otrisPortal bei Vallourec & Mannesmann Tubes

Die nahtlosen Stahlrohre von Vallourec & Mannesmann Tubes sind vielseitig einsetzbar. In den Bereichen e-Business und Internet vertraut der Düsseldorfer Stahlrohrproduzent aber auf das otrisPortal.

Der Mann hat Spaß an seinem Job. Auch am Freitagabend, gegen halb sieben. Normalerweise ist es eine Bürozeit für Freaks oder für Leute, die schlecht organisiert sind. Beides trifft auf Rüdiger Schmidt nicht zu. Schmidt ist mit seinen Kollegen dabei, die Auftragsabwicklung des weltweit führenden Herstellers für nahtlose warmgewalzte Stahlrohre zu optimieren. Sein Werkzeug: das otrisPortal. Das klappt so gut, dass auch die Kollegen aus der Werbeabteilung die otris-Software für den neuen Web-Auftritt von V&M TUBES nutzen.

Am Anfang war die Definition
Zum Thema e-Business herrschte innerhalb des Konzerns bis Anfang 2001 große Unklarheit. „Fragen Sie mal drei Leute nach einer Definition von e-Business und sie bekommen drei unterschiedliche Meinungen“, beschreibt Rüdiger Schmidt die damalige Ausgangslage. Nicht ohne Stolz berichtet er davon, dass er zusammen mit dem Leiter „Organisation und IT-Management“, Heinz Bolten, die Meinungsbildung bei V&M TUBES entscheidend geprägt hat. Schmidt: „Es wurde dann deutlich, dass e-Business für uns vor allem kundenorientierte Verbesserung der Auftragsabwicklung bedeutet.“ So wurde das Projekt auch durch die Geschäftsführung sehr unterstützt.

Leistungsspektrum passt perfekt
Dann begann eine sehr intensive Recherche nach der „für V&M TUBES idealen e-Business Lösung“, sagt Rüdiger Schmidt. Nach vielen Gesprächen, die nicht das gewünschte Ergebnis brachten, landete genau im richtigen Moment ein Flyer über das otrisPortal auf seinem Tisch. Nach dem Besuch einer Produktpräsentation folgte die Entscheidung für das otrisPortal. Rüdiger Schmidt: „Das Leistungsspektrum passte perfekt und der Preis war so, dass wir nicht groß überlegen mussten.“

Nun galt es, die Projekt-Bereiche „e-Documents“ und „Logistic-Tracking“ zu entwickeln. Und zwar grenzüberschreitend, wie Rüdiger Schmidt betont. Denn zusammen mit den Abteilungskollegen ist Schmidt bei V&M TUBES zuständig für Organisation und IT-Management sowohl in Deutschland als auch in Frankreich.

„e-Documents“ ist ein Teil der Auftragbearbeitung und Abwicklung
Erstes Ziel bei „e-Documents“ war, die Papiermenge und die Versandzeiten deutlich zu reduzieren. Rüdiger Schmidt: „Lange Zeit war es so, dass die für die Auftragsabwicklung nötigen Dokumente, wie zum Beispiel Packlisten, Werkzeugnisse oder Rechnungen, mit Riesenaufwand produziert und in -zig Versionen verschickt wurden.“ „Das bedeutete“, so Schmidt, „die Vorgänge dauerten verhältnismäßig lange, und fehlende Dokumente wurden nicht frühzeitig erkannt.“ So verfolgte er konsequent die Idee, alle wichtigen Papiere unmittelbar nach deren Erstellung an einer zentralen Stelle elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Wenn jetzt beispielsweise eine Lieferung MSH-Profile, wie sie für den Bau der Dachkonstruktion der „Arena AufSchalke“ oder des Flughafens in Bangkok verwendet wurden, in einem der Rohrwerke gefertigt ist, stehen alle relevanten Unterlagen via otrisPortal bereit. Rüdiger Schmidt: „Die Kunden und Mitarbeiter haben über das Internet gleichzeitig Zugriff auf die Dokumente, die Abwicklung geht heute wirklich schnell. Reklamationen wegen fehlender Dokumente und Zeiten zu deren Bearbeitung sind drastisch zurück gegangen“
Selbstverständlich sind die Daten nicht für jedermann zugänglich, sondern in einem geschützten Extranet nur nach Eingabe eines Passwortes durch die autorisierten Benutzer einsehbar.

Tracking wie beim Kurierdienst
Hohe Ziele auch beim „Logistic-Tracking“. Rüdiger Schmidt: „Wir wollen, wie bei großen Kurierdiensten bereits üblich, jederzeit einen Überblick über den Status einer Lieferung ermöglichen.“ Wo auf der Welt ist das Produkt. In diesem Falle, wo auf der Welt ist das „Rohr“. Schmidt weicht etwas ab und schwärmt über die schier unendlichen Einsatzgebiete der Stahlrohre. Ob im Bauwesen, in der Erdöl-, Erdgas-, und Kraftwerksindustrie, Chemie und Petrochemie , Maschinen und Stahlbau oder in der KFZ-Industrie. „Selbst ein Kugellager war mal ein Rohr“, sagt Schmidt.

Im Projekt „WEB-Shipping“ wird das otrisPortal als gemeinsame Kommunikationsplattform für alle an der Verschiffung beteiligten Partner (Logistik, Werke, Spediteure, Forwarder, Stevedores, Agenten, Kunden) eingesetzt, „Logistic-Tracking“ macht Informationen weltweit verfügbar und transparent.

