Em-eukal, Rheila oder aecht Bayrischer Blockmalz – die Bonbonprodukte der Firma Soldan sind vielen seit ihrer Kindheit bekannt. Gründe für den Erfolg sind unter anderem: hochwertige Produkte, ein starker Markenauftritt aber auch die fortlaufende Weiterentwicklung aller Geschäftsprozesse in der 120-jährigen Unternehmensgeschichte. Bei der aktuellen Prozessoptimierung im Vertragsmanagement nimmt die Digitalisierung eine zentrale Rolle ein.
Claudia Röthel arbeitet als Juristin in der Rechtsabteilung der Firma Soldan. Sie stellt fest: „Den Mitarbeitern in den Fachabteilungen ist bewusst, dass Verträge mit unseren Zulieferern, Kunden oder Partnern die Grundlage unserer Geschäftstätigkeit sind.“ Das Ziel der Juristin ist es, das Bewusstsein auch für die Bedeutung von Pflege und Überwachung des Vertragsbestandes zu schärfen. Um das Monitoring der Vertragsfristen sowie die Vertragsrecherche zu optimieren, initiierte Claudia Röthel eine Revision der Vertragsmanagement-Prozesse.
Papierbasiertes System ablösen
Das bisherige Vertragsmanagement-System funktionierte analog: Die Abteilungen übergaben papierhafte Verträge an das zentrale Vertragsarchiv und organisierten die Überwachung von Vertragsfristen selbstständig.
Eine automatisierte Fristenüberwachung ist in einem papiergebundenen System nicht umsetzbar. Für die Soldan-Rechtsabteilung zeichnete sich ab, dass eine Umstellung auf ein zentrales, digitales System die Vertragsverwaltung vereinfachen würde.
Nach der Prüfung unterschiedlicher Anbieter entschied sich das Unternehmen für otris software. „Das Gesamtpaket aus Benutzerfreundlichkeit, Anforderungsabdeckung und Kosten passt bei otris contract“, fasst Claudia Röthel die Entscheidungsgrundlage zusammen. „Wichtig war uns außerdem, dass die Software eine individuelle Anpassung von Workflows zulässt.“ Der Grund: Das System sollte nicht nur Vertragsfristen automatisiert überwachen, sondern ebenso den Prozess zur Vertragsprüfung nach firmenspezifischen Vorgaben steuern. Nach Beratung und Workshop implementierte das otris-Consulting die gewählte System-Variante.
Workflows digital abbilden
Zugriff auf die Anwendung haben unternehmensweit ca. 75 Mitarbeiter. Jede Hauptabteilung legt sogenannte Key User fest, die für die Anlage und Pflege der digitalisierten Verträge verantwortlich sind. Bevor ein Vertrag in die Datenbank aufgenommen wird, steuert ein Workflow die Vertragsprüfung. Vertragsentwürfe, die Soldan erstellt sowie Vertragsangebote, die Soldan als Entwurf erhält, müssen fachlich, betriebswirtschaftlich und juristisch begutachtet werden. Zur Prüfung wird das Entwurfs-Dokument durch das Unternehmen geleitet. otris contract steuert diesen Prozess, indem zuständige Mitarbeiter benachrichtigt werden, sobald ein zu prüfendes Dokument für sie vorliegt. Der Mitarbeiter gibt das Dokument frei oder mit Kommentierung zurück in die Korrekturschleife. Sobald die Vertragsprüfung abgeschlossen ist, informiert das System, dass der Entwurf zur Unterzeichnung vorliegt.
Nach Unterzeichnung eines Vertrages digitalisiert der Key User das Dokument, um es der elektronischen Akte zuzuordnen. In dieser Akte liegt neben dem Vertragsdokument sämtliche zugehörige Korrespondenz (Vermerke, E-Mails, Lieferbedingungen etc.). Jede elektronische Akte ordnet der Key User der zuständigen Unternehmenseinheit und der jeweiligen Vertragsart zu.
Nach Verträgen recherchieren
Der gesamte digitalisierte Vertragsbestand liegt auf einer zentralen Datenbank – eingeteilt in Kategorien und mit Metadaten (z.B. Vertragspartner oder Vertragsdatum) versehen. Die Strukturierung ist Voraussetzung für eine schnelle und komfortable Recherche. Der Nutzer lässt sich beispielsweise über Filter- und Sortierfunktionen alle laufenden Verträge anzeigen, die mit einem bestimmten Vertragspartner in einem bestimmten Jahr geschlossen wurden.
Neben der strukturierten Suche, bietet otris contract den Nutzern eine Volltextsuche: Die OCR-Funktion in otris contract erkennt Text in eingescannten Dokumenten. Der Nutzer kann somit nicht nur nach Metadaten recherchieren, sondern ebenso den gesamten Inhalt des Vertragsbestandes nach einzelnen Wörtern durchsuchen.
Vorzüge in der Praxis nutzen
„Im Tagesgeschäft schätze ich sehr, dass ich äußerst schnell feststellen kann, ob mit einer Partei ein Vertrag besteht oder nicht – das spart immens Zeit“, verdeutlicht Claudia Röthel einen Vorzug der Vertragsmanagement-Software. Ein weiterer Vorteil sei die hinzugewonnene Sicherheit. Gegenüber der papiergebundenen Vertragsarchivierung ist die Fristenüberwachung einfach: Bei der Neuanlage eines Vertrages aktiviert der Key User die Fristenwarnung. Zu einem vorab definierten Zeitpunkt, rechtzeitig vor einer Kündigungs- oder Verlängerungsfrist, benachrichtigt das System den zuständigen Mitarbeiter. Reagiert der Mitarbeiter nicht, startet das System einen Workflow, der nach festgelegten Kriterien weitere Mitarbeiter benachrichtigt. „Wir minimieren mit dem neuen System nicht nur das Risiko, Fristen zu verpassen. Durch die Software gewinnen wir Übersicht. Ein Blick auf den digitalen Aktendeckel zeigt für jeden Vertrag, einheitlich strukturiert, die Kerndaten. Mitarbeiter müssen somit nicht mühsam nach einer Laufzeit im Vertragsinhalt suchen, sondern sehen sie umgehend bei Aufruf der ausgewählten Vertragsakte“, erläutert Claudia Röthel.
Die Zukunft gestalten
Das neue Vertragsmanagement-System wird Schritt für Schritt weiter ausgerollt. Claudia Röthel hat zusammen mit ihrem Team Kurzschulungen für Mitarbeiter erarbeitet, die mit der Nutzung des Systems noch nicht vertraut sind. Denn: Ein bekanntes System abzulösen, ist auch immer mit Lernaufwand verbunden. „Dass eine Umstellung von Papier auf digital nicht per Knopfdruck funktioniert, ist wenig überraschend. Aber die Vorteile, die wir schon jetzt aus dem System ziehen und insbesondere die Vorteile, die wir aus dem System ziehen, sobald es vollständig etabliert ist, rechtfertigen Anschaffungskosten und Aufwand. Ich bin mit otris contract und der Betreuung durch das Consulting sehr zufrieden“, fast Claudia Röthel das Projekt zusammen.
