Forschungszentrum caesar setzt auf Vertragsmanagement mit Zukunft

Das center of advanced european studies and research (caesar) forscht auf dem Gebiet der Neurowissenschaften mit modernen photonischen, molekularbiologischen, chemischen und mikrotechnologischen Methoden. Die Stiftung caesar ist assoziiert mit der Max-Planck-Gesellschaft. Bei der Suche nach einer innovativen Technologie für das Vertragsmanagement hat sich caesar für CONTRACT entschieden. Helmut Kolz, Leiter Einkauf, äußert sich zu den Beweggründen zum Kauf und ersten Eindrücken im Umgang mit dem Vertragsmanagement-system.

Wie haben Sie vor Einführung von CONTRACT Verträge verwaltet?
Ein einheitliches Vertragsmanagement-Tool existierte bisher nicht. Vor Einführung der Software wurden die Verträge im Einkauf mit Excel verwaltet. In anderen Abteilungen des Hauses gab es wiederum unterschiedliche dezentrale, datenbankbasierte Lösungen. Verträge bzw. Nachträge wurden den zuständigen Abteilungen noch in Papierform oder auch als Datei zugestellt.

Warum nutzt caesar ein Vertragsmanagementsystem?
Mit den bisher verwendeten Mitteln war eine effiziente Vertragsverwaltung nicht mehr möglich. Mit der neuen Software wollen wir das unternehmerische Risiko minimieren, die Qualität steigern und durch die Optimierung der Prozesse Zeit und Geld sparen. Wir wollen insbesondere sicher stellen, dass rechtlich, finanziell und terminlich relevante Vertragsdaten online den berechtigten Personen zur Verfügung stehen und Termine eingehalten werden.

Welche Verträge werden mit CONTRACT verwaltet?
CONTRACT wird als zentrales Vertragsmanagementsystem genutzt, mit dem alle für das Haus geschlossenen Wartungs-, Kauf-, Miet-, Leasing-, Dienstleistungsverträge, aber u.a. auch Kooperationsverträge mit Forschungseinrichtungen/ Universitäten und Patentverträge verwaltet werden.

Wurde CONTRACT speziell auf Ihre Bedürfnisse angepasst?
Anpassungen mussten nicht vorgenommen werden, da das angebotene Vertragsmanagementsystem alle Anforderungen der Nutzer erfüllt hat.

Hatten Sie denn keine besonderen Anforderungen?
Doch. Sehr wichtig waren uns die zentrale Datenhaltung, die individuellen Zugriffsrechte, die Terminüberwachung, die automatische Erinnerungsfunktion und die Anbindung an Outlook. Über die bestehende Schnittstelle wird der berechtigte Personenkreis - ohne das man ständig in CONTRACT eingeloggt sein muss - automatisch über Fristen etc. per E-Mail benachrichtigt. Alle besonderen Anforderungen gehörten bei CONTRACT zum Standardpaket.

Welche Gründe gaben außerdem den Ausschlag für die otris-Lösung?
Wir haben uns für otris-Lösung entschieden, weil CONTRACT sowohl aus softwaretechnischer als auch aus wirtschaftlicher Sicht die für caesar beste Lösung darstellte. Wir greifen heute auf ein effizientes Vertragsmanagementsystem zurück, welches der Geschäftsführung und den jeweils berechtigten Mitarbeitern des Hauses alle Verträge zentral online zur Verfügung stellt und durch die eingerichtete Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktion die Überwachung der Fristen gewährleistet wird.

Konnten Sie nach dem Kauf von CONTRACT eigentlich sofort loslegen?
Nein, zuerst mussten die im Vorfeld bereits festgelegten Vertragsarten und die Zugriffsrechte der Nutzer unter Einbindung der IT-Abteilung des Hauses angelegt und die alten Verträge erfasst werden. Die Implementierung gestaltete sich danach einfach. Da den Kollegen die Software bereits im Rahmen einer ½-tägigen Präsentation ausführlich vorgestellt worden war, konnte die Arbeit mit CONTRACT auch ohne zusätzliche Schulung aufgenommen werden.

Wie beurteilen Sie die Betreuung durch otris nach dem Projektstart?
Wir wurden in jeder Phase unterstützt und gut beraten. Der otris Support war schnell und kompetent zur Stelle wenn er gebraucht wurde.

Herr Kolz, vielen Dank für das Gespräch.