Zurück zum „Logistic-Tracking“: „Dank des otrisPortals werden unsere Kunden und wir in Kürze zu jedem Zeitpunkt verfolgen können, welchen Status eine Lieferung hat: Vor, während und nach dem Transport“ Das „Tracking“-Projekt startete mit einem Piloten in den USA. Schmidt: „Die Kollegen der dortigen Vertriebsgesellschaft, die ebenfalls zu V&M TUBES gehören, geben einen Schiffsnamen ein und bekommen online alle wichtigen Daten und Dokumente angezeigt.“ So werden Schiffsladungen, Be- und Entladetermine optimal koordiniert. Dieses Prinzip soll zum weltweiten Service-Standard bei V&M TUBES ausgebaut werden. Rüdiger Schmidt: „Alle Stammkunden sollen integriert werden.“

„e-Documents“ mit Archivanbindung
Neben der zentralen Bereitstellung aller relevanten Dokumente geht das Thema „e-Documents“ für Rüdiger Schmidt aber noch weiter: „Mit EASY-ARCHIV war in unserem Hause bereits ein Archiv-System im Einsatz. Nun galt es, beide Komponenten sinnvoll zu verknüpfen“. Kein Problem, schließlich sind otris und EASY Kooperationspartner. Schmidt zeigt eine Skizze mit einer Übersicht aller Input Interfaces und sagt: „Jetzt haben wir die perfekte Kombination eines Web-Portals mit einem leistungsfähigen und schnellen Archivsystem.“

Werbeabteilung gestaltet Web-Auftritt
Nachdem die Kollegen aus dem IT-Bereich so erfolgreich mit dem otrisPortal arbeiteten, war es naheliegend, dass auch die Werbeabteilung das Tool nutzte. Bernd Stroh, stellvertretender Werbeleiter: „Wir suchten eine Software, die uns einen unmittelbaren Zugriff auf unsere Webseiten ermöglicht.“ Der bisherige Weg aus einer Zeit, "als es noch möglichst viel flashen und blinken musste", so Stroh, war nicht mehr effektiv. "Uns erschien es auch zu langsam und umständlich, dass eine Agentur unsere Seiten gestaltet." Stroh wollte einen direkten, schnellen Zugriff: "Eine Webseite muss aktuell sei, oft aktualisieren wir Inhalte innerhalb eines Tages - so zügig geht es nur, wenn die Redaktion und die Gestaltung quasi Tür an Tür arbeiten."

Inhalte in drei Sprachen
Larissa Laufs sitzt nebenan. Sie gestaltet und pflegt die dreisprachigen Seiten von V&M Tubes. Laufs: „Bereits nach einem zweitägigen Workshop bei otris konnte ich gut mit der Software umgehen.“ Obwohl Laufs keine Übung im Umgang mit einem Content-Management-System hatte. Larissa Laufs: „Das otrisPortal ist sehr intuitiv zu bedienen.“

„Bescherung“ im Dezember
Im August 2002 startet das Team um Werbeleiter Helmut Mühle zunächst mit der Übernahme der Inhalte aus der alten flash-basierten Webseite. Dann folgte, so erklärt Bernd Stroh, „ein intensiver Relaunch, in den alle relevanten Abteilungen involviert waren.“ Sogenannte interne „Web-Partner“ erstellten, unter Federführung des Werbeteams, entsprechenden Content. Von April bis Dezember 2003 dauerten die redaktionellen Arbeiten und der Entwurf des Web-Designs, kurz vor Weihnachten dann folgte die „Bescherung“. Bernd Stroh: „Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Nicht nur deshalb, weil uns otris auch einige Sonderwünsche erfüllt hat. Unser Ziel, eine kundenfreundliche und vertriebsunterstützende Web-Präsenz aufzubauen, konnten wir dank des otrisPortals gut erreichen.“

So ist es auch von großem Vorteil gewesen, dass alle für einen modernen und umfangreichen Web-Auftritt nötigen Elemente ohne externe Unterstützung erstellt werden konnten. Larissa Laufs: „Von der Anfertigung des Designs bis hin zum Anlegen interaktiver Formulare - mit dem otrisPortal kein Problem.“

Wunschlos glücklich sind die Werber in Düsseldorf allerdings noch nicht. „Eine bessere Möglichkeit zur Auswertung der Zugriffszahlen wäre schön“, sagt Bernd Stroh. Aber da werden die Software-Experten aus Dortmund schon eine Lösung finden, da sind sich Bernd Stroh und Larissa Laufs sicher.


Shortcuts
Vallourec & Mannesmann Tubes ist der weltweit führende Hersteller von nahtlosen, warmgewalzten Stahlrohren aller Art. Aufgrund der unterschiedlichen Produktionsverfahren, die in acht Rohrwerken in Europa (vier in Frankreich, vier in Deutschland) sowie einer großen Produktionsstätte in Brasilien und einer in den USA, angewendet werden, verfügt V & M TUBES über eine jährliche Produktionskapazität von bis zu drei Mio. Tonnen und bietet gleichzeitig das weltweit breiteste Abmessungsprogramm für nahtlose Stahlrohre.

Das Unternehmen wurde im Oktober 1997 durch ein Joint Venture zwischen der französischen Vallourec Group (55 Prozent Anteil) und der deutschen Mannesmannröhren-Werke AG (45 Prozent Anteil) gegründet. Dabei wurden alle Produktionsstandorte und die Marktinteressen für nahtlose warmgewalzte Rohre einschließlich Ölfeldrohre vereint.