Ab wann rentiert sich Spezialsoftware? Die Antwort ist einfach: Sobald Vorteile und Nutzen größer sind als die Kosten. Vor dem Hintergrund zunehmender Anforderungen durch die DSGVO entschied die JAB ANSTOETZ Group, das selbstentwickelte Datenschutzmanagement-System gegen Spezialsoftware von otris abzulösen.
Datenschutz als Herausforderung
Datenschutz in Unternehmen ist eine umfassende Management-Aufgabe. Eine grundsätzliche Herausforderung: Die Implementierung von Prozessen, die Datenschutzkonformität kontinuierlich und dynamisch aufrechterhalten. Beispiel: Das Verarbeitungsverzeichnis ist kein statisches Dokument, sondern eine „lebende Dokumentation“ mit fortlaufendem Aktualisierungsbedarf. Gleiches gilt für die Verwaltung von Auftragsverarbeitungen, Datenschutzfolgenabschätzungen oder Betroffenenanfragen. Neben einer beständigen Pflege unterschiedlicher Verzeichnisse muss der DSB auswerten, prüfen und ggf. Maßnahmen veranlassen, die wiederum nachgehalten und ausgewertet werden müssen.
Für die operative Umsetzung dieser Aufgaben nutzte JAB ANSTOETZ bisher Office-Software.
Neues System für neue Anforderungen
„Dokumentationen anlegen, Vorlagen erstellen, Termine nachhalten oder Mitarbeiter informieren – mit Office-Software können viele Datenschutz-Aufgaben abgearbeitet werden“, erklärt Wolfgang Schröder, Datenschutzbeauftragter bei JAB ANSTOETZ. „Ab einem gewissen Grad wird ein sorgfältiges Datenschutzmanagement ohne Spezialsoftware jedoch extrem personalaufwendig und unübersichtlich. Wir haben uns daher für den Einsatz von otris privacy entschieden.“ Das vorranginge Ziel: Austausch der selbstentwickelten Lösung gegen ein einheitlich strukturiertes, zentrales System, das dezentral verfügbar ist.
Datenschutz mit Spezialsoftware
Das JAB ANSTOETZ-Datenschutzteam nutzt otris privacy zur einheitlichen Dokumentation sämtlicher Verarbeitungstätigkeiten und AV-Verträgen. Die konsistente Struktur vereinfacht Übersicht, Pflege und Auskunftsfähigkeit. Das Datenschutzteam legt Maßnahmen an, verknüpft sie mit der einschlägigen Dokumentation und überwacht die Abarbeitung mittels integriertem Fristen-Monitoring. Mit otris privacy nutzt die JAB ANSTOETZ Group ein solitäres System zur Steuerung der vielen unterschiedlichen Aufgaben im Datenschutzmanagement. Lokale Datenhaltung und die damit verbundene Unsicherheit, ob eine Dokumenten-Version aktuell oder eine Maßnahme erledigt ist, gehören der Vergangenheit an.
otris privacy in der Praxis
„Für jedes Modul in otris privacy sind die Arbeitsschritte gleich aufgebaut. Das erleichtert die Anwendung der Software enorm“, erläutert Wolfgang Schröder. Dem Datenschützer gefallen neben der durchdachten Usability, die Möglichkeiten, die Software unternehmensspezifisch zu konfigurieren. Auf Strukturebene ist die Mandantenfähigkeit und eine Abbildung von Unternehmensaufbau sowie Organisationseinheiten essenziell für die JAB ANSTOETZ Group.
Auf Ebene der Prozessimplementierung überzeugen Wolfgang Schröder anpassbare Workflows in otris privacy. Und auf der operativen Ebene erleichtern anpassbare Checklisten, Fragenkataloge und Prüfabläufe die Arbeit.
Zukunft
Mittelfristig werden bei JAB ANSTOETZ bis zu 30 Mitarbeiter mit otris privacy arbeiten. Für die Zukunft plant Wolfgang Schröder alle Datenschutz-E-Learning-Inhalte mit otris privacy zu managen. Neben der Inhalte-Verwaltung zählen hierzu auch die Verteilung der Kurse an die Mitarbeiter, die Auswertung der Ergebnisse sowie die Dokumentation der Teilnahme.
Fazit
„otris privacy vereinfacht unser Datenschutzmanagement durch zentrale Datenhaltung und automatisierte Dokumentations- und Überwachungsfunktionen. Das führt zu Zeitersparnis und sichert ein gleichbleibendes Datenschutz-Niveau“, fasst Wolfgang Schröder zufrieden zusammen.
JAB ANSTOETZ: Global Player aus Ostwestfalen
Die JAB ANSTOETZ Group ist ein international agierender Textilverlag. Das Unternehmen exportiert hochwertige Wohnstoffe und Möbel in mehr als 80 Länder und beschäftigt über 1.500 Mitarbeiter. Das Bielefelder Traditionsunternehmen wird in dritter Generation von der Familie Anstoetz geleitet.
