In der Bauwirtschaft gibt es viele Voraussetzungen für erfolgreiches Arbeiten. Eine heißt: den Überblick behalten. Sowohl bei Planung und Ausführung als auch bei Administration und Betrieb. Eine Speziallösung für Beteiligungs- und Vertragsmanagement unterstützt die BAUWENS Gruppe bei dieser Herausforderung: Mit otris software verwaltet das Kölner Traditionsunternehmen rund 200 Beteiligungen und über 7.000 Corporate Documents.
Die BAUWENS Gruppe entwickelt, plant, baut und betreibt Immobilien. Wie in der Branche üblich, gehen neue Aufträge – z.B. die Entwicklung eines Wohnquartiers oder eines Bürokomplexes – mit der Gründung neuer Gesellschaften einher. Nach der Baurealisierung veräußert BAUWENS die Projektentwicklung oder bewirtschaftet die Immobilie selbst. In Summe managt die Administration rund 200 Gesellschaften. Eine Herausforderung, die ohne ein gutes System und Transparenz nicht zu bewältigen ist.
Die Anforderungen
Bis vor einem Jahr nutzte BAUWENS eine selbstentwickelte Lösung für das Beteiligungsmanagement. Zentrale Komponenten des Systems waren Laufwerke, auf denen die digitalisierten Gesellschaftsdokumente archiviert wurden sowie eine auf Excel basierende Datenbank zur Strukturierung. Daten und Dokumente waren mit diesem System einheitlich strukturiert und somit auffindbar. Gleichzeitig hatte die Lösung einige Defizite: Es fehlten umfassende Recherchefunktionen (z.B. Volltextsuche), Schnittstellen zu bestehenden Systemen, Bearbeitungsworkflows, Automatisierungen und eine unkomplizierte Archivierung. Mit einer neuen Lösung sollten außerdem die Nutzerfreundlichkeit verbessert und der Bearbeitungsaufwand sowie das Fehlerpotenzial minimiert werden. Mit diesen Anforderungen machte sich BAUWENS auf die Suche nach einer Spezialsoftware.
Auf den Punkt gebracht
„Wir brauchten ein digitales, tagesaktuelles Nachschlagewerk für all unsere Gesellschaften / Beteiligungsverhältnisse / Unternehmensverträge, mit dem auf allen Ebenen im Unternehmen in den nächsten zehn Jahren gearbeitet werden kann“, fasst Dr. Alexander Seeberg (Geschäftsführer, CFO) die Anforderungen zusammen. „Mit der Software von otris haben wir die Speziallösung gefunden, die zu unserem Geschäftsmodell passt.“ Nach dem ersten Workshop mit BAUWENS war dem otris-Consulting bewusst: Die große Anzahl an Beteiligungsdaten und ihre lückenlose, präzise Überführung in das neue System ist nicht unkompliziert, aber machbar. Dass in dem selbstentwickelten System alle Gesellschaftsdokumente und zugehörigen Metadaten einheitlich strukturiert vorlagen, war ein großer Vorteil. Nach engem Austausch darüber, wie die Struktur des Altsystems in der otris-Lösung abgebildet und sinnvoll ausgebaut werden kann, startete das Consulting mit dem Import-Projekt. „Die Datenmigration hat exakt so funktioniert, wie vereinbart. Dass die Fachabteilungen anschließend mit einem befüllten System produktiv arbeiten konnten, war sicher einer der Schlüssel für den Projekterfolg“, erinnert sich Philipp Dautzenberg, Berater für Prozessentwicklung bei BAUWENS und als Projektleiter verantwortlich für das Projekt. „Wir bilden mit otris den gesamten Beteiligungs- und Vertragslebenszyklus ab, indem wir sämtliche Daten für alle Mitarbeiter (in Abhängigkeit ihrer jeweiligen Rolle) schnell auffindbar darstellen und der Informationsstand des aktuellen Vertrags stets aktuell und einheitlich ist“, ergänzt Philipp Dautzenberg.
Die Kombination
Nachdem das Beteiligungsmanagement aufgesetzt war, erweiterte BAUWENS die Software um das Vertragsmanagement. Durch die Kombination verwaltet das Unternehmen sämtliche beteiligungsrelevanten Informationen, Corporate Documents sowie die zugehörigen Verträge in einer zentralen otris-Lösung. „Die Integration der beiden Systeme, die Einbindung in unsere IT-Landschaft, die Anpassung der Software an bauspezifische Besonderheiten – das hat alles ausgezeichnet funktioniert. otris ist ein Projektpartner, der verstanden hat, was wir brauchen und das auch umsetzen kann“, sagt Philipp Dautzenberg.
Nächste Schritte
Die nächsten Ausbauschritte sind bereits in Planung. Dazu zählt eine Anbindung an DataWareHouses sowie an den digitalen Signaturdienst DocuSign. Außerdem ist eine Implementierung weiterer Workflows angedacht. So soll die Software zukünftig den Prozess zur Anlage neuer Gesellschaften abbilden. Einzureichende Anträge, interne und externe Stellen, die informiert werden müssen, Fristen, die zu beachten sind – der gesamte Prozess soll zukünftig durch die Software gelenkt werden. Das beschleunigt den Ablauf und macht ihn gleichzeitig weniger fehleranfällig.
Integration
Etwa 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen die Lösung für ganz unterschiedliche Aufgaben. Steuern, Recht, Finanzen – viele Unternehmensbereiche benötigen Informationen aus dem Beteiligungs- und Vertragsmanagement. Auch wird die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern, wie bspw. Wirtschaftsprüfern, erleichtert. Ein Rechte- und Rollensystem steuert konzernweit den Zugriff. Die BAUWENS Gruppe ist in vier Hauptgesellschaften unterteilt, die für die unterschiedlichen Bereiche des operativen Geschäfts zuständig sind. „Die Fachabteilungen profitieren von Effizienz, Sicherheit und Transparenz im Tagesgeschäft.“ Und es gebe noch einen weiteren Nutzen, sagt Dr. Alexander Seeberg: „Dass alle vier Gesellschaften auf ein zentrales System zugreifen, trägt auch zur Integration innerhalb der BAUWENS Gruppe bei.“
Über BAUWENS
BAUWENS gehört zu den führenden Unternehmen in Deutschland, die mit ihrem Geschäftsmodell die gesamte Wertschöpfungskette von Immobilien mit Entwickeln, Planen, Bauen und Betreiben aus einer Hand abdecken. Im Bereich Construction agiert BAUWENS als Generalunternehmer mit einer Bauleistung von rund 270 Millionen Euro pro Jahr. Der Bereich Development konzentriert sich auf Projektentwicklungen in deutschen A-Städten. Das Unternehmen profitiert von einem Track-Record von rund 40 erfolgreich abgeschlossenen Projektentwicklungen in den letzten zehn Jahren und einem betreuten Projektvolumen von rund 8,2 Milliarden Euro. Das Kölner Unternehmen blickt auf eine fast 150-jährige Historie in Familienhand zurück und beschäftigt rund 440 Mitarbeiter.
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Die verwendeten Fotos (Banner, Zitat) wurden freundlicherweise von BAUWENS zur Verfügung gestellt.
