Wegweisende Erweiterungen für CONTRACT

Das Vertragsmanagement-System der otris zeichnet sich durch ein äußerst flexibles Konzept aus. Jetzt erhält CONTRACT durch die Module CHRONIK und FACTORY neue, wegweisende Funktionalitäten, die eine neue Dimension im Vertragsmanagement erschließen: Revisionssichere Archivierung und die strategische Verknüpfung wichtiger Datenquellen.

Das Modul CHRONIK erlaubt die revisionssichere Archivierung verschiedener Vertragsstände inklusive der zugehörigen Aktenvermerke, Notizen oder E-Mails. Per Knopfdruck, durch Aktionen in Workflows oder durch wichtige Statusänderungen gesteuert, werden die Vertragsdaten und zugehörigen Dokumente „eingefroren“. „Durch dieses speziell für CONTRACT entwickelte Modul kann mit einem Klick die komplette Vertragshistorie in chronologischer Reihenfolge visualisiert werden“, sagt Dr. Frank Hofmann, Vorstand der otris software AG.

Revisionssichere Archivierung

Durch die Einbindung des CHRONIK-Moduls profitieren CONTRACT-Nutzer - in Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien - von modernsten Archivierungsfunktionen. Die Archivkomponente ist durch die KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz.

Strategische Verknüpfung

Die FACTORY ist ein universelles Server-Modul für den automatischen Import von E-Mails, Datenbankinhalten oder Dateien aus dem Filesystem in CONTRACT. Mit dieser Lösung können Daten anderer Anwendungen (z.B. von ERP/CRM-Systemen) oder Geräte (z.B. Abteilungsscanner) in CONTRACT überführt und den dort gepflegten Verträgen zugeordnet werden.

Die FACTORY unterstützt auffüllende oder anhängende Importe, deren Intervalle und Startzeiten flexibel gesteuert werden können. „Durch diese Erweiterung vernetzen wir das Vertragsmanagement mit den strategisch wichtigen Datenquellen eines Unternehmens. Workflows werden dadurch einfach effektiver“, so Hofmann.