Die PENTASYS AG unterstützt ihre Kunden bei einer erfolgreichen digitalen Transformation. Um die Digitalisierung im eigenen Haus weiter voranzutreiben, vertraut das Unternehmen bei der Vertragsverwaltung auf die Software otris contract. Lesen Sie in diesem Referenzbericht, wie die Einführung zum Erfolg wurde.
Ohne eine erfolgreiche digitale Transformation wird es für viele Unternehmen schwer, im Wettbewerb zu bestehen. Unternehmen, die erkennen, dass Sie Unterstützung bei der Transformation benötigen, vertrauen auf die IT-Beratung und individuelle Softwareentwicklung der PENTASYS AG. Inhouse baut PENTASYS auf eine Kombination aus selbst entwickelten und am Markt erhältlichen Softwarelösungen: „Stellen unsere IT-Experten fest, dass der Aufwand, eine eigene Lösung zu entwickeln, wesentlich höher ist als am Markt ein bewährtes Produkt einzukaufen, kaufen wir durchaus zu“, erklärt Annika Menzel, Contract Managerin bei PENTASYS. Bei der Frage, ob die Vertragsverwaltung über einen Ausbau des selbstentwickelten Systems oder durch den Kauf einer Fachlösung optimiert werden soll, entschied sich das Unternehmen für den Einsatz von otris contract.
Bedarfsermittlung
„Bedingt durch das Firmenwachstum konnten notwendige Änderungen im bisher verwendeten System nicht mehr implementiert werden“, beschreibt Annika Menzel den Grund für die Suche nach einer neuen Lösung. Vor der Suche nach einer Software stand jedoch die Analyse: Wie funktioniert die Vertragsverwaltung zurzeit, was können wir verbessern und wie setzen wir es prozessual sowie technisch um?
Die Analyse hat deutlich gemacht, welcher Funktionsumfang notwendig ist, um die Verbesserungen technisch zu realisieren. Die wichtigsten Anforderungen an das neue System:
- Alle Verträge, Vertragsvorgänge und Stammdaten müssen zentral gebündelt werden und leicht auffindbar sein
- Administration der Lösung durch PENTASYS
- Individuelle, unternehmensinterne Workflows müssen abbildbar sein
- Die Integration von Vertragsvorlagen und die Verknüpfung mit Stammdaten muss möglich sein
- Das Berechtigungskonzept soll abhängig von Nutzergruppen aufgesetzt werden können
- Änderungen an Verträgen sollen vom System dokumentiert werden und somit nachvollziehbar sein
Die Formulierung des Anforderungskatalogs vereinfachte die Recherche nach geeigneten Anbietern. „Für eine Zusammenarbeit mit der otris software AG haben wir uns entschieden, weil das System im Standard bereits einen großen Teil unserer Anforderungen abdeckt und der Rest individuell implementiert werden kann. Zusätzlich hat uns otris mit kompetenten und freundlichen Ansprechpartnern überzeugt“, erläutert Annika Menzel die Entscheidung.
Projektumsetzung
In einem initialen Workshop legten PENTASYS und otris den Projektumfang und den Projektzeitplan fest. otris implementierte im Anschluss die Vertragsmanagement-Software auf einer Testumgebung, um die Standard-Lösung den Vorgaben entsprechend anzupassen. Die Anpassungen der Standard-Software und alle individuellen Erweiterungen setzte otris in fortwährender Absprache mit PENTASYS um. Dieses Vorgehen bietet die Möglichkeit, Änderungswünsche noch im laufenden Verfahren einzubringen und möglichen Fehlentwicklungen entgegenzuwirken. „Dabei haben Offenheit, Kompetenz, Zuverlässigkeit und Antwortgeschwindigkeit bei der Zusammenarbeit mit otris überzeugt“, betont Annika Menzel. Damit PENTASYS umgehend nach dem Rollout produktiv arbeiten konnte, übernahm otris die Migration der Daten aus dem Alt- in das Neusystem.
Ergebnis
„Da wir uns dazu entschieden haben, eine Spezialsoftware zur Vertragsverwaltung anzuschaffen, wollten wir auch das volle Potenzial ausschöpfen. Prozesse, die vorher händisch erfolgten, funktionieren jetzt automatisiert“, beschreibt Annika Menzel ein zentrales Ergebnis. Eine große Arbeitserleichterung ist die prozessgestützte, vorlagenbasierte Vertragserstellung für externe Berater. Um einen neuen Vertrag zu erstellen, wählt der Nutzer die gewünschte Vorlage und kann anschließend Klauseln einfügen, die von der Rechtsabteilung freigegeben wurden. Abhängig von der Vorlage und den eingegebenen Parametern (wie z.B. Vertragssumme, Vertragsgegenstand etc.) sind nur bestimmte, vorab definierte, Klauseln auswählbar. Im Anschluss durchläuft der Vertragsentwurf einen vorab definierten Genehmigungsworkflow. Nach Genehmigung und Unterzeichnung wird das Dokument in den Vertragsbestand übernommen.
„Anhand der gesetzten Parameter und ausgewählten Stammdaten stellt die Software fest, ob der Vertrag arbeitsrechtskonform ist. Falls nicht, warnt das System automatisch“, erläutert Annika Menzel einen großen Vorteil. „Zusätzlich bieten uns die von otris contract generierten Berichte den vollen Überblick über den Stand der Zusammenarbeit mit all unseren externen Beratern in der Vergangenheit und der Gegenwart. Dadurch wird unser Vertragsmanagement nicht nur effizienter, sondern auch sicherer.“
Über 3.000, mit externen Beratern geschlossene, Verträge liegen bereits auf der Datenbank. Hinzu kommen die vielen Verträge mit Dienstleistern, Leasinggebern oder Vermietern, die das Administrationsbüro betreut. Hierzu zählt unter anderem, Fristenwarnungen, die otris contract auslöst, zu bearbeiten. Die Mitarbeiter erstellen zusätzlich die digitalen Vertragsakten für Neuverträge und ordnen sie in die vorgegebene Struktur ein. Die vergebenen Metadaten (z.B. Datum, Vertragssumme, Vertragspartner) vereinfachen Auswertung und Recherche im Vertragsbestand.
Fazit
PENTASYS realisiert digitale Transformation nicht nur als beratender Dienstleister, sondern auch im eigenen Unternehmen. Mit der State of the Art-Lösung otris contract setzt PENTASYS auf etablierte Spezialsoftware, um den Vertragsbestand zu verwalten und unternehmensspezifische Workflows abzubilden. Der Aufwand für eine detaillierte Anforderungsanalyse und für die sorgfältige Umsetzung durch die otris hat sich gelohnt: „Durch otris contract wurde unsere Vertragsverwaltung übersichtlicher, sicherer, einfacher und schneller“, fasst Annika Menzel das Ergebnis des Software-Projektes zusammen.
