfahrensbeschreibungen im Sinne des Bundesdaten-Schutzgesetzes zur Verfügung gestellt. Die umfangreiche Vorlagensammlung, die im System bereits vorhanden ist, kann ohne großen Aufwand an unterschiedliche Anforderungen angepasst werden.

„Bei einem so heterogenen Kundenstamm wie unserem, unterstützen die zahlreichen Vorlagen im Besonderen, denn durch die Anpassungsfähigkeit an die Kunden-Bedürfnisse können wir unseren Arbeitsaufwand schnell und einfach optimieren“, so Datenschutz-Experte Görmann. Darüber hinaus ermöglichen die in der Software-Lösung integrierten Checklisten eine systematische Durchführung der gesetzlich geforderten Vorabkontrollen. Die Basis hierfür bilden die rund 900 – im Standard enthaltenen – Fragen, die sich u.a. an dem BDSG sowie BSI-Grundschutz orientieren und schon wesentliche Bereiche einer TOM-Prüfung, gemäß §9 BDSG, abdecken.

Wichtige Grundlagen für die Datenschutzprüfung liegen somit vor und können durch kundenspezifische Inhalte ergänzt und für unterschiedliche Kunden-Projekte zum Einsatz kommen. „Das fein granulierte Rollenkonzept ermöglicht uns die Vergabe unterschiedlicher Rollen bis auf den einzelnen Anwender herunter gebrochen. Das Ergebnis eine individuelle Rechtevergabe und effiziente Arbeitsteilung. Konzeption und Planung des Datenschutzes für unsere Kunden und Mitarbeiter werden somit erheblich erleichtert“, erklärt Moritz Görmann. Auswertungen wie z.B. Tätigkeitsberichte, Maßnahmenübersichten und natürlich auch interne- und öffentliche Verfahrensverzeichnisse können schnell und flexibel, quasi per Mausklick, in den unterschiedlichsten Formen erstellt werden.

Einen erheblichen Mehrwert bietet die Automatisierung der Versendung, so besteht z.B. die Möglichkeit, dem Kunden, die Auswertungen in Form eines Monatsberichtes zur Verfügung zu stellen. Weiterhin bildet die Datenschutzmanagement-Software auch Sensibilisierungsmaßnahmen in unterschiedlichsten Formen ab. Dazu zählen sowohl gezielte Informationen per Newsletter, die Bereitstellung von E-Learning Kursen sowie die aktive Einbindung des Kunden in die Datenschutzprüfungen.

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