Hotel? trivago. Den Slogan der globalen Online-Hotelsuche und die aufwendig produzierten Werbespots kennt ein Großteil der Fernsehzuschauer. Das expandierende Software-Unternehmen vertraut im Vertragsmanagement auf ein anderes Software-Unternehmen: trivago verwaltet den Unternehmensvertragsbestand mit otris contract, um Risiken zu minimieren und Zeit zu sparen.
Nach einem Hotel suchen, Angebote vergleichen und buchen – dafür gibt es eine Vielzahl an Hotelportalen und andere Buchungsseiten. Die Angebote der Hotelportale und Buchungsseiten miteinander vergleichen – dafür gibt es die globale Online-Hotelsuche trivago. Das Prinzip heißt Meta-Suche: Ein Interessent lässt trivago auf über 200 Buchungsseiten nach Hotel-Angeboten an seinem Reiseziel suchen. Die Ergebnisse werden in der gewünschten Sortierung (z.B. Preis, Entfernung, Bewertungen) angezeigt. Die Meta-Suche umfasst Angebote von ca. 1,3 Millionen Hotels in über 190 Ländern. Mit diesem Service hat sich trivago als feste Größe in der deutschen IT-Landschaft etabliert. Für das global aufgestellte Unternehmen mit Sitz in Düsseldorf arbeiten ca. 1.000 Mitarbeiter.
Make or buy?
Wie jedes andere Unternehmen unterhält trivago eine Fülle an Vertragsbeziehungen mit anderen Unternehmen und Institutionen. Mit zunehmender Expansion wuchs auch der Vertragsbestand. Je größer der Vertragsbestand, desto größer die Herausforderung, den Überblick zu bewahren.
trivago entschied, eine zentrale Datenbank einzuführen, auf der alle Verträge des Unternehmens strukturiert, durchsuchbar und sicher abgelegt werden. Das technische Know-how, ein solches System selbst zu entwickeln, wäre in dem IT-Unternehmen vorhanden. Dass sich trivago trotzdem dafür entschied, die Spezial-Software zuzukaufen, hatte mehrere Gründe: otris contract ist etabliert und wird seit Jahren von Unternehmen genutzt, die ähnliche Anforderungen wie trivago haben. Zusätzlich überzeugt haben die einfache Bedienbarkeit des Systems und die Möglichkeit, die Software ortsunabhängig zu nutzen.
Das Unternehmen nutzt hauptsächlich die Kernfunktionen des Systems: Digitale Vertragsakte, Strukturierung, Recherche/Suchfunktionen. Bei der Vertragsrecherche schätzen die Mitarbeiter besonders, dass alle digitalisierten Dokumente über die OCR-Integration volltextindexiert werden. Diese Funktion erlaubt die gezielte Suche nach einzelnen Wörtern in eingescannten Dokumenten – ein Nutzen der das tägliche Recherchieren nach Informationen sehr vereinfacht.
Hauptnutzen: Sicherheit
Durch die konkrete Unterstützung im Tagesgeschäft – z.B. bei Recherchen zu Neuverhandlungen oder Rechnungsstellung – trägt die Software dazu bei, dass Mitarbeiter Zeit sparen und Ihre Aufgaben effizienter abarbeiten. Der Effizienzgewinn war jedoch nicht das vorrangige Ziel, das mit der Einführung von otris contract verfolgt wurde: „Für uns ist es enorm wichtig, dass wir unseren Vertragsbestand vollständig überblicken und, dass die verantwortlichen Mitarbeiter mit aktuellen Informationen arbeiten. Gerade bei der Arbeit mit sensiblen, geschäftskritischen Verträgen können Fehlentscheidungen weitreichende Folgen haben“, so Tessa C. Schmellenkamp (Rechtsabteilung). Dieses Risiko zu minimieren, war ein Hauptanliegen das durch die Einführung erreicht werden sollte.
Ein weiterer Risikobereich in der Vertragsverwaltung wird von otris contract weitgehend automatisiert überwacht: das Fristenmanagement. Verträge, die sich unbeachtet verlängern, werden nicht nur zum Problem, wenn der Vertragsgegenstand nicht mehr benötigt wird. Unbeachtete Verlängerungen bedeuten auch immer, dass die Chance zur Nachverhandlung verpasst wurde. Damit das nicht passiert, werden befristete Verträge in otris contract systematisch überwacht. Rechtzeitig vor Fristende informiert das System den zuständigen Mitarbeiter. Reagiert der nicht, greift ein Eskalationsworkflow. Das heißt, dass die Fristenwarnung an einen vorab definierten Personenkreis weitergeleitet wird. Ungewollte Verlängerungen, aber auch Verträge, die ungewollt auslaufen, werden durch diesen Mechanismus aufgefangen.
Angepasste Organisations- und Berechtigungsstruktur
Risiken minimieren, zusätzliche Sicherheit erzeugen – diese Leitidee war auch bei der Berechtigungs- und Organisationsstruktur maßgebend. Um der Firmenstruktur des Konzerns gerecht zu werden, passte otris das System so an, dass Verträge sowohl Unternehmenseinheiten als auch Vertragsarten zugeordnet werden. Darauf aufbauend ist die Berechtigungsstruktur so konfiguriert, dass bestimmte Verträge bzw. Vertragsarten nur Mitarbeitern definierter Unternehmenseinheiten angezeigt werden. Durch eine zusätzliche Koppelung mit dem firmeneigenen Mitarbeiterverwaltungs-System müssen Stellenneubesetzungen nicht gesondert in otris contract gepflegt werden: Das System synchronisiert sich automatisch mit der Mitarbeiterverwaltung und überträgt die Lese- und Schreibrechte bei Einstellung neuer Mitarbeiter.
Dass die Anpassungen entsprechend den von trivago formulierten Vorstellungen umgesetzt wurden, lag nicht zuletzt an der jahrelangen Projekterfahrung der otris-Mitarbeiter. Die fachliche Expertise im Vertragsmanagement hilft den otris-Consultants, Kunden-Anforderungen zu verstehen, sie auf Umsetzbarkeit zu prüfen und schließlich wunschgemäß zu implementieren. „Die Anpassung der Software an unsere Bedürfnisse verlief reibungslos. Wir schätzen besonders die gute Erreichbarkeit unseres Ansprechpartners – otris hatte während aber auch nach dem Projekt immer ein offenes Ohr für unsere Rückfragen“, fasst Tessa C. Schmellenkamp Ihre Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit der otris software AG zusammen.
